Cómo empezar la gestión de recobro de facturas impagadas en las operaciones comerciales B2B
La crisis económica provocada por la pandemia de la Covid-19 está causando un catastrófico aumento de los impagos en las operaciones B2B. Miles de empresas deben enfrentarse a un nuevo problema: recobrar los impagos que a diario están sufriendo y que les provocan graves problemas en sus tesorerías y un peligro inminente para sus cuentas de resultados. Uno de los puntos clave en la gestión de recobro es actuar inmediatamente en cuanto se detecta un impago y ser proactivo para anticiparse a los problemas antes de tenerlos encima. Una empresa puede establecer ciertos mecanismos de alarma que le avisarán con antelación en caso de que un cliente empiece a mostrar signos de transformarse en un mal pagador o que predicen una situación de insolvencia definitiva. De esta forma se podrá evitar que la situación se deteriore más de la inevitable y se podrá empezar a actuar enseguida tomando aquellas medidas para paliar o solucionar el problema.
Los deudores pocas veces son sinceros y explican a sus acreedores las verdaderas causas de su problema –suelen asegurar que es un problema puntual y pasajero– por lo que el acreedor deberá ser un buen investigador y por medio de las pistas que descubra, podrá averiguar lo que sucede en realidad. Los morosos en muchos casos adoptan la estrategia del salto hacia delante y continúan comprando a crédito a pesar de haber entrado en una crisis financiera importante sin importarle las consecuencias de sus actos –o sea aumentar la deuda con sus acreedores– u optan por la estrategia del “avestruz” que es meter la cabeza en el agujero y esperar pasivamente a que la situación se arregle por si sola sin hacer nada para solucionar la crisis. Algunos morosos contumaces son especialistas en presentarse como empresarios solventes y buenos pagadores, mostrando a sus proveedores la cara de un probo y virtuoso Doctor Jekyll; pero una vez que han conseguido un crédito del proveedor, se transforman en el pérfido y dañino Mr. Hyde. Estos defraudadores actúan con alevosía, escondiendo su lado oscuro y enseñando su cara de Doctor Jekyll hasta que consiguen enganchar una buena suma de dinero de sus proveedores. Una vez que tienen bien cogido al desprevenido acreedor es cuando adoptan su lado de Mr. Hyde.
La ventaja que tiene el acreedor es que en muy pocos casos las situaciones de morosidad de alto riesgo de incobrabilidad surgen de un día para el otro, sino que previamente la crisis ha pasado por una fase de gestación que puede ser detectada mediante la recogida y análisis de ciertas informaciones e indicadores. Por lo general el moroso suele emitir una serie de señales que presagian los futuros impagados y es responsabilidad del acreedor detectarlas a tiempo y establecer las oportunas conjeturas. Un quebranto empresarial o la insolvencia total de un deudor empiezan a revelarse con un retraso en la reposición de unos pagos, con un primer impagado o con una solicitud por parte del cliente de aplazar algún pago con vencimiento en el mes de agosto hasta septiembre. Todos estos hechos son aparentemente inofensivos, y en principio no despiertan las sospechas del acreedor, sobre todo cuando se trata de clientes antiguos y de confianza (que dicho sea de paso son los pueden causar los mayores perjuicios económicos). Por lo tanto, todo impagado debe ser revisado y averiguar cuál es el origen real del problema y la situación del deudor, ya que con esta medida precautoria se evitarán muchos perjuicios económicos.
Una vez detectada la señal de alarma provocada por el impago, en primer lugar, hay que averiguar el motivo real del impago; en segundo lugar, documentar el crédito impagado reuniendo los documentos para demostrar legalmente la existencia del mismo y su cuantía; en tercer lugar, obtener un informe jurídico del deudor para conocer la posible responsabilidad patrimonial de los socios; en cuarto lugar, ampliar el conocimiento de la situación financiera, solvencia, liquidez, moralidad, arraigo del moroso mediante un informe financiero investigado; en quinto lugar, tomar medidas en el terreno del credit management para disminuir el riesgo con el deudor como puede ser anular la línea de crédito comercial del moroso; y en sexto lugar, obtener documentos para reforzar la posición jurídica del acreedor y sus garantías de cobro.
Lo primero antes de gestionar el impagado averiguar el origen. Por consiguiente, el primer paso que hay que dar es averiguar el motivo real del impagado. Este punto no siempre es fácil de descubrir ya que las informaciones suelen venir deformadas o intoxicadas por el propio deudor o incluso por el vendedor que ha realizado la operación comercial. En la mayoría de las ocasiones los deudores no dicen la verdad y pretenden que el retraso en el pago se debe a motivos fortuitos y ajenos a su voluntad; por ejemplo, un error del banco. Y generalmente los deudores aseguran que en muy poco tiempo podrán hacer el pago pendiente ya que están a punto de solucionar el problema que les ha dejado transitoriamente sin liquidez. Otros deudores pretenden que existe un litigio comercial porque el producto suministrado no reunía las condiciones pactadas o los precios no son los acordados en la operación de compra-venta y por este motivo han bloqueado el pago de las facturas impagadas.
Por tanto, el proveedor deberá averiguar cuál es el motivo que ha provocado las facturas impagadas. Así pues, deberá descubrir si el impago está motivado por un problema de calidad en el producto o servicio al cliente; por culpa de un error del propio proveedor en la emisión de factura que ha ocasionado una disputa comercial legítima y consiguientemente el bloqueo del pago de la factura; por un problema ocasionado por algún intermediario que ha intervenido en la relación comercial con el cliente y que ha cometido un fallo de servicio que provoca la retención del pago por parte del cliente; por el desconocimiento por parte del cliente de que existe una factura pendiente de pagar al proveedor; por la falta de liquidez del cliente que le impide hacer el pago; por la intencionalidad del moroso de retrasar durante un cierto tiempo el cumplimiento de su obligación; por la mala fe del moroso que no quiere pagar e intenta evadir sus obligaciones. Una vez descartados las causas internas, o sea que el impago haya sido culpa del propio proveedor, el acreedor deberá de ejercer de detective mercantil y averiguar las causas reales de la morosidad del cliente. Como pista podemos afirmar que acostumbran a pertenecer a una de estas categorías: primera, que el deudor tiene liquidez pero de momento no tiene intención de pagar ya que tiene otras prioridades o pretende financiarse a costa del proveedor (morosidad intencional); segunda, el deudor no tiene actualmente liquidez y tampoco intención de hacer el pago ya que se trata de un cliente insolvente en origen que se ha colado en la empresa (morosidad en origen); tercera, que el deudor no tiene actualmente liquidez para abonar la factura pero tiene voluntad de hacer el pago en cuanto tenga disponible para poder hacerlo (morosidad fortuita y transitoria); cuarta, que el deudor compró con la intención de no abonar la factura o sólo pagarla si se ve coaccionado por la justicia (morosidad recalcitrante); quinta, que el deudor tiene una mala organización interna pero tesorería suficiente para hacer el pago (morosidad por incompetencia).
El acreedor debe hacer cuando se presenta un problema de cobro, el siguiente paso ha de ser documentar siempre la existencia del débito para poder posteriormente iniciar la reclamación del impagado. Aunque el acreedor tenga todo el derecho del mundo para cobrar, esto en la práctica no es suficiente ya que deberá demostrar la existencia de este derecho de crédito. Este es uno de los puntos clave para poder tener éxito en la recuperación de la deuda, puesto que una de las estrategias habituales de los morosos profesionales es negar la existencia de la deuda o manifestar su desacuerdo con el importe reclamado. Los morosos más experimentados buscarán pretextos de mayor complejidad como pueden ser que la mercancía suministrada por el proveedor no se ajusta a la que solicitó en su día o que existían defectos de cantidad o calidad que han invalidado la transacción comercial. Para evitar este tipo de estrategias para escaquearse de pagar el proveedor deberá tener en su poder la suficiente documentación para poder demostrar la existencia del débito y de su origen, puesto que tanto si va a negociar por la vía amistosa con el moroso, como si decide emprender acciones judiciales, sus mejores armas son los documentos que acreditan la existencia de la deuda y su cuantía.
En el momento de encontrarnos con un impago encima de la mesa, nos podemos dar cuenta que no tenemos los datos mercantiles completos del cliente. Por tanto, es necesario solicitar un informe jurídico completo del deudor, que incluya todos sus datos y nombres de los actuales propietarios, socios y administradores. Si la sociedad deudora pertenece a algún grupo empresarial, como están las otras compañías del holding, y quienes son los demás socios. Siempre que sea posible, es bueno conseguir copia de la situación de la compañía en el Registro Mercantil y pedir una copia de todo lo que en los últimos meses se ha publicado sobre la compañía deudora en el BORME (Boletín Oficial del Registro Mercantil). Además, es importante comprobar la dirección legal actual de la sociedad por si en el futuro hay que presentar una demanda en el juzgado territorialmente competente.
Un punto importante es solicitar a una agencia de detectives un informe investigado completo del deudor, que también se le conoce como informe investigado prejudicial, para ver su situación económico-financiera actual y la viabilidad de que el deudor pueda mantenerse en el mercado al menos durante el próximo año. Este tipo de informes investigados realizado por detectives está destinado a facilitar la toma de decisiones en los casos en que se ha producido un crédito moroso y se está estudiando la posibilidad de acudir a su reclamación por la vía judicial; gracias al informe investigado prejudicial, el acreedor tendrá un mejor conocimiento de los activos del deudor y de los bienes o derechos embargables y determinará si es viable interponer una demanda judicial para recuperar la deuda. El informe investigado prejudicial también es útil cuando el acreedor quiere llegar a un acuerdo amistoso con un moroso y necesita conocer de antemano su situación financiera con el fin de negociar el reembolso de la deuda desde una posición negociadora más sólida. Gracias al informe prejudicial que recoge la solvencia patrimonial y el endeudamiento de un cliente moroso, el acreedor podrá ejercer un mayor control sobre el proceso negociador, puesto que el deudor no podrá pretender que se encuentra en una situación de insolvencia si el acreedor dispone de informes que relacionan todos los bienes del moroso, así como de sus deudas.
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Autor: Pere Brachfield
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