Define tu política de riesgos y regula a nivel operativo la gestión del riesgo comercial

La estrategia de riesgos es la espina dorsal de la gestión del riesgo comercial de una empresa. No obstante la estrategia de riesgos sólo marca las grandes líneas de actuación en materia de riesgos comerciales. Como los trazados superiores pueden adolecer de vaguedad e imprecisión a la hora de regular las actividades del departamento de créditos, también es preciso determinar a un nivel operativo las funciones de crédito en la empresa.

 

Por este motivo una vez definida la estrategia de riesgos de la compañía es conveniente –siguiendo las líneas marcadas por la estrategia– establecer las políticas de crédito que han de interpretar dicha estrategia en una normativa concreta y de fácil comprensión para todos los empleados.

Si la estrategia de riesgos es la columna vertebral de la gestión del crédito de clientes, las políticas de crédito y cobranza son el esqueleto que permite transmitir y aplicar de forma práctica los fundamentos teóricos de la estrategia.

Una política de empresa es la forma como quiere la compañía que se haga las cosas en lo relativo al crédito de clientes, los criterios que se van a utilizar para tomar decisiones así como los objetivos de crédito que se han de alcanzar cuantificados en cifras. Las políticas de créditos sirven para facilitar que los empleados tengan una pauta de trabajo para conseguir los mejores resultados en la gestión del crédito comercial.

La política empresarial puede incluso ser la inexistencia de una política: «la política de la empresa es dejar libertad de actuación a sus empleados». También puede ser una política muy simple que se transmite verbalmente, una política construida a plazos por medio de memorándums, o una política muy completa escrita en un tomo enciclopédico.

Por consiguiente las políticas de crédito y cobro son una serie de directivas dictadas por la dirección de la empresa; estas normas han sido diseñadas con la colaboración activa del departamento de credit management y generalmente con la implicación del departamento comercial. Estas directrices han de presentarse por escrito y materializarse en un decálogo. Este decálogo debe indicar lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer con relación a la concesión de créditos. ( Así como en la gestión del riesgo de clientes).

Los objetivos de crédito se refieren al volumen de saldos de clientes que la compañía tiene previsto mantener en su balance, los créditos dudosos, los impagados y los incobrables que deben venir expresados en importes pero también en porcentajes y ratios; estos objetivos deben ser fijados para períodos mensuales y anuales.

El volumen de saldos de clientes

El volumen total de los saldos de clientes viene determinado por dos factores:

  • El período medio de cobro de la empresa o lo dicho de otro modo el período medio durante el cual permanecen las cuentas de clientes en el balance pendientes de cobro.
  • El volumen total de ventas a crédito.

Las políticas de crédito y cobranza actúan directamente sobre el período medio de cobro ya que regulan los plazos de cobro, controlan el cumplimiento de los mismos por parte de los clientes y gestionan el cobro de las facturas vencidas. La medida del PMC (período medio de cobro) depende de la rigurosidad de las políticas de crédito y cobro, puesto que una política restrictiva disminuye el PMC y una política flexible lo incrementa.

No obstante las políticas también actúan sobre el volumen total de ventas, puesto que las políticas de crédito inciden directamente en las decisiones de crédito de la empresa. Las políticas reglamentan las condiciones de crédito que va a aplicar la compañía para conceder pagos aplazados a sus clientes, por lo que influyen directamente en el volumen total de las ventas; unas políticas restrictivas disminuyen las ventas y unas liberales las aumentan.

Por consiguiente las políticas de crédito y cobranza inciden sobre ambos factores clave que afectan el volumen de recursos invertidos en cuentas de clientes: el PMC y el volumen de ventas.

La calidad del riesgo

La calidad del riesgo de clientes viene determinada por la política de créditos de la compañía, puesto que cuanto más rigurosa sea dicha política, más bajo será el riesgo de clientes. Una política de créditos restrictiva eliminará a los clientes de alto riesgo así como los de riesgo medio-alto, dejando únicamente a los clientes de bajo riesgo, consiguientemente la calidad del riesgo será óptima.
Por el contrario una política flexible permitirá entrar en riesgo con clientes de solvencia dudosa y de elevado riesgo, por lo que la calidad total del riesgo será mala.

Las ventajas que supone tener una política de créditos definida

  • Es la mejor forma de reconocer la presencia del credit management en la empresa y de sentar las bases para una cultura de créditos a clientes
  • La política da autoridad y potestad al credit manager y le sirve de apoyo en sus funciones profesionales
  • Permite clarificar a los comerciales –y a todos los empleados que tengan relación con los clientes– cuales son las normas para el crédito comercial
  • Evita los conflictos entre comercial y finanzas
  • Es el manual de instrucciones para todo el personal y facilita la formación de los nuevos empleados
  • En caso de ausencia temporal del credit manager los empleados tienen una normativa a seguir que les ofrece soluciones a las situaciones de crédito
  • En el caso que el credit manager se jubile o se marche de la empresa las disfunciones que se puedan producir serán mínimas
  • Evita las actuaciones arbitrarias y las decisiones subjetivas
  • Elimina las condiciones especiales que se suelen conceder a algunos clientes privilegiados o por amiguismo con el jefe de ventas
  • Crea un consenso en la forma de tratar las operaciones comerciales

Las características principales de las políticas de crédito y cobranza

  • La política de créditos de una empresa ha de ser totalmente coherente con la política comercial y compatible con los recursos financieros que dispone la compañía.
  • Una política de créditos restrictiva no es compatible con una política comercial que quiere aumentar las ventas a corto plazo, y una política de créditos liberal es incompatible cuando la empresa carece de recursos financieros y su crédito bancario es limitado.
  • Ha de ser fácilmente comprensible por todo el mundo y explicar claramente los términos técnicos para que sean inteligibles para todo el personal
  • Ha de haber sido fruto de un consenso entre todos los departamentos implicados en el crédito comercial
  • Ha de ser de obligado cumplimiento para todo el mundo
  • Otra característica importante es que la política de créditos debe ser determinante pero sin llegar a ser dogmática y ha de dejar un margen suficiente para la interpretación inteligente ya que es imposible que una política de créditos y cobros –por completa que esta sea– regule todas las situaciones en el ámbito del crédito que se puedan dar en una empresa.

Una excesiva rigidez en la directiva de créditos puede ser contraproducente y resta eficacia al departamento de créditos que se ve coartado por unas normas demasiado estrictas.
Por consiguiente se ha de dejar cierta margen de elasticidad en la normativa de forma que el credit manager pueda tomar decisiones específicas ante situaciones poco habituales.

Hay que evitar la excesiva burocratización en la aplicación de la política de créditos, puesto que si las reglas se convierten en un corsé para las actividades comerciales de la empresa, la política de créditos ejercerá un efecto negativo en lugar de aportar beneficios a la empresa.

Los cometidos de las políticas de crédito y cobro

Las políticas de crédito y cobro tienen como principales cometidos:

  • Establecer las directrices de la función de créditos
  • Marcar los objetivos mensuales y anuales en relación con el crédito a clientes (PMC, ratios, indicadores, nivel de dudosos, impagados, fallidos)
  • Definir el organigrama del departamento de créditos y determinar la responsabilidad y autoridad de cada uno de sus empleados
  • Determinar como se tratarán los litigios y conflictos comerciales que bloquean el cobro de facturas vencidas y como actuará el departamento de créditos para resolver estas disputas con los clientes.
  • Redactar los procedimientos detallados para la concesión y control de los créditos y la gestión de cobros.
  • Precisar la forma como se han de medir los resultados cuantitativos y cualitativos y el tipo de «reporting» que se implantará.

Los objetivos de la política de créditos y cobros

Una premisa básica en el credit management es que el control y seguimiento de los riesgos comerciales en curso deben ser constantes. Una demora en la detección del incumplimiento de las obligaciones de los deudores puede conducir a que cuando se quiera recuperar el impagado, la solvencia del deudor ya esté demasiado deteriorada y le sea imposible pagar.

Las políticas de crédito permiten hacer la detección temprana de cualquier posible contingencia. Este es un factor clave en el credit management, ya que una situación de riesgo detectada a tiempo permite anticiparse al siniestro o por lo menos minimizarlo.
Las políticas de crédito y cobranza protegen la inversión de la empresa en cuentas de clientes y evitarán descuidos en la detección de problemas de solvencia.

Los objetivos principales de la política de créditos y cobros son:

  • Seleccionar mediante una adecuada información los clientes de la empresa, discriminando negativamente a los insolventes
  • Minimizar los riesgos de las operaciones comerciales asegurando la solvencia actual y futura de los clientes
  • Mejorar cualitativamente las ventas a crédito garantizando el cobro de todas las operaciones mercantiles
  • Maximizar la rentabilidad económica obtenida por las ventas
  • Conseguir que todas las ventas se realicen según las condiciones establecidas por la empresa
  • Recuperar lo antes posible la inversión en el realizable concretamente en cuentas de clientes
  • Optimizar los flujos de cobro y generar liquidez para la tesorería al transformar las cuentas a cobrar en dinero líquido.
  • Cuantificar y controlar las líneas de crédito y límites de riesgo
  • Reducir el período medio de cobro de la empresa al ratio más bajo que sea posible
  • Realizar el seguimiento de los créditos concedidos y controlar posibles desviaciones
  • Supervisar las cuentas de clientes a cobrar y detectar prematuramente cualquier retraso
  • Controlar y recuperar los impagados minimizando el volumen de créditos incobrables
  • Determinar las responsabilidades y los niveles de autoridad de cada empleado del departamento de créditos y en particular la responsabilidad y autoridad del credit manager
  • Señalar quienes son los responsables de hacer cada tarea relacionada con el crédito comercial dentro de la empresa

Pere Brachfield, director de estudios de la PMCM y profesor de EAE Business School