Firma y sella tus albaranes

Pere Brachfield

El albarán de entrega

Pocas empresas dan la importancia que se merece a este sencillo documento que acompaña a las mercancías en el momento de ser entregadas al comprador. A pesar de su aspecto baladí es un elemento clave a la hora de acreditar la existencia e importe de la deuda puesto que el acreedor únicamente con la factura no puede demostrar la realización de la transacción comercial y necesitará siempre el albarán firmado por el cliente para sostener la factura.

Una vez perfecto el contrato, hay que justificar la entrega de los bienes o la realización del servicio, ya que de no justificarse no entraría en juego la contraprestación, que es la obligación de atender el pago de los bienes o servicios. Consecuentemente los albaranes no sólo sirven como guía para la confección de la factura por lo que su importancia es grande ya que cualquier error en el albarán se traduce como un error en la factura, sino que además son el documento que demuestra la realización de la transacción comercial. Los albaranes es la prueba de que la mercancía ha sido entregada y recibida por el destinatario, por lo que da lugar al nacimiento de la obligación de pago.

Cuando la operación de compraventa tenga lugar entre comerciantes o empresarios y sea mercantil –con intención de lucrarse con la transformación y reventa de la misma– el plazo que marca el Código de Comercio para reclamar defectos de la calidad o cantidad de las mercancías embaladas es de cuatro días siempre que se trate de vicios aparentes. Asimismo del Código de Comercio el plazo máximo que concede al comprador para alegar vicios ocultos en los productos adquiridos es de treinta días, por lo que pasado este plazo y si ha quedado debidamente acreditada la fecha de entrega y recepción de la mercancía, el comprador quedará totalmente obligado al pago y no podrá hacer ninguna oposición al pago alegando vicios ocultos (a pesar que en el albarán el comprador haya estampado un sello indicando que se reserva el derecho de examinar la mercancía con posterioridad a la entrega).

Los albaranes han de estar bien cumplimentados y deben contener todos los datos necesarios – detalle de las mercancías entregadas, la fecha de entrega, el nombre del comprador y su dirección– e incluso se puede hacer un albarán valorado (albarán-factura) indicando los precios a que se van a facturar los productos entregados. Los albaranes deberán estar siempre firmados por el comprador o por algún representante, indicando siempre el nombre, DNI, cargo de la persona que firma como responsable de la recepción de las mercancías y a ser posible estampillados con el sello de goma de la empresa. (hay que evitar los albaranes en los que solo aparezca un garabato ilegible y siempre hay que poder identificar a la persona que firmó el documento).

En caso de que la mercancía viaje por medio de un transportista externo es conveniente que el proveedor le exija que acredite las entregas mediante albaranes firmados por el destinatario final y a su vez hacerle firmar un albarán en el momento de recibir las mercancías a transportar. De este modo el transportista podrá dar testimonio –o aportar pruebas– de la entrega y recepción de la mercancía en el almacén del comprador. Con todos estos datos el acreedor dispone de un documento probatorio para reclamar el pago de las facturas y que podrá utilizar ante los tribunales si fuera preciso.

La factura

La factura es un documento emitido por el acreedor que expresa la obligación del pago de una operación de compraventa o de una prestación de servicios. No obstante la factura es un documento –aunque fundamental en las transacciones– que por si solo no demuestra la existencia de un crédito –no tiene valor probatorio– por lo tanto si no existe un albarán que documente la entrega o prestación el deudor siempre se podrá oponer al pago alegando no haber recibido las mercancías o no estar de acuerdo con los importes de la factura. La única solución si no existe albarán es conseguir que el comprador firme la copia de la factura bajo una coletilla que indique conformidad con la cantidad, precio y condiciones de pago. En caso que el destinatario de la factura la firme y también el emisor, hay que tener en cuenta que se convierte en un buen medio probatorio, ya que la factura es un documento privado al cual la ley y la jurisprudencia han otorgado consideración especial al estimar que en aplicación del art 1125 del CC si es aceptada y reconocida por su destinatario, adquiere casi igual fuerza y valor que el de una escritura pública.

La factura ha de estar bien confeccionada evitando errores que puedan perjudicar el cobro – o que sirvan de excusa al deudor para no abonarla– y ha de ser enviada lo antes posible al cliente para no retrasar el cobro. Además la factura deberá indicar siempre la fecha exacta de vencimiento y la forma de pago para evitar que el moroso alegue no conocer cuando y como tenía que hacer el pago. Una costumbre muy extendida en algunos países es la de enviar las facturas a partir de cierto importe por correo certificado o incluso por un servicio especial de mensajería, de manera que el destinatario debe firmar conforme ha recibido el documento. De esta forma se evita que el deudor alegue para no pagar el no haber recibido la factura.

Una medida muy útil para evitar incidencias en las facturas, es incluir en la factura el nombre y teléfono directo de la persona encargada de la gestión de clientes para que en caso de discrepancias o dudas respecto a los productos o importes facturados, el cliente de buena fe que ha recibido la factura, pueda contactar fácilmente con una persona responsable de la empresa proveedora. En caso que el deudor no pague la factura alegando que los precios o conceptos que figuran no son correctos, se le puede desmontar el pretexto arguyendo que debería haber contactado con el proveedor cuando recibió la factura para avisarle que había un error en la misma y solicitar una factura rectificada. Luego el proveedor puede manifestar su sorpresa que el deudor no lo hiciera; es decir es una forma educada de decirle que tiene mucha cara y que lo que pretende es demorar el pago.