Las señales de alerta que avisan que un cliente se volverá moroso

Cómo detectar que un cliente se convertirá en moroso a corto plazo

Uno de los puntos clave en la gestión de cobros es anticiparse a los problemas antes de tenerlos encima. Una empresa puede establecer ciertos mecanismos de alarma que le avisarán con antelación en caso de que un cliente empiece a mostrar signos de transformarse en un moroso o que predicen una situación de insolvencia definitiva. De esta forma se podrá evitar que la situación se deteriore más de la inevitable y se podrá empezar a actuar enseguida tomando aquellas medidas para paliar o solucionar el problema.

Los deudores pocas veces son sinceros y explican a sus acreedores las verdaderas causas de su problema –suelen asegurar que es un problema puntual y pasajero y nunca admiten que se va a convertir en moroso–  por lo que el acreedor deberá ser un buen “detective” y por medio de las pistas que descubra, podrá averiguar lo que sucede en realidad.  Los morosos en muchos casos adoptan la estrategia del salto hacia delante y continúan comprando a crédito a pesar de haber entrado en una crisis financiera importante sin importarle las consecuencias de sus actos –o sea aumentar la deuda con sus acreedores– o optan por la estrategia del “avestruz” que es meter la cabeza en el agujero y esperar pasivamente a que la situación se arregle por si sola sin hacer nada para solucionar la crisis.

Algunos morosos profesionales son especialistas en presentarse como empresarios solventes y buenos pagadores, mostrando a sus proveedores la cara de un probo y virtuoso Doctor Jekyll; pero una vez que han conseguido un crédito del proveedor, se transforman en el pérfido y dañino Mr. Hyde. Estos defraudadores actúan con alevosía, escondiendo su lado oscuro y enseñando su cara de Doctor Jekyll hasta que consiguen enganchar una buena suma de dinero de sus proveedores. Una vez que tienen bien cogido al desprevenido acreedor es cuando adoptan su lado de Mr. Hyde.

La ventaja que tiene el acreedor es que en muy pocos casos las situaciones de morosidad de alto riesgo surgen de un día para el otro, sino que previamente la crisis ha pasado por una fase de gestación que puede ser detectada mediante la recogida y análisis de ciertas informaciones e indicadores. Por lo general el moroso suele emitir una serie de señales que presagian los futuros impagados y es responsabilidad del acreedor detectarlas a tiempo y establecer las oportunas conjeturas.

 

La reacción ante las primeras señales de alerta

Un quebranto empresarial o la insolvencia total de un deudor empiezan a revelarse con un retraso en la reposición de unos pagos, con un primer impagado o con una solicitud por parte del cliente de aplazar algún pago con vencimiento en el mes de agosto hasta septiembre. Todos estos hechos son aparentemente inofensivos, y en principio no despiertan las sospechas del acreedor, sobre todo cuando se trata de clientes antiguos y de confianza (que dicho sea de paso son los pueden causar los mayores perjuicios económicos).

Por lo tanto, toda incidencia de cobro debe ser revisada y averiguar cuál es el origen real del problema y la situación del deudor moroso, ya que con esta medida precautoria se evitarán muchos perjuicios económicos.

 

Sólo los fraudes son muy difíciles de detectar

Hay que tener en cuenta que sólo los profesionales de la estafa dejan a deber importes millonarios a sus acreedores de forma súbita, imprevisible, sin mostrar previamente algún indicio o manifestar un deterioro progresivo de su capacidad de pago; afortunadamente estas situaciones no son frecuentes. Estos casos no son genuinos problemas de morosidad, sino situaciones de fraude premeditado y acostumbran no tener solución una vez que se han producido (no se recuperan nunca los importes adeudados). La única protección para estos casos es detectar a tiempo la jugada y no conceder crédito comercial a los defraudadores. Esto se consigue mediante políticas y procedimientos de análisis del riesgo, solicitando informes investigados y comprobando la verdadera identidad del comprador.

 

Las acciones previas antes de gestionar un impago

Una vez detectada la señal de alarma hay que:

  1. Averiguar el motivo real del impago
  2. Documentar la deuda reuniendo documentos mercantiles para demostrar la existencia de la misma y su cuantía
  3. Comprobar la situación jurídica del deudor moroso
  4. Renovar el conocimiento de su situación financiera, solvencia, liquidez, moralidad, y cumplimiento de sus obligaciones
  5. Averiguar si tiene créditos impagados con otros acreedores
  6. Tomar medidas para disminuir el riesgo con el deudor moroso como reducir su límite de riesgo y el plazo de pago de sus facturas
  7. Obtener documentos para reforzar la posición jurídica del acreedor y sus garantías de cobro como reconocimientos de deudas y pagarés
  8. Comprobar que el deudor no esté preparando un concurso de acreedores

 

Las informaciones sobre futuros percances

A través de ciertas informaciones periódicas, la empresa puede establecer los procedimientos para detectar las señales de alerta procedentes de unos indicadores debidamente determinados. Un acreedor debe utilizar en cada caso el proceso de reclamación más adecuado, por lo que la información es un elemento esencial para poder decidir qué alternativa se va a seguir para conseguir la recuperación de los impagados.

Las informaciones que el sistema de control debe recoger provienen de dos fuentes distintas:

  • Informaciones internas

Son aquellos datos que el acreedor puede obtener mediante la observación y análisis del comportamiento de pagos del deudor, sus actuaciones en las últimas semanas y la evolución de la cuenta del cliente. También son indicadores muy importantes las solicitudes del deudor al área comercial y la opinión de los vendedores que tratan personalmente con él.

  • Informaciones externas

Son aquellos datos que el acreedor debe obtener de empresas especializadas en información comercial, entidades bancarias, compañías de seguros de crédito, noticias aparecidas en los medios de información, datos existentes en ficheros de morosidad, así como todas las informaciones relevantes que figuren en el registro mercantil. Una excelente fuente de información son las opiniones y experiencias de otros proveedores o acreedores y de cualquier incidencia que pueda tener un cliente con otro suministrador. Igualmente, el acreedor debe estar alerta ante cualquier noticia respecto a demandas judiciales o reclamaciones de pago de otros acreedores. El análisis de los estados financieros y cuentas de resultados –son datos públicos provenientes del depósito anual de cuentas– pueden servir para conocer la liquidez, solvencia y endeudamiento de un deudor y comprobar su capacidad de seguir afrontando los pagos. Cualquier rumor que circule sobre una posible insolvencia de un cliente también debe ser verificado, puesto que en muchas ocasiones los rumores son ciertos.

 

Las señales de alarma a controlar

El departamento de riesgos de las empresas debe estar especialmente alerta ante ciertas señales de alarma que pueden significar una crisis latente del deudor o pronostican un problema grave de morosidad. Una postura vigilante puede ahorrar a una empresa muchos millones y aunque no es intención de este curso sembrar la desconfianza no hay que olvidar aquel sabio refrán que dice “más vale prevenir que curar”. Asimismo, un buen detector y analista de las situaciones de riesgo es el empleado que hace las gestiones de cobro. Un gestor de cobros experimentado sólo necesita un par de contactos con el interlocutor para saber a que tipología de deudor pertenece y cuáles son sus verdaderas intenciones. Por esta razón la opinión de los responsables del cobro es muy valiosa y siempre debe ser recogida en los informes.

 

Las señales más habituales que habrá que detectar son:

  • Un rápido aumento de las ratios de impagados, incidencias, saldos vencidos, o haber excedido los límites de riesgos

Un indicador que deberá comprobarse son los incrementos en las ratios de impagados, incidencias, saldos vencidos atrasados y antigüedad de deuda que pueda presentar un deudor. También es una señal de alarma haber sobrepasado el límite de riesgo establecido, ya que este límite indica el importe máximo que el acreedor está dispuesto a arriesgar con un deudor.

Cualquier aumento anormal de la ratio de impagados sobre vencimientos, de la ratio de saldos vencidos y atrasados sobre el saldo total, o de la ratio de incidencias de pago sobre facturación es una señal de alerta que avisa de un deterioro progresivo de la capacidad de pagos del cliente y de un empeoramiento de sus hábitos de pago, lo que puede ser el indicador de una crisis en evolución. Ante estos hechos el proveedor deberá adoptar las medidas precautorias convenientes.

  • La primera devolución o el retraso en la reposición de fondos

Cuando se produce la primera incidencia de cobro es necesario investigar las causas reales del impago. Es importante averiguar si se trata de un impagado provocado por una falta de liquidez transitoria de la tesorería del cliente –que es el motivo que siempre alegan los deudores–, a una mala gestión administrativa o es una situación de crisis de su estructura financiera que empieza a emerger. Ante esta situación es conveniente plantearse la renovación de los informes sobre el cliente afectado y comprobar el estado de su salud financiera. En todo caso, aunque el cliente haya cancelado el impagado, es imprescindible no perderlo de vista y realizar un seguimiento de su comportamiento de pagos en el futuro. En cualquier caso, la reacción del proveedor ante cualquier incidencia en el cobro de una factura debe ser dinámica y ágil, poniéndose inmediatamente en contacto con el cliente y transmitiéndole una imagen de profesionalidad y eficacia. Esta respuesta rápida servirá para hacer ver al cliente que la empresa proveedora no pasa por alto los impagados y evitará que el comprador se acostumbre a demorar el cumplimiento de sus pagos.

  • Los impagos continuados

Si el deudor no paga al vencimiento de la factura y vuelve a impagar de forma recurrente, y cuando la situación se repite varias veces, es un síntoma inequívoco que su estructura financiera está en crisis y que el fondo de maniobra del cliente es insuficiente para el buen funcionamiento de su negocio. En estos casos puede tratarse de un cliente con un serio problema financiero y que se encuentra en una situación de insolvencia técnica o incluso puede ser el principio de un siniestro empresarial.

Ante este tipo de casos es prudente renovar la información disponible de la empresa deudora, y obtener un informe económico-financiero completo de su situación, así como averiguar si está impagando a otros acreedores. Es imprescindible revisar su límite de crédito y si es conveniente cancelarlo provisionalmente.

  • La solicitud por parte del cliente de cambios en las condiciones de pago

Cuando el cliente pide un plazo de pago más dilatado del concedido por el proveedor o solicita un cambio en sus condiciones de pago, es importante averiguar si se trata de un problema transitorio o definitivo de disponibilidad de fondos.  También hay que indagar si es debido a que sus propios clientes le han alargado a su vez los plazos de pago y lo que el deudor pretende es repercutir directamente el aplazamiento en sus proveedores.

En los casos que un moroso solicite un mayor aplazamiento de sus plazos de pago de forma provisional, es necesario recordar que este tipo de concesiones temporales suelen convertirse en definitivas. Por lo tanto, no es conveniente otorgar mayores plazos a un cliente con carácter provisional, ya que, posteriormente, aunque el moroso solucione sus problemas de liquidez, es muy difícil volver a las condiciones de pago anteriores a la crisis.

Asimismo, el ceder a las peticiones de un moroso en estas cuestiones, es dejar la puerta abierta para una nueva solicitud de mayores plazos de pago en el futuro. Las concesiones de mayores plazos de cobro a los clientes es una política equivocada y representa un peligro para el proveedor, que puede ver con el paso del tiempo desviados sus plazos medios de cobro de forma espectacular.

  • Las peticiones continuas de renovaciones y aplazamientos

Los deudores que fuera de las circunstancias habituales –vacaciones de agosto, fechas navideñas– solicitan repetidamente renovaciones de efectos o aplazamientos de vencimientos han de ponerse de inmediato en cuarentena, puesto que estas peticiones suelen ser debidas a serios problemas de liquidez y a la falta de financiación bancaria a corto, muy malos síntomas ya que presagian una futura insolvencia.

  • El deudor ofrece renovar la deuda mediante entrega de pagarés o letras con vencimientos muy tardíos

En estos casos el deudor moroso puede estar preparando un concurso de acreedores y pretende ganar tiempo y quitarse de encima la presión de los acreedores hasta la presentación del expediente concursal. En muchos casos incluso tiene la desfachatez de solicitar al acreedor que le siga haciendo suministros a crédito ya que según él ha garantizado la deuda con documentos cambiarios.

  • Un deudor moroso tiene problemas comerciales con sus clientes

Cuando un cliente del proveedor pierde a uno de sus principales clientes por motivos comerciales. En este caso se deben tomar precauciones, ya que el cliente afectado por el problema se verá ante una crisis de liquidez que le impedirá en el futuro atender correctamente los pagos a los proveedores. En estos casos se debe revisar el riesgo disponible del cliente afectado y estudiar la posibilidad de congelar provisionalmente las ventas a crédito, al menos hasta tener mayor información sobre la situación financiera del cliente.

  • Afectación en situaciones concursales

Cuando la empresa analizada haya sido recientemente víctima de un concurso de acreedores, o sea que figure como acreedora en un proceso concursal, hay que comprobar que la “enganchada” en créditos incobrables que ha sufrido no le vaya a provocar una situación financiera grave. Lo mismo cuando la deudora se ve afectada por una quiebra de un cliente importante. El acreedor debe tomar inmediatamente medidas ya que seguramente se encontrará con que su deudor va a tener serias dificultades financieras que incluso le pueden llevar a una situación concursal como mecanismo de defensa.

  • Incremento del endeudamiento del cliente y aparición de cargas crediticias patrimoniales

El cliente moroso que se ve obligado a endeudarse con entidades bancarias y a hipotecar sus inmuebles experimenta una fuerte disminución de solvencia, además de aumentar sus cargas financieras. La necesidad apremiante de liquidez puede ser un síntoma de fracaso empresarial que intenta paliarse con aportaciones de fondos para cubrir provisionalmente las necesidades financieras, pero que a medio plazo puede significar un percance empresarial.

  • Cambios en el Objeto Social de la empresa

La empresa presenta un mayor riesgo de impago si cambia su actividad social o incorpora nuevas actividades en el objeto social (por ejemplo, antes se dedicaba a la venta de inmuebles y ahora ha añadido la distribución de artículos de cosmética).

  • Cambios de ubicación de la empresa

Los cambios de ubicación no son buena señal. Además, hay que valorar si el cambio de ubicación de las instalaciones es para mejorar la capacidad productiva de la empresa o es para reducir los costes fijos. En efecto, una mudanza a unas instalaciones más pequeñas puede debida a graves problemas financieros. El cambio también puede ser provocado por el impago de los alquileres. Para comprobar si el deudor tiene arrendamientos impagados se puede consultar el Fichero de Inquilinos Morosos Ibérica, S.L, que contiene información sobre alquileres impagados, tanto de personas físicas como jurídicas.

  • Cambios recientes de accionariado o propietarios

Los cambios de propietarios deben ser motivo de comprobación con el fin de valorar el riesgo que supone dicho cambio en la actividad de la empresa. Otro punto es verificar que no se haya vendido la empresa, pero sin haber efectuado el cambio de administrador y de socios en el Registro Mercantil; en este caso se puede sospechar un posible fraude.

  • Reducción del número de empleados

Las empresas están reduciendo de forma continuada su plantilla o la ha reducido drásticamente en el último año presentan un elevado riesgo de insolvencia.

  • Disminución del volumen de negocio

Un cliente presenta mayor riesgo de impago si hay un descenso brusco de su facturación de un ejercicio a otro. La evolución negativa de la facturación debe ser motivo de alerta a menos que esté justificado por la crisis económica o por motivos de mercado.

  • Aparición de información negativa en Internet

Una simple búsqueda en Google del deudor moroso, tanto de la sociedad mercantil (por denominación social y NIF) como de los socios y administradores, nos puede proporcionar mucha información de forma rápida y gratuita. En ocasiones se pueden detectar fácilmente a defraudadores o morosos profesionales gracias a la web.

Asimismo, existen decenas de webs que facilitan información sobre presuntos morosos, pero no tienen carácter oficial y siempre hay que ser prudentes al manejar estos datos ya que no hay garantías de su fiabilidad y actualización.

 

Servicio de recobro de impagados

Nuestra consultora ofrece un servicio de recobro de impagados extrajudicial basado en la negociación directa con el deudor; a lo largo de las negociaciones, el gestor de recobro de impagados llega a un acuerdo de pagos adaptado a la situación financiera del moroso. El estudio previo de la situación económico financiera del deudor y la personalización de las gestiones de recobro de impagados son la clave del éxito.

 

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Autor: Pere BrachfieldÇ
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