Consejos clave para recobrar facturas impagadas

Recomendaciones prácticas para del recobro de impagados en tiempos de crisis

 En estos tiempos de crisis económica las empresas están experimentando un aumento constante de la morosidad de sus clientes. La actitud de muchos proveedores es dejar que pase el tiempo con la esperanza de que la situación financiera de los deudores mejore y entonces poder cobrar las facturas impagadas. Sin embargo, hay que tener en cuenta que el tiempo es el mejor aliado del moroso. A medida que transcurren los meses, la probabilidad de que un impagado se convierta en un crédito incobrable crece de forma exponencial. La clave del éxito en el recobro es la rapidez con la que se actúa, las posibilidades de cobro son muy elevadas si se actúa antes de los tres meses de producirse el impago, pero empiezan a disminuir a medida que transcurre el tiempo, y van disminuyendo progresivamente por cada mes de espera. Al cabo de los 90 días desde el impago las probabilidades de cobro se reducen drásticamente, y pasado el año se ven reducidas a casi un 25%.

Los motivos por los cuales el paso del tiempo va haciendo disminuir las posibilidades de recuperación son los siguientes:

  • El deudor moroso consolida su posición de no pagar con el paso del tiempo como si fuera un derecho adquirido
  • A medida que transcurre el tiempo aumenta el riesgo de insolvencia definitiva del deudor
  • El paso del tiempo favorece que el acreedor desista o se olvide de reclamar su crédito
  • El paso del tiempo puede provocar la prescripción extintiva de la deuda

 

Muchos deudores tienen prevista una estrategia evasiva que consiste en no adquirir compromisos concretos y emplear la táctica de la ambigüedad calculada y del lenguaje humo en su discurso, que son buenas herramientas para implementar sus estrategias dilatorias. En consecuencia, una de las respuestas más habituales que se puede oír de un moroso es: “yo no me niego a pagar, ahora me es imposible hacerlo, pero más adelante seguro que les efectuaré el pago”. Este tipo de afirmaciones forma parte de la estrategia habitual del deudor para eludir el pago y que se basan en la inconcreción. Hay que tener en cuenta que gran parte de la estrategia evasiva del moroso se basa en la ambigüedad de las respuestas que éste suele dar a las cuestiones relativas al pago de su débito. Este tipo de afirmaciones forma parte de la estrategia habitual del deudor para eludir el pago y que se basan en la inconcreción. Hay que tener en cuenta que gran parte de la estrategia evasiva del moroso se basa en la ambigüedad de las respuestas que éste suele dar a las cuestiones relativas a cuándo y cómo va a pagar su débito. Este fenómeno se conoce como el lenguaje humo, ya que el acreedor interpretará que existe una promesa de pago cuando en realidad el deudor no ofrece ninguna solución concreta. Las promesas inconcretas que no significan nada, pero que cada uno puede interpretar como quiera, suelen ser las siguientes:

  • No tienen que preocuparse, ya que les haremos el pago lo antes posible
  • Tengan un poco de paciencia y dentro de nada esto estará solucionado
  • Estamos pasando un pequeño bache de liquidez y en cuando lo tengamos superado les pagaremos la factura
  • Muy pronto estaremos en condiciones de hacer un pago

 

Si analizamos estas promesas aparentemente distintas, veremos que tienen algo en común: ninguna de ellas concreta la fecha de pago ni dicen cuánto ni cómo van a pagar; por tanto, el deudor hace estas promesas con el único propósito de tranquilizar al acreedor y quitárselo de encima durante una temporada. El objetivo del moroso es ganar tiempo y retrasar el pago de la deuda todo lo que le sea humanamente posible.

En cuanto a los métodos de cobro, existe una técnica muy simple para combatir las tácticas evasivas de los morosos basados en la ambigüedad y en las promesas inconcretas; el experto en recuperación de deudas puede utilizar durante las negociaciones una técnica muy sencilla que se denomina las tres “C” para conseguir un compromiso concreto de pago. Esta técnica se basa en conseguir del deudor las respuestas a tres cuestiones primordiales que empiezan con la letra “C” para concretar la promesa de pago y que son:

  • Cuánto va a pagar.
  • Cuándo va a pagar.
  • Cómo va a pagar.

 

Ante las respuestas vagas del deudor (que está utilizando la táctica de la ambigüedad) el experto en recobros debe insistir una y otra vez en utilizar las tres “C”. El acreedor debe emplear reiteradamente las tres preguntas clave, preguntando con asertividad, hasta que el moroso facilite las informaciones concretas. De este modo el acreedor puede determinar con exactitud cuánto dinero va a pagar el deudor, precisar la fecha cuándo va a hacer el pago (es importante que la fecha se marque en el calendario) y que además que el moroso especifique cómo va a hacer el abono de la cantidad adeudada (pago en metálico, entrega de cheques, transferencia, adeudo en cuenta).

Por lo general la respuesta más difícil de conseguir es la de “cuándo” va a pagar. Si el deudor se quiere escaquear y se mantiene en una respuesta indeterminada respecto a la fecha de pago, hay que hacer presión, utilizando el calendario y marcando plazos límite para el pago de la deuda. De modo que el acreedor debe fijar un plazo máximo para que el deudor pague, y conminarle que si no lo hace dentro de este plazo habrá consecuencias.

Recogiendo lo más importante, el negociador encargado de gestionar el cobro primordialmente debe conseguir que el deudor le diga:

  • Importes
  • Fecha concreta para el compromiso de pago
  • Forma de pago

 

Por consiguiente, mediante la utilización de la sencilla técnica de las tres “C”, el acreedor puede enfrentarse con éxito a las tácticas elusivas que utilizan los morosos para escabullirse de sus acreedores. El objetivo es que, si el deudor incumple la promesa de pago, queda patente que no está respetando el acuerdo, por lo que su posición psicológica es de desventaja. El acreedor debe acorralar al moroso, obligándole a adquirir otra   la promesa de pago y si no lo cumple hay que amonestarlo de buen rollo (sin acritud) y llegar a otra promesa de pago hasta que el deudor pague. La idea es que el moroso pierda su credibilidad y se vea confrontado a los hechos objetivos de su incumplimiento reiterado, mientras que el acreedor se va cargando de razón. Mediante esta técnica el deudor se verá acorralado y desarmado en la posición de jaque mate y deberá pagar o confesar que no tiene medios para efectuar el pago.

Ya hemos dicho el método de las tres “C” para conseguir una promesa de pago, Compromiso Concreto de Pago. Para conseguir una promesa de pago la misión del negociador consiste en pasar de lo abstracto a lo concreto. Para deshacer las abstracciones del deudor en cuanto a promesas futuras de pago y concretar una promesa de pago, el gestor de cobranzas debe hacer preguntas. Por tanto, ha de ir preguntando para llevar al moroso de lo abstracto a lo concreto.

Por ejemplo, si el deudor afirma: “No se preocupen, les haré un pago muy pronto”,

El acreedor debe preguntarle: “¿A qué se refiere Sr. García con que nos hará un pago muy pronto, a esta semana o la próxima?

Es conveniente hacer preguntas abiertas, cerradas; las primeras aportan mucha información y las segundas reconducen la conversación y aportan concreción.

Una pregunta abierta es: “¿Cómo tienen previsto abonar la factura pendiente?”

Una pregunta cerrada es: “¿Cuánto dinero nos puede pagar el lunes?”

 

Cuando el cliente moroso se resiste a pagar o a llegar a un acuerdo razonable hay que enviarle siempre una notificación conminatoria final; es decir un ultimátum. Este comunicado se le remite como última reclamación extrajudicial antes de entregar el expediente a los abogados. Asimismo, es conveniente enviar esta carta por conducto fehaciente; una comunicación fehaciente es aquella en que el remitente puede demostrar una serie de puntos: en primer lugar, que la notificación ha llegado a manos del destinatario, en segundo lugar, la fecha en que éste la ha recibido, y en tercer lugar, el texto del comunicado. La comunicación fehaciente no sólo sirve para presionar psicológicamente al moroso, sino también para acreditar que el acreedor ha reclamado el pago extrajudicialmente, ya que, en caso de demanda judicial ulterior, es conveniente demostrar que el acreedor ha intentado cobrar por la vía amistosa antes de interponer la demanda para que el Juzgado imponga todas las costas procesales al moroso. En caso de tratarse de importes elevados, convendría hacer el requerimiento de pago por vía notarial. Hay que hacer notar que la carta certificada con acuse de recibo en España no tiene valor probatorio fehaciente si el moroso niega el contenido de la carta, puesto que el acreedor sólo puede acreditar la recepción del sobre. Por tanto, aunque el acreedor tenga la seguridad de que el deudor ha recibido la carta, no puede acreditar el texto. Para que un comunicado sea fehaciente hay que utilizar el burofax con acuse de recibo y certificación de contenido. El burofax es el sistema más rápido, cómodo y más barato de enviar una comunicación fehaciente. Otra opción es el telegrama con los servicios de acuse de recibo y copia certificada con certificación de texto. Los inconvenientes del burofax y del telegrama es que el moroso esté ausente y no pase a recoger el comunicado por la oficina de correos, o que rechace su recepción y sea devuelto por el servicio postal al acreedor. En estos casos lo mejor es un requerimiento notarial que puede hacer por carta certificada o por comunicación personal del propio notario. La ventaja del requerimiento notarial es que de este modo la notificación adquiere la máxima fuerza probatoria en un procedimiento judicial ulterior.

En la situación actual de crisis y ante el peligro de cierre de la empresa deudora, si han transcurrido más de 120 días desde el impago y no se ha conseguido una solución al impago de las facturas, es aconsejable recurrir a un despacho de abogados. Por tanto, cuando el crédito no se pueda cobrar por la vía extrajudicial no hay que dar el impagado por incobrable; siempre hay que considerar la posibilidad de interponer una demanda judicial acudiendo a un bufete especializado. En la actualidad en todos los países hay despachos de abogados que actúan con un pacto de cuota litis que es un sistema de minutación en el que el cliente y el abogado llegan a un acuerdo de modo que el profesional percibe un porcentaje sobre el valor económico que finalmente perciba el cliente. De esta forma el acreedor no tiene que pagar honorarios anticipados. Además, si la sociedad deudora ha cerrado de forma irregular dejando las deudas por pagar, el abogado puede buscar responsabilidades de administradores legales e incluso acudir al concurso necesario de la sociedad morosa.

 

 

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Autor: Pere Brachfield, abogado colegiado en el Ilustre Colegio de la Abogacía de Barcelona, ICAB.
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