La factura electrónica adquiere gran protagonismo

La Unión Europea está impulsando la factura electrónica en todos los ámbitos.

Para el 2019 está prevista la adopción por parte de todos los países de la Unión Europea de un mismo formato de factura electrónica que debe facilitar las transacciones comerciales entre los diferentes países europeos. A partir de abril de 2019 todos los países miembros de la Unión Europea deberán de ser capaces de recibir y procesar las facturas electrónicas, según el estándar europeo correspondiente, en la relación entre las empresas y los organismos públicos.

La Directiva 2014/55/CE sobre facturación electrónica en la contratación pública exige la definición de un estándar común europeo en e-factura tanto en el nivel semántico (la información esencial contenida en la factura) como en la sintaxis (el formato o lenguaje utilizado para transmisión de la factura); con el objetivo de conseguir la unificación y simplificación de la actividad de las empresas e instituciones a la hora de facturar e intercambiar las facturas entre diferentes países.

Hace casi diez años que la Comisión Europea presentó un informe en el que, a la luz de los avances tecnológicos, se pusieron de relieve ciertas dificultades con respecto a la facturación electrónica en el ámbito de las empresas. Uno de los objetivos de la Directiva 2010/45/UE es modificar determinados requisitos relativos a la información que debe figurar en las facturas, con objeto de hacer posible un mejor control del impuesto, tratar de forma más uniforme las entregas o prestaciones transfronterizas y las de ámbito nacional y contribuir a promover la facturación electrónica.

Como consecuencia del objetivo de fomentar la utilización de la facturación electrónica, la Directiva 2010/45/UE cambió la redacción del artículo 217 de la Directiva 2006/112/CE que determinaba lo siguiente: “A efectos del presente capítulo, se entenderá por «transmisión o puesta a disposición por vía electrónica», la transmisión o puesta a disposición del destinatario de datos efectuadas mediante equipos electrónicos de tratamiento (incluida la compresión numérica) y de almacenamiento, y utilizando el teléfono, la radio, los medios ópticos u otros medios electromagnéticos” por este otro redactado: “A efectos de la aplicación de la presente Directiva se entenderá por factura electrónica aquella factura que contiene la información requerida por la presente Directiva y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico”.

La reforma del artículo 217 consigue una sinergia muy favorable con el artículo 218 para promover la facturación electrónica. El artículo 218 no fue objeto de modificación por la Directiva 2010/45/UE ya que su redacción ya era suficientemente favorable para facilitar la factura electrónica como se desprende de su texto: “Artículo 218. A efectos de la presente Directiva, los Estados miembros aceptarán como factura cualquier documento o mensaje en papel o en forma electrónica que cumpla las condiciones determinadas por el presente capítulo”.

Otro de los objetivos, es que, dado que la facturación electrónica puede ayudar a las empresas a reducir costes y ser más competitivas, hay que revisar los requisitos actuales sobre IVA en materia de facturación electrónica con el fin de suprimir las cargas y obstáculos existentes. Además, la Directiva europea procede aplicar el mismo trato a la facturación en papel y a la facturación electrónica y no debe aumentar la carga administrativa sobre la facturación en papel.

La Directiva europea de facturación quiere que las facturas reflejen entregas o prestaciones reales y debe garantizarse por tanto su autenticidad, integridad y legibilidad. Los controles de gestión pueden utilizarse para establecer pistas de auditoría fiables entre las facturas y las entregas o prestaciones, garantizando de esta forma que cada factura (ya sea en papel o en formato electrónico) cumple estos requisitos. Asimismo, la Directiva 2010/45/UE establece que esta forma de garantía puede realizarse mediante controles de gestión que creen una pista de auditoría fiable entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios. Por consiguiente, sin necesidad de utilizar una tecnología o procedimiento técnico determinado. La Directiva resuelve que la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas puede garantizarse también mediante la utilización de determinadas tecnologías existentes, tales como el intercambio electrónico de datos (EDI) y los sistemas avanzados de firma electrónica. No obstante, puesto que existen otras tecnologías, no debe exigirse a los sujetos pasivos la utilización de una tecnología específica de facturación electrónica.

La nueva regulación de la facturación electrónica contenida en la Directiva 2010/45/UE consiguió un tratamiento idéntico a la factura en papel y a la factura electrónica como lo demuestra el cambio de denominación de la Sección 5 que pasó de ser “Transmisión de facturas por vía electrónica” a “Facturas electrónicas y facturas en papel”. Luego, las modificaciones introducidas por la citada Directiva cambiaron el artículo 232 que de su primitiva redacción: “Las facturas expedidas en aplicación de las disposiciones de la Sección 2 podrán ser transmitidas en papel o, a reserva de la aceptación del destinatario, transmitidas o suministradas por vía electrónica” cambió a la actual: “El uso de la factura electrónica estará condicionado a su aceptación por el receptor”.

A continuación, el artículo 235 con la redacción definitiva dada por la Directiva 2010/45/UE precisa que. “Los Estados miembros podrán prever condiciones específicas para la expedición de facturas por medios electrónicos por la entrega de bienes o la prestación de servicios en su territorio, desde un país con el cual no exista ningún instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua que tengan un alcance similar al previsto por la Directiva 2010/24/UE y por el Reglamento (CE) nº 1798/2003”.

Con respecto a la autorización del destinatario de la operación, el texto del artículo 232 con la redacción dada por la Directiva 2010/45/UE dicta lo siguiente: “El uso de la factura electrónica estará condicionado a su aceptación por el receptor”. La necesidad de que el uso de la factura electrónica haya sido aceptado previamente por el destinatario de la misma es lógica, puesto que el destinatario de una factura electrónica debe contar con el soporte informático necesario para garantizar su recepción, legibilidad y procesamiento contable.

Igualmente, después de los cambios introducidos por la Directiva europea de facturación para facilitar la emisión de facturas electrónicas, el artículo 236 especifica que: “En el caso de lotes que incluyan varias facturas electrónicas transmitidas al mismo destinatario o puestas a su disposición, los detalles comunes a las distintas facturas podrán mencionarse una sola vez en la medida en que se tenga acceso para cada factura a la totalidad de la información”.

A su vez, la redacción del actual artículo 233 indica que las competencias de control y los derechos y obligaciones de los sujetos pasivos deben aplicarse en condiciones de igualdad, independientemente de que la empresa que realiza la operación expida sus facturas en papel o por vía electrónica. El antiguo texto del citado artículo previo a la reforma se refería exclusivamente a las facturas transmitidas o suministradas por vía electrónica.

Lo cierto es que la redacción del artículo 233 impone al sujeto pasivo la obligación de garantizar la autenticidad del origen de la factura, la integridad de su contenido y su legibilidad, independientemente de que haya sido emitida en papel o de forma electrónica. Estos requerimientos deberán garantizarse desde el momento de su expedición hasta el final del periodo de conservación. Ahora bien, el citado artículo pauta que esta obligación impuesta al sujeto pasivo podrá ser cumplida sin sujeción a ningún procedimiento o sistema específico. Será cada sujeto pasivo el que determinará libremente la forma en que va a garantizar la autenticidad, la integridad y la legibilidad de las facturas que emita o conserve.

Para mayor información acerca de nuestros cursos facturación, de gestión de impagados, cursos de credit management, formación en administración del crédito, servicios de formación in Company, servicios de consultoría de Credit Management, consúltenos sin compromiso a través de nuestro formulario de contacto: https://perebrachfield.com/contacto/ o llamando al: 93 296 96 61.

 

Autor: Pere Brachfield
Todos los derechos reservados; se prohíbe la reproducción total o parcial de este artículo