Las señales de alarma para detectar deudores morosos.
Otra medida para disminuir las pérdidas por impagos es adoptar una reacción temprana ante las primeras señales de alerta. Una quiebra empresarial o la insolvencia de un deudor empiezan a revelarse con un retraso en la reposición de unos pagos, con un primer impagado o con una solicitud por parte del cliente de aplazar algún pago con vencimiento en el mes de agosto hasta septiembre. Todos estos hechos son aparentemente inofensivos, y en principio no despiertan las sospechas del acreedor, sobre todo cuando se trata de clientes antiguos y de confianza (que dicho sea de paso son los pueden causar los mayores perjuicios económicos). Por lo tanto, todo impagado debe ser revisado y averiguar cuál es el origen real del problema y la situación del deudor, ya que con esta medida precautoria se evitarán muchos perjuicios económicos.
Ahora bien, los fraudes empresariales son más difíciles de detectar. Hay que tener en cuenta que, los profesionales del fraude dejan a deber importes millonarios a sus acreedores de forma súbita, imprevisible y sin mostrar previamente algún indicio, aunque afortunadamente estas situaciones no suelen ocurrir con frecuencia. Estos casos no son genuinos problemas de morosidad sino situaciones de fraude premeditado y acostumbran a no tener remedio una vez se han producido. La única protección para estos casos es detectar a tiempo la jugada y no conceder crédito comercial a los defraudadores. Esto se consigue mediante políticas y procedimientos de análisis del riesgo y solicitando previamente informes comerciales.
En relación con la gestión de los créditos impagados, el acreedor debe realizar algunas acciones previas antes de gestionar un impago. Una vez detectada la señal de alarma hay que hacer varias actuaciones: primero, averiguar el motivo real del impago; segundo, evitar el escaqueo del deudor, documentar la deuda reuniendo documentos para demostrar la existencia de la misma y su cuantía; tercero, ampliar el conocimiento jurídico del deudor; cuarto, conseguir un mayor conocimiento de su situación financiera, solvencia, liquidez, perfil pagador y arraigo; quinto, tomar medidas para disminuir el riesgo de crédito con el deudor; y sexto, obtener documentos cambiarios para la liquidación de la deuda para reforzar la posición jurídica del acreedor y sus garantías de cobro.
Asimismo, a través de ciertas informaciones periódicas, la empresa puede establecer los procedimientos para detectar las señales de alerta procedentes de unos indicadores debidamente determinados. Un acreedor debe utilizar en cada caso el proceso de reclamación más adecuado, por lo que la información es un elemento esencial para poder decidir qué alternativa se va a seguir para conseguir la recuperación de los impagados. Las informaciones que el sistema de control debe recoger provienen de dos fuentes distintas: por un lado, fuentes internas y por otro, fuentes externas. Las informaciones internas, son aquellos datos que el acreedor puede obtener mediante la observación y análisis del comportamiento de pagos del deudor, sus actuaciones en las últimas semanas y la evolución de la cuenta del cliente. También son indicadores muy importantes las solicitudes del deudor al área comercial y la opinión de los vendedores que tratan personalmente con él. Las informaciones externas son aquellos datos que el acreedor debe obtener de empresas especializadas en información comercial, entidades bancarias, compañías de seguros de crédito, noticias aparecidas en los medios de información, datos existentes en ficheros de morosidad, así como todas las informaciones relevantes que figuren en el registro mercantil.
Una excelente fuente de información son las opiniones y experiencias de otros proveedores o acreedores y de cualquier incidencia que pueda tener un cliente con otro suministrador. Igualmente, el acreedor debe estar alerta ante cualquier noticia respecto a demandas judiciales o reclamaciones de pago de otros acreedores. El análisis de los estados financieros y cuentas de resultados –son datos públicos provenientes del depósito anual de cuentas– pueden servir para conocer la liquidez, solvencia y endeudamiento de un deudor y comprobar su capacidad de seguir afrontando los pagos. Cualquier rumor que circule sobre una posible insolvencia de un cliente también debe ser verificada, puesto que en muchas ocasiones los rumores son ciertos.
El departamento de riesgos de las empresas debe estar especialmente alerta ante ciertas señales de alarma que pueden significar una crisis latente del deudor o pronostican un problema grave de morosidad. Una postura vigilante puede ahorrar a una empresa muchos millones y aunque no es intención de este curso sembrar la desconfianza no hay que olvidar aquel sabio refrán que dice “más vale prevenir que curar”. Asimismo, un buen detector y analista de las situaciones de riesgo es el empleado que hace las gestiones de cobro. Un gestor de cobros experimentado sólo necesita un par de contactos con el interlocutor para saber a qué tipología de deudor pertenece y cuáles son sus verdaderas intenciones. Por esta razón la opinión de los responsables del cobro es muy valiosa y siempre debe ser recogida en los informes.
Las señales más habituales que habrá que detectar son: primero, un rápido aumento de las ratios de impagados, incidencias, saldos vencidos, o haber excedido los límites de riesgos. Un indicador que deberá comprobarse son los incrementos en las ratios de impagados, incidencias, saldos vencidos atrasados y antigüedad de deuda que pueda presentar un deudor.
También es una señal de alarma haber sobrepasado el límite de riesgo establecido, ya que este límite indica el importe máximo que el acreedor está dispuesto a arriesgar con un deudor. Cualquier aumento anormal de la ratio de impagados sobre vencimientos, de la ratio de saldos vencidos y atrasados sobre el saldo total, o de la ratio de incidencias de pago sobre facturación es una señal de alerta que avisa de un deterioro progresivo de la capacidad de pagos del cliente y de un empeoramiento de sus hábitos de pago, lo que puede ser el indicador de una crisis en evolución. Ante estos hechos el proveedor deberá adoptar las medidas precautorias convenientes.
Segundo, la primera devolución o el retraso en la reposición de fondos; cuando se produce la primera incidencia de cobro es necesario investigar las causas reales del impago. Es importante averiguar si se trata de un impagado provocado por una falta de liquidez transitoria de la tesorería del cliente –que es el motivo que siempre alegan los deudores–, a una mala gestión administrativa o es una situación de crisis de su estructura financiera que empieza a emerger. Ante esta situación es conveniente plantearse la renovación de los informes sobre el cliente afectado y comprobar el estado de su salud financiera. En todo caso, aunque el cliente haya cancelado el impagado, es imprescindible no perderlo de vista y realizar un seguimiento de su comportamiento de pagos en el futuro. En cualquier caso, la reacción del proveedor ante cualquier incidencia en el cobro de una factura debe ser dinámica y ágil, poniéndose inmediatamente en contacto con el cliente y transmitiéndole una imagen de profesionalidad y eficacia. Esta respuesta rápida servirá para hacer ver al cliente que la empresa proveedora no pasa por alto los impagados y evitará que el comprador se acostumbre a demorar el cumplimiento de sus pagos.
Tercero, las devoluciones de efectos o los impagos continuados de facturas; si la cliente impaga una vez, y luego vuelve a impagar, y cuando esta situación se repite varias veces, esto es un síntoma inequívoco cuya estructura financiera está en crisis y que el fondo de maniobra del cliente es insuficiente para el buen funcionamiento de su negocio. En estos casos puede tratarse de un cliente con un serio problema financiero y que se encuentra en una situación de insolvencia técnica o incluso puede ser el principio de un siniestro empresarial. Ante este tipo de casos es prudente renovar la información disponible de la empresa deudora, y obtener un informe económico-financiero completo de su situación, así como averiguar si está impagando a otros acreedores. Es imprescindible revisar su límite de crédito y si es conveniente cancelarlo provisionalmente.
Cuarto, la solicitud por parte del cliente de cambios en las condiciones de pago; cuando el cliente pide un plazo de pago más dilatado del concedido por el proveedor o solicita un cambio en sus condiciones de pago, es importante averiguar si se trata de un problema transitorio o definitivo de disponibilidad de fondos. También hay que indagar si es debido a que sus propios clientes le han alargado a su vez los plazos de pago y lo que el deudor pretende es repercutir directamente el aplazamiento en sus proveedores. En los casos que un cliente solicite un mayor aplazamiento de sus plazos de pago de forma provisional, es necesario recordar que este tipo de concesiones temporales suelen convertirse en definitivas. Por lo tanto, no es conveniente otorgar mayores plazos a un cliente con carácter provisional, ya que posteriormente, aunque el cliente solucione sus problemas de liquidez, es muy difícil volver a las condiciones de pago anteriores a la crisis. Asimismo, el ceder a las peticiones de un cliente en estas cuestiones, es dejar la puerta abierta para una nueva solicitud de mayores plazos de pago en el futuro. Las concesiones de mayores plazos de cobro a los clientes es una política equivocada y representa un peligro para el proveedor, que puede ver con el paso del tiempo desviados sus plazos medios de cobro de forma espectacular.
Quinto, las peticiones continuas de renovaciones, moratorias y aplazamientos; los deudores que fuera de las circunstancias habituales –vacaciones de agosto, fechas navideñas– solicitan repetidamente renovaciones de efectos o aplazamientos de vencimientos han de ponerse de inmediato en cuarentena, puesto que estas peticiones suelen ser debidas a serios problemas de liquidez y a la falta de financiación bancaria a corto, muy malos síntomas ya que presagian una futura insolvencia.
Y sexto, el deudor ofrece renovar la deuda mediante entrega de pagarés o letras con vencimientos muy tardíos. En estos casos el deudor puede estar preparando un concurso de acreedores y pretende ganar tiempo y quitarse de encima la presión de los acreedores hasta la presentación del expediente concursal. En muchos casos incluso tiene la desfachatez de solicitar al acreedor que le siga haciendo suministros a crédito ya que según él ha garantizado la deuda con documentos cambiarios.
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Autor: Pere Brachfield, abogado colegiado en el Ilustre Colegio de la Abogacía de Barcelona, ICAB.
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