El laberinto digital del empresario: cuando el Veri*factu se confunde con la factura electrónica B2B
Los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) junto con el reporte digital Veri*factu y la factura electrónica B2B son conceptos de gran actualidad, pero que los empresarios españoles siguen confundiendo. Aclarando un malentendido generalizado: los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) certificados y el reporte digital Veri*factu no son equivalentes a la factura electrónica, aunque están vinculados.
La causa subyacente es que el Estado Español pretende controlar en tiempo real la facturación de todos los agentes económicos que operan en España. Es necesario incidir, que el Ejecutivo tiene varios objetivos normativos en relación con la facturación de empresas y profesionales, que se han materializado en dos leyes distintas: la primera es la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (Ley antifraude) que se puede leer en: https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2021-11473 , y la segunda, la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece) que se puede leer en: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2022-15818. Vale la pena señalar, que dos de los objetivos que persigue la Ley 11/2021 son, por un lado, prohibir el uso de sistemas informáticos de facturación denominados de doble uso que permitan la ocultación de ventas y por otro, sancionar con elevadas multas a los desarrolladores, distribuidores y usuarios de estos softwares.
En realidad, la Ley 11/2021 se debe a que el Ministerio de Hacienda comprobó que en España existen sistemas informáticos de facturación que, mediante utilidades digitales diseñadas específicamente para la evasión o defraudación tributaria, que permiten la ocultación de la verdadera realidad económica y tributaria de sus usuarios, que omiten, suprimen y alteran los datos reales de las ventas de las empresas y comercios, ocultando o adicionando datos ficticios. En estos casos los sistemas informáticos de facturación a menudo integran módulos o utilidades creados por sus productores con esta finalidad específica. En otros casos, los sistemas informáticos de facturación presentan vulnerabilidades que permiten, a otras personas o al propio interesado, la incorporación de otros programas denominados parches de tipo Phantomware o Zapper, entre otros, tendentes a permitir la sustitución de los datos reales de facturación por otros datos de facturación alterados como revela el informe de la OCDE “Supresión electrónica de ventas, una amenaza para los ingresos fiscales” que se puede leer en este enlace:https://www.oecd.org/es/publications/2013/02/electronic-sales-suppression_f668c17b.html.
Estos hechos determinaron que la Administración tributaria española, en línea con las recomendaciones efectuadas desde instituciones internacionales como la OCDE y la Unión Europea, mediante la Ley 11/2021 y su desarrollo reglamentario hayan implantado una normativa estricta y medidas de control y seguridad específicas para la facturación de las empresas y comercios para dificultar el fraude, luchar contra la economía sumergida derivada del uso de software de supresión de ventas y facilitar la comprobación de unos datos que, por su naturaleza, son volátiles, duplicables, y fácilmente manipulables de formas muy difíciles de detectar. Merece la pena subrayar que esta normativa y su desarrollo reglamentario ya está en vigor, pero por diversos motivos se ha aplazado la obligatoriedad para las empresas de tener instalados y en funcionamiento los softwares certificados por el desarrollador del programa de facturación hasta el uno enero de 2026 para los contribuyentes del impuesto sobre sociedades y hasta el uno julio de 2026 para el resto de los contribuyentes (en particular para los que tributan por el IRPF).
Merece la pena subrayar, que en lo que respecta a la Ley 11/2021, su desarrollo reglamentario se materializó mediante el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, que se encuentra en el enlace del BOE: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2023-24840 y la estandarización de formatos de los registros de facturación. El Reglamento tiene como objetivo regular la forma en que los sistemas informáticos de facturación deben cumplir con los principios legales de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Además, el Reglamento quiere conseguir que todas las operaciones que se realicen se graben en el sistema informático de manera segura, no manipulable, accesible y con una estructura y formato estándares para facilitar la legibilidad de los registros, el análisis automatizado y la simultánea remisión a la Administración tributaria.
Una de las medidas de este Reglamento es obligar –a partir de 2026– a todas las empresas, comerciantes, autónomos y profesionales a utilizar un sistema informático de facturación (SIF) que no permita ocultar ingresos; es decir que el software de facturación no pueda llevar dos registros independientes de facturas –el oficial que se presenta a Hacienda y el real (o de la caja B) para el propietario del negocio– que faciliten la disminución fraudulenta de la facturación de los negocios y por ende de la tributación.
Otra de las medidas del citado Reglamento es que el software de facturación lleve incorporado un sistema de reporte digital de los registros de facturación en tiempo real para enviar el registro de alta de cada factura o tique a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), denominado de forma poco afortunada por la AEAT como Veri*factu. Es muy posible que, en el futuro a medio plazo, Hacienda obligará a las empresas, autónomos y profesionales al suministro de los registros de facturación simultáneamente con la emisión de las facturas de manera que en el futuro todos los agentes económicos estarán obligados a realizar un reporte fiscal de los registros de facturación a la AEAT, y en particular, los contribuyentes que no están obligados al Suministro Inmediato de Información (SII). Es necesario incidir, que, de momento, el reporte fiscal en tiempo real de los registros de facturación tendrá carácter de voluntario para los contribuyentes.
En otro orden de cosas, uno de los objetivos de la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, fue introducir el artículo 2 bis, en la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, que impone a los proveedores de bienes y servicios la facturación electrónica obligatoria en las operaciones B2B, como se puede leer en este enlace https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-22440. Asimismo, y de forma simultánea al envío de la factura electrónica al cliente, el emisor de la factura deberá enviar una copia idéntica en formato UBL al repositorio de facturas de la AEAT con el objetivo de que ésta pueda controlar el plazo de pago efectivo de las facturas. En la actualidad estamos a la espera de la publicación en el BOE del Reglamento de desarrollo de la citada ley.
Otro punto es que en la actualidad se ha producido un gran embrollo normativo provocado por la coincidencia de varias normas estatales, leyes de derecho foral en el País Vasco y Navarra y además normas de derecho derivado de la Unión Europea que convergen en la facturación de empresas, autónomos y profesionales. Además, ha contribuido a la confusión el hecho de que en el futuro se va a obligar a los agentes económicos que hagan operaciones B2B a emitir y recibir facturas electrónicas en las operaciones comerciales con otras empresas o profesionales.
Esta maraña normativa ha sido agravada por las demoras injustificadas e injustificables que el Ejecutivo mantiene desde hace tiempo en la aprobación de los desarrollos reglamentarios de las leyes y en la aprobación de las órdenes ministeriales necesarias para el desarrollo y aplicación de las normas. En particular, es inquietante el retraso del Gobierno en aprobar el Reglamento de la factura electrónica en las operaciones B2B. La peor confusión se ha generado por el solapamiento entre el proyecto de Reglamento de facturación electrónica obligatoria entre empresas y profesionales con el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los programas informáticos de facturación, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, más conocido coloquialmente como Reglamento Veri*factu.
Una de las dudas más frecuentes que tienen en este momento las empresas, es si el próximo 1 de enero de 2026, cuando todas las sociedades que utilicen un sistema informático de facturación deban cumplir con el Real Decreto 1007/2023 (Reglamento que establece los requisitos de los programas informáticos de emisión de facturas; es decir, que sus softwares de facturación este debidamente certificados por el desarrollador el programa para evitar sanciones de la AEAT que pueden llegar a los 50.000 euros) los emisores de facturas que sean sociedades también estarán obligados a enviar el registro de alta de cada factura o tique que emitan a la AEAT; es decir, hacer el reporte digital de todos los registros; dicho de otro modo, esto es lo que se conoce coloquialmente como sistema Veri*factu.
La respuesta a esta duda es que ni las empresas que sean personas jurídicas, ni los empresarios, comerciantes y profesionales (personas físicas) estarán obligados a enviar de manera automática todos los registros de alta de sus facturas y tiques a AEAT; sino que bastará con que el emisor de las facturas tenga un sistema de facturación que cumplan con los requisitos del Real Decreto 1007/2023 y que, en caso de requerimiento de la Agencia Tributaria, puedan conectarse con ella para enviar los datos solicitados. No obstante, los expedidores de facturas que voluntariamente quieran compartir sus registros de facturación con la AEAT podrán beneficiarse de ciertas ventajas fiscales.
Por lo que se refiere a la futura obligación de que empresas, autónomos y profesionales facturen de forma electrónica cuando sus compradores sean empresas o profesionales –obligación que emana de la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas– de momento se mantiene congelada la aplicación de la norma, puesto que es necesaria la aprobación de su desarrollo reglamentario y posteriormente de la orden ministerial que desarrollará los aspectos tecnológicos de la facturación electrónica. La previsión es que la factura electrónica B2B sea obligatoria partir de 2027.
La formación sobre el Reglamento SIF Veri*factu impartida por el Aula de formación Brachfield Credit & Risk Consultants
El próximo 1 de enero de 2026, todas las sociedades que utilicen un sistema informático de facturación (SIF) deberán cumplir con el Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento que establece los requisitos de los programas informáticos de emisión de facturas y la estandarización de los registros de facturación.
No obstante, a menos de tres meses desde la fecha máxima en la que las empresas deben cumplir con el citado Reglamento, existe confusión y hay muchas dudas sobre las obligaciones que habrá que cumplir y de si Veri*factu será obligatorio.
En consecuencia, es necesario que las empresas estén informadas de la normativa y que cumplan con el Reglamento antes del 1 de enero para evitar sanciones de la AEAT que pueden llegar a los 50.000 euros.
Por tanto, una de las formaciones imprescindibles este año es un curso sobre el Reglamento SIF Veri*factu que afecta a las empresas, autónomos y profesionales.
Asimismo, esta formación incluye en su programa la futura obligación para todos los empresarios y autónomos que tendrán que expedir y recibir facturas electrónicas en las operaciones B2B y cumplir con nuevas obligaciones tributarias. Está previsto que la facturación electrónica obligatoria entre en vigor en 2027.
Estamos a disposición de ampliar información sobre esta formación, así como de facilitar las posibilidades de llevarla a cabo por videoconferencia o presencial.
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Autor del artículo: Pere Brachfield, abogado colegiado en el Ilustre Colegio de la Abogacía de Barcelona, ICAB.
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