Los principales enemigos del cobro residen muchas veces en las propias empresas acreedoras. En este artículo analizamos los principales enemigos de la cobranza.
Los 6 principales enemigos de la cobranza
1) La ineficacia y la desorganización
2) La falta de un sistema pro-activo de cobro
3) La implicación emocional del acreedor
4) La falta de personal especializado
5) La falta de medios adecuados y programas informáticos de gestión.
6) El paso del tiempo
La ineficacia y la desorganización
La desorganización permite a los malos pagadores demorar el cumplimiento de sus obligaciones indefinidamente.
Cuando un deudor detecta falta de coordinación entre los distintos departamentos de un proveedor se aprovecha de las circunstancias y demora los pagos.
Además si la empresa acreedora no tiene procedimientos eficaces para la reclamación de impagados y de saldos vencidos, los clientes no pagarán nunca puntualmente y se beneficiarán de un plazo de crédito extra totalmente gratuito. No hay que olvidar que muchos clientes tienen como política de empresa sólo pagar a los acreedores que reclaman (incluso insistentemente) sus facturas pendientes.
La falta de un sistema pro-activo de cobro
Las empresas que actúen sólo de forma reactiva, es decir las que se limitan a gestionar los impagados cuando se encuentran encima de la mesa del director financiero, tendrán un problema crónico de morosidad. En cambio las empresas que hayan implantado sistemas pro-activos serán capaces de anticiparse y reaccionar ante los incumplimientos y demoras de los clientes.
La implicación emocional del acreedor
Las reacciones emocionales y viscerales son poco efectivas a la hora de negociar con morosos, puesto que está demostrado que para recuperar un crédito es mejor la gestión profesional y fría. En el caso de incumplimientos de pago, los propietarios y el personal de la empresa acreedora, suelen tomarse el asunto muy a pecho, como una cuestión personal, lo que es muy lógico ya que el moroso está jugando con el dinero de la empresa y muchas veces poniendo en peligro la seguridad financiera de la misma. Desdichadamente la emotividad provoca discusiones y enfrentamientos con los morosos que suelen acabar con la ruptura definitiva de las negociaciones, lo que no suele dar buenos resultados desde el punto de vista práctico de la eficacia en el recobro.
La falta de personal especializado
Las empresas no acostumbran a tener personal experto en la gestión de cobros, normalmente los empleados a los que se asigna la ingrata tarea de perseguir a los malos pagadores no suelen ser voluntarios entusiastas de la misión encomendada ni especialistas en la gestión de impagados. Por lo general la dirección de las empresas suele añadir las tareas de recobro al trabajo habitual que realizan sus empleados, por lo que éstos sólo podrán dedicarse unas pocas horas a la semana a la reclamación de impagados. Además de no andar sobrados de tiempo, en la mayoría de los casos estas personas carecen de la formación teórica y práctica para encargarse de las funciones de recobro y negociación con morosos. Por lo tanto en la mayoría de las empresas se dedica muy poca atención a la recuperación de los impagados.
La falta de medios adecuados y programas informáticos de gestión
Pocas empresas disponen de unas buenas herramientas informáticas de gestión de cobros, asimismo las que disponen de un buen sistema informático de origen extranjero se encuentran con que el sistema de cobro no está preparado para las necesidades españolas. Un programa de gestión de cobros ha de estar adaptado a las circunstancias y particularidades de cómo funciona el cobro en España, puesto que en la mayoría de los países desarrollados el cobro a clientes es una actividad mucho más simple y no existen tantas dificultades.
El paso del tiempo es el peor enemigo
El paso del tiempo es uno de los factores que penalizan en mayor medida la cobrabilidad de las deudas. Las posibilidades de recuperación disminuyen brutalmente cuando pasa más de medio año desde el impago de una deuda.
Si el acreedor actúa inmediatamente las posibilidades de recobrar el impagado se elevan a un 80%, en cambio si deja transcurrir más de seis meses son de un 50%. Ahora bien si deja pasar un año desde la fecha del impago, las posibilidades de recuperación son de tan sólo un 25%, siempre y cuando no hayan transcurrido más de 18 meses desde el vencimiento del crédito moroso.
No hay que hacer caso a los refranes
A pesar de lo que dicen dos conocidos proverbios «el tiempo lo arregla todo» y «el tiempo pone en su lugar muchas cosas», hay que tener en cuenta que el peor enemigo del cobro siempre es el tiempo.
El moroso consolida su posición con el paso del tiempo
A medida que transcurre el tiempo el deudor considera que tiene derechos adquiridos para no pagar y se siente ratificado en su conducta de incumplimiento.
Esto es así porque cuando el acreedor tarda muchos meses en reclamar el pago de una factura vencida, el deudor piensa que ha consolidado su posición le suele contestar que si ha esperado todo este tiempo para reclamar el pago de la deuda es que no le corría prisa el abono de la misma y que ahora bien puede esperar unos meses más para cobrar.
A medida que transcurre el tiempo aumenta el riesgo de insolvencia
Con el paso del tiempo también se deteriora su situación económico-financiera y tiene menos capacidad de pago. Cuando el acreedor actúa enseguida todavía hay posibilidades de conseguir el reembolso total o parcial del débito, pero si tarda en reclamar es muy posible que no queden activos para responder de la deuda.
El paso del tiempo favorece el olvido del acreedor
Asimismo el acreedor se va olvidando de la existencia de la deuda y deja de gestionar el cobro, lo que en realidad no ha hecho nunca de forma profesional
El moroso juega al viejo refrán de «deuda vieja es deuda muerta», y a pesar de que un proverbio italiano dice que «los acreedores tienen mejor memoria que los deudores», el moroso lo que en realidad pretende es conseguir el olvido del acreedor. El deudor moroso sabe por experiencia que si pasa el tiempo suficiente, el acreedor le acabara dejando en paz.
Asimismo si la causa del impagado es un litigio comercial o un crédito discutido entre cliente y proveedor, al pasar demasiado tiempo, el cliente –que ha bloqueado el pago para conseguir una respuesta– se siente perjudicado por la falta de soluciones del proveedor y se niega a pagar la deuda aunque por fin –es demasiado tarde para arreglarlo– se le satisfagan sus peticiones comerciales
Si dejamos pasar demasiado tiempo otro acreedor se va a adelantar
Existe el poco conocido fenómeno de la competencia en el cobro. Todo el mundo sabe la competencia en vender que hay entre las empresas, pero pocos acreedores son conscientes de la fuerte competitividad en cobrar del mismo deudor. Muchas veces hay un ejército de acreedores dispuestos a ser los primeros en cobrar al mismo moroso. El acreedor que no sea rápido se encontrará con que el deudor se ha quedado sin disponible para pagarle, pero en cambio otros acreedores más diligentes se le han adelantado y si han llegado a tiempo para cobrar.
El paso del tiempo puede provocar la prescripción de la deuda
En España las deudas tienen un plazo de prescripción de las deudas que no tengan señalado un término especial de prescripción es de quince años (curiosamente el Derecho Civil de Cataluña fija el plazo de prescripción en diez años).
Ahora bien cuando se trate de un derecho real de hipoteca el plazo de prescripción de la acción hipotecaria es de veinte años.
No obstante existen ciertos plazos de prescripción especiales que son mucho más breves. Por ejemplo el plazo de prescripción para satisfacer el pago de los alquileres y arrendamientos es en cambio de sólo cinco años.
Y ciertos débitos tienen un plazo de prescripción muy corto, concretamente de tan sólo tres años; son los pagos derivados de servicios profesionales o suministros que suelen hacerse efectivo en un corto plazo de tiempo. En este apartado se incluyen los honorarios por servicios jurídicos de abogados, notarios, registradores y otros profesionales del derecho. Los pagos que se deben realizar a farmacéuticos y profesionales de las medicinas, profesores y profesionales de la enseñanza en general. También tienen un plazo de tres año las deudas derivadas de contratos de hospedaje y de las compras de géneros por parte de un particular a un comerciante siempre que sean compras destinadas a su consumo particular y no existe ánimo de lucrarse con la reventa.
Prescripción de las responsabilidades de los administradores
Una prescripción especial es la que existe para reclamar responsabilidades a los administradores de sociedades cuando exista lesión de los intereses de los acreedores –según lo dispuesto por la ley– y que queda fijado el plazo en cuatro años desde que los administradores cesaren en el cargo.
Prescripción de la acción cambiaria
La posibilidad que tiene el acreedor de reclamar el pago de la deuda mediante un procedimiento judicial especial sumario, el denominado juicio cambiario, prescribe a los tres años cuando el documento cambiario sea una letra de cambio o un pagaré, y de sólo seis meses cuando se trate de un cheque.
Pere Brachfield, presidente de APGRI, asociación de profesionales en la gestión del riesgo de crédito y cobro
Pues así es, en mi caso me encuentro con expedientes que reúnen un concurso de enemigos de la cobranza. Los más habituales:
– La poca formación del/la responsable de la gestión, unido a la nula posibilidad de visitar al cliente cuando el asunto lo requiere.
– Inexistencia de sistema pro-activo. Unas veces notifican el impago al cliente de una manera y otras de otra, depende de como les de en cada momento. Lo mismo ocurre con el texto de la notificación, si es por escrito. Reclaman con cierta insistencia al principio, pero al cabo de un par de meses «se mete en un cajón».
– El tiempo que transcurre desde el impago hasta que se entrega a la agencia de cobros, que es muchas veces escandaloso, más cuando insistes al cliente de la importancia de este hecho en cada visita que le haces.
Hola, quisiera sabe en qeu area de la empresa ubicar el CREDIT MANAGER, ya que se sugiere no este ni en Comercial ni en Finanzas. Qué experiencia se ha tenido con esa ubicación? Es conveniente que sea en las areas técnicas o de producción?*
En respuesta a la consulta de Simónides, la mejor opción es que el Credit Manager tenga dependencia directa de Dirección General. En caso de que esto no sea posible, el Credit manager puede estar ubicado en el Departamento de Customer Service. En cualquier caso si hubiera que escoger entre Finanzas o Comercial, siempre es mejor optar con estar ubicado en Finanzas.
Le has dado de lleno al tema,por desgracia he sufrido y tengo que admitir que casi todo lo que comentas me ha ocurrido, ya sabes «del perder aprender». Creo que soy nefasto para resolver los impagos de mis deudores.
Alguien me puede informar sobre las agencias de recobro, son fiables, funcionan??. Creo que puede ser mi solución.