Los enemigos del cobro.
Los principales enemigos del cobro se encuentran dentro de las empresas; algunos ejemplos:
- La actitud negativa ante los impagados
- Descontrol y desorganización en el seno de la empresa
- Falta de calidad interna
- Falta de documentación y cobertura jurídica
- Desconocimiento y falta de información de la situación real deudor
- Paso del tiempo (envejecimiento de la deuda)
- La actitud negativa ante los impagados
En muchas empresas la actitud corporativa negativa que se ha adoptado hacia los impagados es el principal enemigo del cobro.
En las empresas existen diferentes actitudes negativas cuando se presentan los impagados; en primer lugar tenemos a los empresarios que piensan: “no me voy a rebajar a pedirles que me paguen el dinero que me deben”.
En segundo lugar están las empresas que piensan: “si les reclamamos el pago de esta factura, se van a enfadar y seguro que cambiarán de proveedor, de modo que no sólo no cobraremos nunca, sino que además perderemos al cliente”.
En tercer lugar están los que opinan: “esto de ir a reclamar los pagos es algo superior a mis fuerzas, lo mejor es que nos olvidemos del asunto”.
En cuarto lugar hay empresas que creen: “estamos intentando entrar en este mercado, si empezamos a apremiar a los clientes para que paguen, nos vamos a crear una mala reputación y no nos van a comprar”.
En quinto lugar tenemos a los empresarios que se echan la culpa de los impagados pero no buscan soluciones: “la culpa fue mía por fiarme de ellos, me engañaron a base de bien, ahora no hay nada que hacer”, “tenía que haberme dado cuenta que eran unos morosos, pero ahora ya es tarde para hacer algo”.
También existen actitudes negativas basadas en falsas creencias que desafortunadamente se han generalizado como:
–“En España si alguien no quiere pagar, no paga y no se puede hacer nada”
–“En este país los morosos se salen con la suya en el 99% de los casos”
–“Por mucho que se intente no se puede hacer nada contra la morosidad, es una consecuencia inevitable si se vende a crédito”
- Descontrol y desorganización.
La falta de control de riesgo en la selección de la clientela y en las ventas efectuadas favorece el aumento de la morosidad.
El control de los nuevos clientes, la existencia de normas en la concesión de los créditos comerciales y el seguimiento los riesgos de crédito comercial son básicos para evitar los impagados.
Para conocer a fondo el control de los riesgos de crédito de clientes es recomendable la consulta del libro “Cómo Vender a Crédito y Cobrar sin Contratiempos” de Ediciones Gestión 2000.
Las empresas que no controlan adecuadamente sus saldos vencidos verán como aumenta progresivamente la masa de impagados.
Las deudas deben ser controladas rigurosamente y cualquier retraso debe ser gestionado inmediatamente.
La falta de organización provoca que nadie se haga responsable de la gestión temprana de los impagados, lo que provoca un envejecimiento de la deuda y un fuerte aumento de la tasa de fallidos.
Las empresas desorganizadas sufrirán índices de morosidad mucho más elevados ya que la mala gestión interna es un excelente abono para los impagados.
Asimismo la falta de organización interna es aprovechada por los deudores para argumentar que hay incidencias, en particular cuando perciben una falta de comunicación entre los distintas áreas de la empresa proveedora, por ejemplo entre el departamento comercial y el de créditos.
- Falta de calidad interna.
La calidad interviene en el buen funcionamiento de todos los niveles de la empresa, y en el cobro es un factor muy importante de la empresa.
En muchas ocasiones los impagados no están provocados por la intencionalidad del cliente o por un problema de liquidez, sino que su origen se encuentra en la existencia de una incidencia que ha provocado el bloqueo del pago por parte del comprador. La falta de pago es la forma que tiene el cliente para manifestar su descontento ante un mal servicio por parte del proveedor.
- Las incidencias más habituales son de tipo:
Comercial: confusión en la referencia solicitada, problemas de precio, error en las bonificaciones, error al determinar las necesidades del cliente, las características del producto no responden a las expectativas del comprador, características inadecuadas de la mercancía.
Técnico: problema de calidad, de funcionamiento, del servicio postventa.
Logístico: retraso en la entrega, mercancía equivocada, envío a lugar equivocado, mercancía no solicitada, embalajes defectuosos.
Administrativo: error en la factura (precios, falta de referencias, datos incorrectos) un abono pendiente de elaborar, error en la contabilización de pagos, error en el envío de la factura, error en la domiciliación bancaria, error en el plazo de pago.
Por otra parte, entre un 20 y un 70% de todas las incidencias de cobro son provocadas por la falta de calidad interna del proveedor. Cuando las empresas no están orientadas al cliente y todos los departamentos no siguen el principio de que: “lo más importante es hacer bien el trabajo” y no dan la calidad que espera el cliente, aparecen todo tipo de errores; son precisamente estos fallos los que generan las situaciones de impago.
Si el litigio es cierto, el proveedor debe resolver inmediatamente el problema para poder exigir luego al cliente el pago rápido de la factura. Hay que tener en cuenta que una rápida respuesta por parte del proveedor es la mejor baza para cobrar enseguida, puesto que cuanto mayor tiempo transcurre, más difícil será convencer al deudor a cumplir con su obligación de pago, ya que éste no se sentirá moralmente obligado a realizar el abono de la factura.
Vale la pena decir que la falta de calidad proporciona excusas a los malos pagadores, que utilizan cualquier incidencia por insignificante que sea, como pretexto para demorar el pago o para no efectuarlo nunca. Así pues el proveedor que trabaja mal está facilitando gratuitamente a sus deudores los mejores argumentos para no pagar.
- Falta de documentación y cobertura jurídica
En los negocios, no basta con tener razón; hay que demostrarlo mediante documentos que acrediten la existencia de la deuda y la obligación de pago por parte del cliente, como son contratos, presupuestos conformados por el cliente, pedidos, albaranes, y facturas firmadas.
En el momento que se presenta un problema de cobro el primer paso ha de ser siempre documentar la existencia del débito para poder posteriormente iniciar la reclamación del impagado. Aunque el acreedor tenga todo el derecho del mundo para cobrar, esto en la práctica no es suficiente ya que deberá demostrar la existencia de este derecho de crédito.
Sin embargo, en numerosas ocasiones el acreedor no puede demostrar documentalmente la existencia de la deuda, y el deudor se puede librar del pago ante la falta de documentación acreditativa.
No hay que olvidar que una de las estrategias habituales de los morosos profesionales es negar la existencia de la deuda o manifestar su desacuerdo con el importe reclamado.
Si el proveedor no dispone de la suficiente documentación para poder demostrar la existencia del débito y de su origen, va a serle muy difícil negociar el cobro por la vía amistosa con el moroso, y todavía le resultará más complicado emprender acciones judiciales, al carecer de documentos que acreditan la existencia de la deuda y su cuantía.
- Desconocimiento y falta de información de la situación real deudor
Muchos acreedores acostumbran a negociar con sus deudores sin tener un conocimiento de la verdadera situación económico-financiera del moroso. Esto es, se fían de la palabra del deudor, cuando éste afirma que es insolvente, o de que está pasando por una fase transitoria de iliquidez.
En muchos casos los deudores mienten como bellacos y engañan al acreedor sobre su situación económica, pretendiendo carecer de activos para hacer frente a sus deudas, cuando tienen un patrimonio más que suficiente para poder pagar sus débitos.
Antes de iniciar las gestiones recuperatorias de un crédito impagado con un nuevo deudor es necesario hacer un cuidadoso estudio sobre el mismo para conocer el riesgo de incobrabilidad que pueda representar para el acreedor.
El conocimiento del deudor no sólo ha de abarcar una investigación de su patrimonio actual, sino que además ha de incluir el estudio de su actividad empresarial; es decir qué productos fabrica o comercializa, cuáles son las características de su negocio, que problemas tiene habitualmente y cuáles son los riesgos de su negocio. Todo ello permite evaluar las posibilidades de recuperación de la deuda a corto y medio plazo.
- Por otra parte, los estudios estadísticos realizados revelan las siguientes probabilidades de cobro en función al tiempo transcurrido (envejecimiento de la deuda), para iniciar las gestiones recuperatorias contando desde el día en que se produjo el impago:
| Tiempo transcurrido desde impago | Probabilidades de cobro en % |
| Entre 1 y 30 días | 98% |
| Entre 30 y 60 días | 94% |
| Entre 60 y 90 días | 85% |
| Entre 90 y 120 días | 74% |
| Entre 120 y 150 días | 65% |
| Entre 150 y 180 días | 58% |
| Entre 180 y 270 días | 43% |
| Pasados 360 días | 27% |
| Pasados 720 días | 14% |
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Por Cristina Vert – estudios sobre la morosidad