Tengo un impagado, ¿Qué hago?

El primer paso que hay que dar es averiguar el motivo real del impagado. Este punto no siempre es fácil de descubrir ya que las informaciones suelen venir deformadas o intoxicadas por el propio deudor o incluso por el vendedor que ha realizado la operación comercial.

En la mayoría de las ocasiones los deudores no dicen la verdad y pretenden que el retraso en el pago se debe a motivos fortuitos y ajenos a su voluntad; por ejemplo un error del banco. Y generalmente los deudores aseguran que en muy poco tiempo podrán hacer el pago pendiente ya que están a punto de solucionar el problema que les ha dejado transitoriamente sin liquidez.
Otros deudores pretenden que existe un litigio comercial porque el producto suministrado no reunía las condiciones pactadas o los precios no son los acordados en la operación de compra-venta y por este motivo han bloqueado el pago de las facturas.

Por consiguiente el proveedor deberá averiguar en primer lugar si el impagado esta motivado por:

• Un problema de calidad en el producto o servicio al cliente o por culpa de un error del propio proveedor que ha ocasionado una disputa comercial legítima y consiguientemente el bloqueo del pago de la factura.
• Un problema ocasionado por algún intermediario que ha intervenido en la relación comercial con el cliente y que ha cometido un fallo de servicio que provoca la retención del pago por parte del cliente.
• La falta de liquidez del cliente que le impide hacer el pago o la intencionalidad del moroso de retrasar el pago.

En este último caso el acreedor deberá de ejercer de detective mercantil y averiguar las causas reales de la morosidad que acostumbran a pertenecer a una de estas categorías.

• El deudor tiene liquidez pero de momento no tiene intención de pagar ya que tiene otras prioridades o pretende financiarse a costa del proveedor (morosidad intencional).
• El deudor no tiene actualmente liquidez y tampoco intención de hacer el pago ya que se trata de un cliente insolvente en origen que se ha colado en la empresa (morosidad en origen).
• El deudor no tiene actualmente liquidez para abonar la factura pero tiene voluntad de hacer el pago en cuanto tenga disponible para poder hacerlo (morosidad fortuita y transitoria).
• El deudor compró con la intención de no abonar la factura o sólo pagarla si se ve coaccionado por la justicia (morosidad profesional)
• El deudor tiene una mala organización interna pero tesorería suficiente para hacer el pago (morosidad por incompetencia)

Recopila toda la información disponible

• Reunir la información interna existente
• La empresa acreedora debe reunir toda la información interna sobre el deudor:
• Nombre completo del deudor
• Número de cliente
• Dirección
• Teléfonos
• Persona de contacto
• Vendedor que hizo la operación
• Estados de cuenta de los últimos 18 meses
• Facturación de los últimos 12 meses
• Límite de crédito concedido
• Situación actual del riesgo vivo desglosado en riesgo vencido y no vencido
• Descomposición del riesgo vencido segmentado por antigüedad de saldos y porcentajes de cada segmento sobre el riesgo total
• Renovaciones o aplazamientos en curso
• Pedidos pendientes de envío
• Pedidos servidos pero todavía no contabilizados o facturados
• Giros domiciliados enviados a su cuenta bancaria en los últimos 30 días
• Efectos, letras, pagarés y cheques a la espera de resultado de cobro
• Productos personalizados ya terminados y que han sido fabricados "a la medida" del cliente
• Pedidos en curso de fabricación y que siguen unas condiciones especiales para este cliente
• Historial de pagos e incidencias

Pide un informe al vendedor que trata con el cliente

El informe se puede pedir de forma verbal o escrita, aunque es aconsejable que además del informe verbal el comercial haga un informe escrito sobre el deudor.
En muchas ocasiones el vendedor aportará mucha más información si se le pide un informe verbal, por lo que es conveniente sostener una charla informal con el comercial además de pedirle un informe por escrito, ya que en éste último el personal de ventas tiende a ser mucho más escueto y prudente en sus comentarios.

Pide un informe comercial

Si la cuantía de la deuda es elevada o el riesgo total asciende a una suma considerable es aconsejable solicitar de inmediato un informe completo a la agencia.
Cuando se trata de importes más pequeños una simple renovación de la información es suficiente en una primera fase.

Pregunta a los demás proveedores del sector

Si la empresa está asociada a una patronal, agrupación empresarial o club de crédito es conveniente pedir referencias del deudor y averiguar si otros proveedores también tienen problemas de cobro.

Empieza sin dilaciones las gestiones de recobro

El acreedor debe actuar de inmediato poniéndose en contacto con un interlocutor válido que pueda representar al deudor en las negociaciones de cobro. Una alternativa a la gestión interna de los impagados es externalizar la gestión de cobros, acudiendo a una empresa especializada.

Pere Brachfield, presidente de APGRI, Asociación de Profesionales en la Gestión del Riesgo