Recobro de impagados: guía práctica para empresas

¿Por qué no le pagan una factura y qué tipo de deudor tiene delante?

Antes de reclamar conviene hacer un diagnóstico. Pere Brachfield insiste en que no todos los retrasos son verdaderos impagos ni todos se deben al cliente: una parte importante de las facturas bloqueadas tiene su origen en errores del propio proveedor (mercancía defectuosa, entregas incompletas, facturas sin número de pedido, descuentos no aplicados) o de terceros que intervienen en la operación, como el transportista. En esos casos el cliente retiene el pago hasta que se resuelve la incidencia, y corregirla suele cobrar antes que cualquier reclamación agresiva.

Descartadas las causas internas, hay que identificar el perfil del moroso, porque cada uno exige una estrategia distinta. No es lo mismo un cliente solvente con una tensión puntual de tesorería que quien tiene dinero pero prefiere financiarse a costa de sus proveedores, quien sufre una crisis estructural de su negocio o quien compró sin intención de pagar.

• Morosidad fortuita o transitoria: falta liquidez, pero hay voluntad de pago. Estrategia: negociar un calendario de pagos.
• Morosidad intencional: hay liquidez, pero el deudor tiene otras prioridades. Estrategia: reclamación firme y seguimiento intensivo.
• Morosidad por incompetencia: mala organización interna con tesorería suficiente. Estrategia: facilitarle la gestión administrativa del pago.
• Morosidad en origen o recalcitrante: cliente insolvente desde el principio o que solo pagará si lo obliga un juez. Estrategia: preparar la vía judicial cuanto antes.
• Conflicto o factor emocional: el cliente retiene el pago por una disputa. Estrategia: resolver el conflicto comercial antes de exigir el cobro.

¿Qué documentación necesita para poder reclamar con éxito?

La ley atribuye al acreedor la carga de probar los hechos en los que basa su reclamación: que existió una operación legítima, que se realizó a satisfacción del cliente y que hay una deuda dineraria cierta, líquida, vencida y exigible. Como resume Pere Brachfield, no basta con tener razón: hay que poder demostrarlo. El éxito de cualquier reclamación, amistosa o judicial, depende en gran medida de cómo esté documentado el crédito.

Por eso la recuperación empieza antes del impago. Los pedidos telefónicos sin confirmación escrita y los albaranes sin firma ni sello del cliente dejan el cobro a merced de su buena fe y abren la puerta a excusas como «la mercancía nunca llegó». Un contrato bien redactado, con condiciones de pago claras, identificación de quien firma en nombre de cada parte y cláusulas sobre intereses y gastos de cobro, impide que el deudor niegue la deuda y facilita la acción judicial.

• Contrato o condiciones generales aceptadas por escrito, con plazo y forma de pago.
• Pedidos confirmados por escrito.
• Albaranes de entrega firmados y sellados por una persona responsable del cliente.
• Facturas correctas y completas (número de pedido, precios y descuentos pactados).
• Cuando sea posible, documentos cambiarios (pagarés) que refuercen el derecho de crédito.

¿Qué hacer en los primeros días tras el impago?

El tiempo es el mejor aliado del moroso y el peor enemigo del acreedor. Según la experiencia que recoge Pere Brachfield, las posibilidades de cobro son muy elevadas si se actúa en los tres primeros meses, se reducen drásticamente a partir de los 90 días y, pasado un año, caen a alrededor de un 25 %. Con el paso del tiempo el cliente valora menos lo que recibió, consolida su posición de «no pago», aumenta su riesgo de insolvencia, otros acreedores se adelantan y la deuda puede llegar a prescribir. Aun así, según el estudio de Crédito y Caución e Iberinform citado en el blog, el 84 % de las empresas españolas no inicia gestiones de cobro al vencimiento.

La reclamación amistosa debe empezar con cortesía —el objetivo es cobrar conservando al cliente si es posible—, pero sin convertir la conservación del cliente en la prioridad por encima del cobro. Conviene combinar teléfono, correo electrónico, cartas y, si el importe lo justifica, la visita personal: utilizados de forma coordinada se refuerzan entre sí. Hay que gestionar todos los impagos, también los pequeños, adaptando los medios al importe para que la gestión sea rentable, e informar desde el principio al cliente de que la Ley 3/2004 le obliga a pagar intereses de demora y una indemnización por los costes de cobro.

• Averiguar el motivo real del impago.
• Reunir los documentos que prueban la existencia y la cuantía de la deuda.
• Conocer la situación jurídica del deudor y la posible responsabilidad de socios o administradores.
• Obtener información sobre su solvencia, liquidez y patrimonio.
• Reducir el riesgo: suspender o anular la línea de crédito del cliente.
• Conseguir documentos que refuercen la posición del acreedor (reconocimiento de deuda, pagarés, avales).

¿Cómo negociar con un moroso y pactar un plan de pagos?

El deudor que no quiere pagar recurre a la ambigüedad calculada: «les pagaremos lo antes posible», «en cuanto superemos este bache». Son promesas que no concretan nada y que solo sirven para ganar tiempo. Pere Brachfield propone la técnica de las tres «C»: preguntar con asertividad, una y otra vez, cuánto va a pagar, cuándo y cómo, hasta obtener un compromiso concreto con fecha marcada en el calendario. Si el deudor lo incumple, queda en evidencia y el acreedor se va cargando de razón. Ante las excusas, la respuesta es la objetividad: no discutirlas, no implicarse emocionalmente y volver siempre a los hechos documentados. Tampoco debe relajarse la presión cuando el moroso amenaza con presentar concurso de acreedores para arrancar quitas o aplazamientos.

Si el cliente tiene dificultades de liquidez pero su situación es viable, lo más práctico suele ser un acuerdo de pago fraccionado. Pere Brachfield recomienda un calendario con fechas fijas, a menudo semanal o quincenal mejor que mensual, y un primer desembolso de entre el 15 % y el 25 % de la deuda como prueba de buena voluntad. El acuerdo debe constar siempre por escrito en un reconocimiento de deuda firmado por el deudor, que impide que más adelante niegue la deuda.

• Fechas de pago concretas e inamovibles.
• Pago inicial del 15 % al 25 % de la deuda.
• Cláusula que permita resolver el acuerdo y reclamar el total desde el primer incumplimiento.
• Intereses de aplazamiento y gastos del acuerdo.
• Pagarés por cada plazo, si es posible avalados por el administrador o un socio solvente.
• Comprobar que quien firma por una sociedad tiene poderes suficientes.

¿Cuándo enviar un burofax y cómo evitar que la deuda prescriba?

La prescripción extintiva no borra la deuda, pero impide reclamarla judicialmente si el acreedor deja pasar el plazo legal sin actuar. El plazo general de las acciones personales es de cinco años (artículo 1964 del Código Civil), pero existen plazos especiales de tres años: honorarios de profesionales y, según la sentencia del Tribunal Supremo 756/2026, de 19 de mayo, el precio de las mercancías vendidas entre empresarios que se dedican a distinto tráfico (artículo 1967.4.º). Esta sentencia obliga a revisar con urgencia los créditos comerciales que se creían sujetos al plazo de cinco años.

La prescripción se interrumpe con la reclamación judicial, con la reclamación extrajudicial del acreedor y con cualquier reconocimiento de la deuda por el deudor. La reclamación extrajudicial debe identificar con claridad el crédito reclamado y, sobre todo, poder probarse que llegó al deudor. Un correo electrónico, un WhatsApp o incluso una carta certificada pueden ser discutidos; por eso Pere Brachfield recomienda el burofax con acuse de recibo y certificación de contenido, que acredita la recepción, la fecha y el texto de la comunicación. Según la jurisprudencia citada en el blog, incluso un burofax que el deudor no recoge de mala fe interrumpe la prescripción.

¿Qué vías judiciales existen para reclamar una deuda?

Demandar no debe ser un acto impulsivo. Antes de acudir a los tribunales, Pere Brachfield aconseja obtener un informe actualizado de los bienes, ingresos y cargas del deudor: una sentencia favorable sirve de poco si no hay nada que embargar o si otros acreedores más rápidos ya lo han embargado. Y si se ha advertido al moroso de que se le demandará, hay que cumplir la advertencia para no perder credibilidad. Desde la Ley Orgánica 1/2025, antes de presentar la mayoría de demandas civiles es obligatorio haber intentado un medio adecuado de solución de controversias (MASC), como la negociación o la mediación.

El proceso monitorio es el cauce específico para reclamar deudas dinerarias vencidas, líquidas y exigibles acreditadas con documentos, incluidos facturas y albaranes. La petición inicial no requiere abogado ni procurador, sea cual sea la cuantía. Si el deudor no paga ni se opone, el acreedor obtiene un título para pedir la ejecución; si se opone, el asunto pasa al juicio verbal u ordinario según la cuantía, y a partir de 2.000 euros es preceptiva la asistencia de abogado y procurador. Su eficacia ha caído con los años: según la estadística judicial que analizó Pere Brachfield, en 2018 solo el 7,4 % de los monitorios terminó con el pago del deudor tras el requerimiento.

Si la deuda está documentada en pagarés, letras o cheques que reúnen todos los requisitos formales, el juicio cambiario permite obtener un requerimiento de pago y el embargo preventivo inmediato de los bienes del deudor, y dirigirse a la vez contra firmantes, endosantes y avalistas. Por último, si el deudor es declarado en concurso de acreedores, las reclamaciones individuales quedan sustituidas por el procedimiento concursal, en el que rige la igualdad entre acreedores según su rango; la realidad, según los datos recogidos en el blog, es que la gran mayoría de concursos termina en liquidación.

¿Puede cobrar intereses de demora y los gastos de recobro?

Sí. En las operaciones entre empresas, la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, establece que, a falta de pacto, el plazo de pago es de 30 días naturales desde la entrega o la verificación de los bienes o servicios, y que no puede ampliarse por acuerdo por encima de 60 días. Si el cliente no paga al vencimiento, incurre en mora automáticamente, sin necesidad de aviso, y debe el interés pactado o, en su defecto, el interés legal de demora: el tipo del Banco Central Europeo en su operación principal de financiación más reciente más ocho puntos porcentuales, que se fija por semestres.

Además, el acreedor tiene derecho a una cantidad fija de 40 euros por costes de cobro, que se añade a la deuda sin necesidad de pedirla, y a una indemnización por los demás costes de cobro debidamente acreditados que la superen, como los honorarios de un abogado o de una agencia de recobro. El Tribunal Supremo confirmó en 2021 que los 40 euros se deben por cada factura pagada fuera de plazo, no una sola vez por reclamación. Pese a ello, según los estudios citados por Pere Brachfield, solo alrededor del 5 % de las empresas reclama sistemáticamente estos intereses, a menudo por miedo a perder al cliente o por desconocer la norma.

¿Conviene gestionar el cobro internamente o encargarlo a una agencia o a un abogado?

Las empresas sin departamento de recobro pueden externalizar la gestión amistosa en agencias especializadas que negocian directamente con los deudores. Las serias actúan con método y disponen de personal dedicado, pero su coste puede representar un 25 % o más de lo recuperado, y algunas empresas prefieren no revelar a terceros quiénes son sus clientes ni sus condiciones comerciales. La alternativa es un equipo interno formado específicamente en recobro y negociación: Pere Brachfield desaconseja cargar esta tarea al personal de administración, sobrecargado y sin preparación, o a los vendedores, que a menudo están implicados en la operación.

Cuando el deudor niega la deuda, da largas sin compromisos o se niega a pagar, las gestiones extrajudiciales están agotadas y conviene consultar a un abogado. Su intervención, incluso en la fase prejudicial, suele acelerar el cobro, evita ceder a quitas innecesarias, permite reclamar intereses y costes de cobro y aporta una estrategia desde el principio: si negociar o demandar, y con qué procedimiento.

¿Qué está permitido y qué está prohibido al reclamar una deuda?

El acreedor puede reclamar extrajudicialmente: el Código Civil le faculta para compeler al deudor, recordarle su obligación y advertirle de las consecuencias del impago. Pero solo un juez puede obligar a pagar contra la voluntad del deudor. Las extralimitaciones —amenazas, coacciones, insultos, vejaciones, llamadas reiteradas a horas intempestivas, contactar con familiares o compañeros, o tomarse la justicia por su mano— pueden ser delito. Desde 2015 el artículo 172 ter del Código Penal castiga el acoso, y los tribunales lo aplican a cobradores que hostigan a deudores. Los cobradores disfrazados que persiguen al moroso por la calle vulneran su derecho al honor, a la intimidad y a la propia imagen (artículo 18 de la Constitución).

Tampoco es lícito difundir públicamente el nombre del deudor: exponer listas de morosos a la vista de terceros puede vulnerar su derecho al honor y ha dado lugar a sanciones de la Agencia Española de Protección de Datos. Lo que sí es legal es comunicar la deuda a un fichero de solvencia patrimonial, siempre que sea cierta, vencida y exigible, esté documentada, se haya requerido de pago al deudor antes de incluirla y no tenga más de cinco años de antigüedad.

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