Toda operación comercial a crédito implica un riesgo de impago hasta que la empresa acreedora ha cobrado íntegramente la totalidad del importe de la operación.
Por lo tanto una empresa que haya realizado un volumen importante de transacciones comerciales a crédito tiene una parte muy importante de su activo circulante constituida por créditos a clientes pendientes de cobro. Esta masa del realizable (cuentas por cobrar) constituye para muchas empresas su inversión más valiosa, puesto que supone en promedio el 30% del activo total. No obstante en algunos negocios de servicios las partidas de clientes y cuentas a cobrar pueden ir desde el 70% al 95 % de su activo total.
El riesgo que supone dichas cuentas de clientes supone para muchos una incertidumbre de cobro difícil de asumir, por lo que para protegerse de los posibles impagos o retrasos en el cobro, se pueden tomar una serie de medidas que servirán para garantizar el cobro de las operaciones comerciales a crédito.
No obstante las empresas pueden disminuir considerablemente los retrasos en el cobro de sus facturas, así como evitar las pérdidas ocasionadas por fallidos y morosos si adoptan una serie de medidas de fácil implementación en el seno de sus organizaciones. Estas medidas son la organización de un buen sistema de gestión de cobro, la reclamación temprana de saldos vencidos y buenos procedimientos de recobro de impagados.
1.1. El cobro puntual es la clave de la rentabilidad de todo negocio
El ciclo de maduración
La rentabilidad de todo negocio depende en gran medida de la duración del ciclo de maduración del dinero, es decir del tiempo que transcurre entre que el dinero sale de la empresa hasta que vuelve.
El ciclo de maduración es el plazo que transcurre desde que el empresario compra las materias primas, las transforma, las almacena, las vende y finalmente hasta que consigue cobrar del cliente.
Por consiguiente la rentabilidad que obtiene el empresario se ve muy influida por el plazo que pasa entre que el proveedor compra las materias primas para fabricar sus productos –o si no es una empresa manufacturera cuando adquiere los productos ya acabados que comercializa– hasta que ingresa los cobros de sus clientes. Por este motivo las empresas intentan que el ciclo de maduración sea lo más corto posible con el fin de reducir sus necesidades de fianciación.
El ciclo de maduración comprende cinco fases importantes:
- Fase de aprovisionamiento, que es el tiempo que permanecen las materias primas en el almacén
- Fase de fabricación, que es el tiempo que tardan en fabricarse los productos
- Fase de comercialización y distribución, que es el tiempo que se tarda en vender los productos terminados
- Fase de pago a proveedores, que es el tiempo que se tarda en pagar a los proveedores
- Fase de cobro a clientes, que es el tiempo que se tarda en cobrar de los clientes.
Durante las cuatro primeras fases del período de maduración las empresas han de realizar importantes inversiones en compras de materias primas, componentes, pago de salarios, gastos de producción, gastos de comercialización y publicidad entre otros.
El cobro la etapa más importante
La quinta fase supone para la empresa recuperar las inversiones y realizar los beneficios, por lo tanto la fase de cobro a clientes es clave para poder cerrar el ciclo de maduración. La desventaja que tiene esta fase es que al ser la última deberá pagar los platos rotos de las etapas anteriores, ya que se encontrará con todas las incidencias acumuladas de las etapas anteriores.
De todas las fases del ciclo únicamente el resultado de esta quinta fase queda reflejado en la cuenta de resultados de la empresa.
El objetivo de toda empresa es acelerar al máximo la entrada de los cobros y para ello debe adoptar los procedimientos que optimicen los flujos de cobro y a su vez aumentar la liquidez y mejorar su tesorería, reduciendo los gastos financieros y las necesidades de financiación de los recursos invertidos en clientes.
La liquidez como elemento vital
Todas las empresas necesitan liquidez como el cuerpo humano necesita la sangre que corre por venas y arterias para poder seguir vivo y funcionar.
Los impagados son como retenciones del precioso líquido vital que perjudican la salud de todo el organismo, y siguiendo el símil, los incobrables son hemorragias que deben ser cortadas para evitar que el cuerpo se llegue a desangrar.
Por estos motivos es necesario que los flujos de cobro funcionen bien y que las empresas obtengan liquidez constante para su buena marcha.
1.2. los problemas que ocasionan los impagados
La importancia de la dimensión de la empresa
Antes que nada es importante señalar que una empresa se resiente más por culpa de los impagados cuanto más pequeña es. Las empresas grandes tienen suficientes recursos financieros para afrontar los impagados, pero para una empresa pequeña un solo impagado importante puede suponer entrar en una situación de crisis.
Esto se pudo comprobar en los estudios realizados por la UE sobre las consecuencias de la morosidad se comprobó que las Pymes son las más perjudicadas. Asimismo se detectó que el 25% de los quebrantos empresariales de las Pymes –quiebras, suspensiones o cierres de empresas– son provocados por problemas de cobro.
El margen de contribución de las ventas
Otro factor a tener en cuenta con relación al impacto de los impagados en las empresas es el margen bruto que proporcionan las ventas de sus productos, puesto que cuanto menor es dicho margen más peligrosos son los impagados y fallidos.
Un buen margen sobre ventas permite compensar los impagados y fallidos puesto que haciendo unas cuantas operaciones se absorben las pérdidas. En cambio los márgenes reducidos hacen que una serie de impagados supongan el sacrificio de muchas ventas y pongan en peligro los beneficios de la empresa.
Consecuencias de los impagados en la estructura financiera
Además de una pérdida de liquidez para la tesorería de la empresa, los impagados también provocan los siguientes problemas:
- Un aumento del activo circulante al incrementarse las partidas de clientes con las cuentas vencidas e impagadas
- Un incremento desproporcionado de la masa patrimonial del realizable
- Un incremento del pasivo a corto con coste para financiar las cuentas de clientes vencidas y no cobradas
- Un desequilibrio financiero y de la estructura del balance
- Una imagen financiera negativa en los análisis de estados financieros
- Un aumento de los costes financieros derivados de las necesidades de financiación de las cuentas impagadas.
- Costes financieros adicionales por coste de saldos compensatorios exigidos por los bancos
- Una disminución de los márgenes de beneficios
- Un descenso de la rentabilidad
- Unas pérdidas por fallidos e incobrables
- Gastos que provocan los impagados
- Gastos bancarios de devolución de efectos
- Gastos administrativos para la gestión de los impagados
- Gastos en recogida de información financiera sobre clientes
- Gastos en empresas de recobro
- Gastos de gestión de cobro, desplazamientos, teléfono, correo, personal
- Deterioro de la imagen ante las entidades bancarias
- Los impagados perjudican a las empresas frente a sus entidades bancarias, puesto que las entidades financieras prestan una especial atención a los clientes que sufren muchas devoluciones y les exigen mayores garantías o les reducen su capacidad de crédito. Los bancos reaccionan con cautela ante un cliente que presenta un índice elevado de impagados ya que los consideran de alto riesgo por lo que pueden revisar las líneas de descuento.
Aumento de los riesgos
Es un principio del «Credit Management» que el nivel del riesgo comercial aumenta en proporción al plazo de cobro, por lo que los retrasos en el pago de los deudores incrementan el riesgo, deterioran la calidad del realizable y aumentan las posibilidades de fallidos e incobrables.
El contagio del problema
El acreedor que sufre la morosidad repercutirá en sus propios acreedores el problema intentando aplazar sus pagos con el resultado de una reacción en cadena y el establecimiento de un círculo vicioso que acaba con una degradación general de las costumbres de pago.
Otras consecuencias de los impagados
Desmotivación del equipo de ventas
Crean mal clima y tensiones dentro de la empresa
Falsean las estadísticas de facturación con las ventas que no se cobran
Aumento de los precios al repercutir en los buenos clientes el coste de los impagados
Contribuyen al incremento de la inflación con la subida de precios que acaba pagando el consumidor final