En muchas ocasiones la empresa conoce la existencia de una gran masa de cuentas vencidas de clientes pendientes de cobro que le está provocando una auténtica crisis de tesorería, pero las causas del problema a menudo no son detectadas correctamente.
Las causas que provocan los problemas de cobro son muy variadas y de distintos orígenes. Los motivos de impago más habituales –entre otros muchos– suelen ser:
- el deudor tiene problemas financieros crónicos
- la tesorería del deudor está pasando una crisis transitoria de liquidez
- el deudor está jugando al «cash management» con el dinero del proveedor
- la existencia de un litigio comercial entre vendedor y comprador
- existe una verdadera ineptitud administrativa por parte del cliente para hacer frente a sus pagos
- el deudor pasa por una situación de insolvencia transitoria por verse a su vez afectado por impagados o por una suspensión de pagos
- el deudor esta preparando un procedimiento concursal
- el cliente es un moroso profesional
Muchas veces el proveedor también tiene la culpa de los retrasos en cobrar
No obstante además de todas estas causas, y dejando aparte los problemas de solvencia, liquidez y administración que puedan tener los clientes, no hay que olvidar que uno de los factores que provocan la mayor parte de los retrasos en el pago comerciales es la falta de calidad en la gestión empresarial del propio proveedor.
Según un estudio europeo reciente entre el 20 y el 50% de los problemas de cobro de las empresas son debidos a bloqueos en el abono de las facturas ordenados por clientes descontentos que retienen el pago como consecuencia a los fallos que ha tenido el proveedor en la calidad, en el servicio o en la gestión.
Esta gran masa de saldos de clientes pendientes de cobro viene originada por errores que el proveedor comete en la recogida del pedido, en el suministro de la mercancía, la logística, la administración de ventas, la facturación, la falta de un abono etc.
Muchos de estos litigios comerciales no son solucionados enseguida por la propia empresa ni se gestiona adecuadamente el incidente y por este motivo no se cobra nunca la factura.
Tampoco hay que olvidar que las deficiencias de calidad o servicio o cualquier error en la facturación favorecen al morosillo habitual, que utiliza cualquier defecto o equivocación por insignificantes que sean, como pretexto para demorar el pago o no efectuarlo nunca. De esta forma cualquier pequeño fallo sirve de excusa a los malos pagadores para no cumplir con sus obligaciones ya que alegan que no pagan porque existe una incidencia que debe solucionar el acreedor. Se da entonces la triste circunstancia que los proveedores están facilitando gratuitamente a los deudores los argumentos para no pagar.
Los morosos intencionales
Otra gran causa de los impagados es la intencionalidad del deudor, es decir la falta de voluntad del cliente de pagar puntualmente sus facturas. En un informe reciente elaborado por la Comisión Europea y publicado en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas y como resultado de una amplia encuesta realizada entre empresas en Europa, se citó como una de las causas principales de todos los pagos morosos en las ventas a la intencionalidad del deudor.
En estos casos el cliente retiene el pago de las facturas como medio para conseguir una financiación externa gratuita.
El cliente acaba pagando la factura pero lo hace con mucha posterioridad al vencimiento acordado en la operación de compraventa.
Muchas veces el acreedor no sabe gestionar los cobros
Y la que seguramente es otra gran causa de los cobros demorados se encuentra en el seno la propia empresa acreedora. Esta causa consiste en la inexistencia de una gestión de riesgos apropiada por parte de la empresa acreedora así como la falta de medios y de personal especializado en la gestión de créditos y cobros. Por lo tanto uno de los motivos por los cuales las empresas no cobran a tiempo de sus clientes es que no existen dentro de la propia empresa unos procedimientos adecuados para el control, seguimiento y cobro de los saldos de clientes.
Partiendo del principio de que los clientes nunca tienen prisa en pagar y que estadísticamente más de la mitad de las facturas son pagadas con retraso, es tarea del proveedor perseguir el cobro e insistir ante el cliente para que haga el pago dentro del plazo acordado.
Por desgracia no existe un código ético de comportamiento de pagos entre las empresas, y los deudores intencionales sólo pagan dentro de los plazos convenidos a aquellos acreedores que están reclamando el cobro de forma activa y sistemática. En cambio los acreedores que se muestran pasivos suelen recibir el pago con un importante retraso.
Una buena gestión pro-activa de cobros asegura que los saldos de clientes son ingresados a tiempo en tesorería y evita que los clientes impuntuales, informales o que quieren jugar a ganar intereses financieros a costa de los proveedores abonen puntualmente sus facturas.
Pere Brachfield, director de estudios de la PMCM y profesor de EAE Business School