Lo primero antes de gestionar el impagado averiguar el origen. Por consiguiente el primer paso que hay que dar es averiguar el motivo real del impagado.
Este punto no siempre es fácil de descubrir ya que las informaciones suelen venir deformadas o intoxicadas por el propio deudor o incluso por el vendedor que ha realizado la operación comercial. En la mayoría de las ocasiones los deudores no dicen la verdad y pretenden que el retraso en el pago se debe a motivos fortuitos y ajenos a su voluntad; por ejemplo un error del banco. Y generalmente los deudores aseguran que en muy poco tiempo podrán hacer el pago pendiente ya que están a punto de solucionar el problema que les ha dejado transitoriamente sin liquidez. Otros deudores pretenden que existe un litigio comercial porque el producto suministrado no reunía las condiciones pactadas o los precios no son los acordados en la operación de compra-venta y por este motivo han bloqueado el pago de las facturas.
Por consiguiente el proveedor deberá averiguar en primer lugar si el impagado esta motivado por:
- Un problema de calidad en el producto o servicio al cliente o por culpa de un error del propio proveedor en la factura, que ha ocasionado una disputa comercial legítima y consiguientemente el bloqueo del pago de la factura.
- Un problema ocasionado por algún intermediario que ha intervenido en la relación comercial con el cliente y que ha cometido un fallo de servicio que provoca la retención del pago por parte del cliente.
- El desconocimiento por parte del cliente que existe una factura que pagar
- La falta de liquidez del cliente que le impide hacer el pago o la intencionalidad del moroso de retrasar durante un cierto tiempo el cumplimiento de su obligación.
- La mala fe del moroso que no quiere pagar e intenta evadir sus obligaciones.
Una vez descartados las causas internas, o sea que el impago haya sido culpa del propio proveedor, el acreedor deberá de ejercer de detective mercantil y averiguar las causas reales de la morosidad del cliente. Como pista podemos afirmar que acostumbran a pertenecer a una de estas categorías:
- El deudor tiene liquidez pero de momento no tiene intención de pagar ya que tiene otras prioridades o pretende financiarse a costa del proveedor (morosidad intencional).
- El deudor no tiene actualmente liquidez y tampoco intención de hacer el pago ya que se trata de un cliente insolvente en origen que se ha colado en la empresa (morosidad en origen).
- El deudor no tiene actualmente liquidez para abonar la factura pero tiene voluntad de hacer el pago en cuanto tenga disponible para poder hacerlo (morosidad fortuita y transitoria).
- El deudor compró con la intención de no abonar la factura o sólo pagarla si se ve coaccionado por la justicia (morosidad recalcitrante)
- El deudor tiene una mala organización interna pero tesorería suficiente para hacer el pago (morosidad por incompetencia)
Documentar la deuda
El acreedor debe hacer cuando se presenta un problema de cobro, el siguiente paso ha de ser documentar siempre la existencia del débito para poder posteriormente iniciar la reclamación del impagado. Aunque el acreedor tenga todo el derecho del mundo para cobrar, esto en la práctica no es suficiente ya que deberá demostrar la existencia de este derecho de crédito. Este es uno de los puntos clave para poder tener éxito en la recuperación de la deuda, puesto que una de las estrategias habituales de los morosos profesionales es negar la existencia de la deuda o manifestar su desacuerdo con el importe reclamado. Los morosos más experimentados buscarán pretextos de mayor complejidad como pueden ser que la mercancía suministrada por el proveedor no se ajusta a la que solicitó en su día o que existían defectos de cantidad o calidad que han invalidado la transacción comercial. Para evitar este tipo de estrategias para escaquearse de pagar el proveedor deberá tener en su poder la suficiente documentación para poder demostrar la existencia del débito y de su origen, puesto que tanto si va a negociar por la vía amistosa con el moroso, como si decide emprender acciones judiciales, sus mejores armas son los documentos que acreditan la existencia de la deuda y su cuantía. En el Capítulo 5 se explica con detalle la documentación mercantil que aumenta la juridicidad de los créditos y sirve para reclamar una deuda, en el Capítulo 6 se expone todo lo relativo a los documentos cambiarios.
El mejor conocimiento del deudor
En el momento de encontrarnos con un impago encima de la mesa, nos podemos dar cuenta que no tenemos los datos mercantiles completos del cliente. Por tanto es necesario solicitar un informe jurídico completo del deudor, que incluya todos sus datos y nombres de los actuales propietarios, socios y administradores. Si la sociedad deudora pertenece a algún grupo empresarial, como están las otras compañías del holding, y quienes son los demás socios. Siempre que sea posible, es bueno conseguir copia de la situación de la compañía en el Registro Mercantil y pedir una copia de todo lo que en los últimos meses se ha publicado sobre la compañía deudora en el BORME (Boletín Oficial del Registro Mercantil). Además es importante comprobar la dirección legal actual de la sociedad por si en el futuro hay que presentar una demanda en el juzgado competente.
Investigación de la situación financiera del moroso
Un punto importante es solicitar a la agencia de información, un nuevo informe completo del deudor para ver su situación financiera actual y la viabilidad de que pueda mantenerse en el sector. No obstante en la práctica, para confirmar el tipo de insolvencia del cliente lo mejor es obtener un informe investigado, que ofrezca una información fiable, completa y contrastada. Este tipo de informes está destinado a facilitar la toma de decisiones en los casos en que se ha producido un crédito moroso y se está estudiando la posibilidad de acudir a su reclamación por la vía judicial; gracias al informe investigado prejudicial, el acreedor tendrá un mejor conocimiento de los activos del deudor y de los bienes embargables, y determinará si es viable interponer una demanda judicial para recuperar la deuda. El informe prejudicial también es útil cuando el acreedor quiere llegar a un acuerdo amistoso con un moroso y necesita conocer de antemano su situación financiera con el fin de negociar el reembolso de la deuda desde una posición negociadora más sólida. Gracias al informe prejudicial que recoge la solvencia patrimonial y el endeudamiento de un cliente moroso, el acreedor podrá ejercer un mayor control sobre el proceso negociador, puesto que el deudor no podrá pretender que se encuentra en una situación de insolvencia si el acreedor dispone de informes que relacionan todos los bienes del moroso así como de sus deudas.
Pere Brachfield, presidente de APGRI, Asociación de Profesionales en la Gestión del Riesgo