Las causas del impago de las facturas: cómo identificar el verdadero origen de una deuda para elegir la mejor estrategia de recobro
Antes de reclamar un crédito comercial, averigüe cuáles son las causas del impago de facturas y quién es el verdadero responsable del impagado
Cuando una empresa deja de cobrar una factura en la fecha prevista, la reacción inmediata suele ser responsabilizar al cliente. Sin embargo, la experiencia demuestra que esta conclusión es, en muchas ocasiones, precipitada y errónea puesto que hay diversas causas del impago de facturas.
No todos los impagados tienen el mismo origen ni responden a las mismas causas. De hecho, una parte muy importante de los retrasos en el cobro no se debe a la falta de liquidez del deudor ni a su voluntad de incumplir, sino a errores cometidos por el propio proveedor o por terceros que han intervenido en la operación comercial.
Por ello, antes de iniciar cualquier acción de recobro, resulta imprescindible responder a una pregunta fundamental:
¿Quién es realmente responsable del impago y cuáles son las causas del impago de facturas?
La respuesta de cuáles son las causas del impago de facturas determinará la estrategia más eficaz para recuperar la deuda. No es lo mismo gestionar una factura retenida por una incidencia administrativa que reclamar judicialmente a un moroso profesional o negociar con una empresa que atraviesa dificultades financieras temporales.
En consecuencia, identificar correctamente la causa del impago de las facturas constituye el primer paso de toda gestión profesional del crédito comercial.
¿Cuáles son las principales causas de los impagos de facturas?
Desde el punto de vista de la imputación de la responsabilidad, los impagados pueden clasificarse en tres grandes categorías:
• Impagados provocados por el proveedor.
• Impagados imputables al cliente o deudor.
• Impagados ocasionados por terceros que intervienen en la operación comercial.
Esta clasificación permite diagnosticar correctamente el problema y adoptar la solución más adecuada en cada caso.
En muchas empresas todos los retrasos de pago reciben automáticamente la etiqueta de «impagados». Sin embargo, esta simplificación puede conducir a errores importantes. No todos los retrasos en el cobro constituyen verdaderos impagos y, sobre todo, no todos son consecuencia de la conducta del cliente.
Un departamento de crédito y recobro eficiente debe actuar como un auténtico «médico financiero»: antes de prescribir el tratamiento, debe realizar un diagnóstico preciso de la enfermedad.
Cuando el impago de la factura es responsabilidad del proveedor
Aunque pueda parecer sorprendente, un elevado porcentaje la causa del impago tiene su origen dentro de la propia empresa acreedora.
Diversos estudios realizados sobre la gestión del crédito comercial en Europa indican que entre el 20 % y el 70 % de las causas del impago de facturas —con porcentajes generalmente más elevados en los países del sur de Europa— obedecen a errores comerciales, logísticos o administrativos cometidos por el proveedor. Link https://europa.eu/youreurope/business/finance-and-tax/making-receiving-payments/late-payment/index_es.htm
En estos casos el cliente no deja de pagar porque no quiera hacerlo ni porque carezca de recursos económicos. El pago queda bloqueado porque existe una incidencia pendiente de resolver.
Desde el punto de vista jurídico y comercial, la retención del pago suele convertirse en un mecanismo de presión para conseguir que el proveedor subsane el incumplimiento.
Por ello, antes de iniciar actuaciones de recobro resulta imprescindible verificar que la empresa acreedora ha cumplido correctamente todas sus obligaciones contractuales.
Las disputas comerciales: una de las principales causas de los impagos de las facturas
Una gran parte de las facturas impagadas no responde a problemas financieros del cliente, sino a controversias surgidas durante la ejecución del contrato.
Cuando el comprador considera que el proveedor no ha cumplido adecuadamente sus obligaciones, suele bloquear el pago hasta que la incidencia quede resuelta.
En la práctica empresarial es frecuente encontrar situaciones como las siguientes:
• Mercancías defectuosas;
• Productos que no se corresponden con el pedido;
• Diferencias en cantidades;
• Incumplimientos de especificaciones técnicas;
• Retrasos en la entrega;
• Errores en la facturación;
• Descuentos no aplicados;
• Desacuerdos sobre precios o condiciones comerciales.
Mientras estas incidencias permanezcan abiertas, el departamento de contabilidad del cliente acostumbra a suspender el pago de la factura correspondiente.
El impago de facturas como instrumento de presión
Existe además un fenómeno ampliamente conocido por los profesionales del crédito: algunos clientes utilizan cualquier incidencia, por pequeña que sea, como excusa para retrasar deliberadamente el pago.
En estos casos la controversia comercial actúa únicamente como un pretexto.
El objetivo real consiste en financiarse gratuitamente a costa del proveedor.
Alegando la existencia de un litigio comercial, el deudor evita aparecer como un moroso y consigue prolongar considerablemente el plazo de pago.
Por ello, una gestión preventiva de la calidad y del servicio al cliente constituye una de las mejores herramientas para reducir la morosidad.
El departamento de crédito también debe resolver conflictos
Muchas personas consideran que la función del departamento de créditos consiste exclusivamente en reclamar facturas vencidas.
Nada más lejos de la realidad.
En numerosas ocasiones sus profesionales deben actuar como auténticos mediadores internos, coordinando a los distintos departamentos de la empresa para eliminar las incidencias que impiden el cobro.
Así, el responsable de crédito comercial debe detectar rápidamente cualquier controversia entre proveedor y cliente y asegurarse de que la incidencia se resuelva en el menor tiempo posible.
Cada día que una disputa permanece abierta supone un día más de financiación involuntaria concedida al cliente.
Los errores del proveedor que bloquean el pago de las facturas
Las incidencias que con mayor frecuencia originan retrasos en el cobro pueden agruparse en cuatro grandes categorías.
- Problemas técnicos y de calidad
Entre las incidencias más habituales destacan:
• Mercancía defectuosa;
• Productos diferentes a los solicitados;
• Incumplimiento de especificaciones técnicas;
• Defectos de fabricación;
• Problemas de calidad;
• Diferencias en cantidad.
Cuando el cliente considera que el producto recibido no cumple lo pactado, suele retener el pago hasta obtener una solución satisfactoria.
- Incidencias logísticas
Los problemas de transporte y distribución también generan numerosos impagados.
Entre los más frecuentes destacan:
• Retrasos en las entregas;
• Pedidos incompletos;
• Pérdidas de mercancía;
• Daños durante el transporte;
• Embalajes defectuosos;
• Envíos a direcciones incorrectas;
• Duplicidad de pedidos;
• Entregas parciales.
En estos casos el comprador suele considerar que el proveedor todavía no ha cumplido íntegramente el contrato.
- Errores comerciales y administrativos
Las incidencias administrativas constituyen probablemente la causa más frecuente de bloqueo de facturas.
Entre ellas cabe mencionar:
• Facturas con datos erróneos;
• Errores en los precios;
• Descuentos no aplicados;
• Omisión del número de pedido;
• Ausencia del albarán;
• Envío de la factura a una dirección incorrecta;
• Errores en la conciliación de cuentas;
• Aplicaciones incorrectas de pagos;
• Incumplimiento de condiciones especiales pactadas con el cliente;
• Abonos pendientes de emitir;
• Rappels no liquidados.
Aunque muchas de estas incidencias parecen menores, basta un pequeño error documental para que una gran empresa paralice automáticamente el pago hasta recibir la documentación correcta.
Un ejemplo muy habitual es el de una factura que no incorpora el número de pedido exigido por el departamento de compras del cliente. Aunque el suministro se haya realizado correctamente, el sistema informático bloqueará el pago hasta que se emita una nueva factura con todos los datos requeridos.
- Deficiencias en la atención al cliente
La calidad del servicio también influye directamente en la recuperación del crédito.
Entre las incidencias más habituales destacan:
• Atención deficiente;
• Lentitud en responder reclamaciones;
• Escasa capacidad para resolver problemas;
• Deficiente servicio posventa.
Cuando el cliente percibe falta de interés por parte del proveedor, suele endurecer su posición respecto al pago de las facturas pendientes.
Conclusión
Una parte muy importante de los denominados impagados no tiene su origen en la insolvencia del cliente, sino que las causas del impago de facturas provienen de errores internos de la empresa proveedora.
Por ello, antes de iniciar cualquier procedimiento de reclamación resulta aconsejable revisar cuidadosamente todo el proceso comercial, logístico y administrativo para comprobar que la empresa ha cumplido correctamente sus obligaciones y averiguar cuáles han sido las causas del impago de las facturas.
En muchas ocasiones, corregir una incidencia pendiente permite recuperar el cobro con mucha mayor rapidez que iniciar una reclamación agresiva.
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El autor del artículo es Pere Brachfield, abogado colegiado en el Ilustre Colegio de la Abogacía de Barcelona, ICAB.
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