La detección temprana de los impagados.
Uno de los puntos clave en la gestión de cobros es anticiparse a los problemas antes de tenerlos encima. Una empresa puede establecer ciertos mecanismos de alarma que le avisarán con antelación en caso de que un cliente empiece a mostrar signos de transformarse en un mal pagador o que predicen una situación de insolvencia definitiva.
Los deudores, pocas veces son sinceros y explican a sus acreedores las verdaderas causas de su problema –suelen asegurar que es un problema puntual y pasajero– por lo que el acreedor deberá ser un buen “detective” y por medio de las pistas que descubra, podrá averiguar lo que sucede en realidad.
Los morosos en muchos casos adoptan la estrategia del salto hacia delante y continúan comprando a crédito a pesar de haber entrado en una crisis financiera significativa sin importarles las consecuencias de sus actos, o sea aumentar la deuda con sus acreedores.
La ventaja que tiene el acreedor es que en muy pocos casos las situaciones de morosidad de alto riesgo surgen de un día para el otro, sino que previamente la crisis ha pasado por una fase de gestación que puede ser detectada mediante la recogida y análisis de ciertas informaciones e indicadores.
La reacción ante las primeras señales de alerta
Un quebranto empresarial o la insolvencia total de un deudor empiezan a revelarse con un retraso en la reposición de unos pagos, con un primer impagado o con una solicitud por parte del cliente de aplazar algún pago con vencimiento en el mes de agosto hasta septiembre. Todos estos hechos son aparentemente inofensivos, y en principio no despiertan las sospechas del acreedor, sobre todo cuando se trata de clientes antiguos y de confianza.
Por lo tanto, toda incidencia de cobro debe ser revisada y averiguar cuál es el origen real del problema y la situación del deudor, ya que con esta medida precautoria se evitarán muchos perjuicios económicos.
Los profesionales del fraude no avisan
Hay que tener en cuenta que sólo los profesionales del fraude dejan a deber importes millonarios a sus acreedores de forma súbita, imprevisible y sin mostrar previamente algún indicio, aunque afortunadamente estas situaciones no suelen ocurrir con frecuencia. Estos casos no son genuinos problemas de morosidad sino situaciones de fraude premeditado y acostumbran a no tener remedio una vez se han producido. La única protección para estos casos es detectar a tiempo la jugada y no conceder crédito comercial a los defraudadores. Esto se consigue mediante políticas y procedimientos de análisis del riesgo y solicitando previamente informes comerciales.
Las informaciones sobre futuros percances
A través de ciertas informaciones periódicas, la empresa puede establecer los procedimientos para detectar las señales de alerta procedentes de unos indicadores debidamente determinados.
Un acreedor debe utilizar en cada caso el proceso de reclamación más adecuado, por lo que la información es un elemento esencial para poder decidir que alternativa se va a seguir para conseguir la recuperación de los impagados.
Las informaciones que el sistema de control debe recoger provienen de dos fuentes distintas:
- informaciones internas
Son aquellos datos que el acreedor puede obtener mediante la observación y análisis del comportamiento de pagos del deudor, sus actuaciones en las últimas semanas y la evolución de la cuenta del cliente. También son indicadores muy importantes las solicitudes del deudor al área comercial y la opinión de los vendedores que tratan personalmente con él.
- Informaciones externas
Son aquellos datos que el acreedor debe obtener de empresas especializadas en información comercial, entidades bancarias, compañías de seguros de crédito, noticias aparecidas en los medios de información, datos existentes en ficheros de morosidad así como todas las informaciones relevantes que figuren en el registro mercantil.
Las señales de alarma a controlar
El departamento de riesgos de las empresas debe estar especialmente alerta ante ciertas señales de alarma que pueden significar una crisis latente del deudor o pronostican un problema grave de morosidad. Hay que hacer caso al refrán: “más vale prevenir que curar”.
- Algunas de las medidas preventivas en la primera devolución o el retraso en la reposición de fondos.
- reducir significativamente el límite de riesgo
- seguir vendiéndole únicamente al contado rabioso
- solicitar al cliente algún tipo de garantía como puede ser un aval bancario
- iniciar un procedimiento de reclamación resolutivo.
- Las devoluciones o impagados continuados
Si el cliente impaga, y vuelve a impagar, y cuando la situación se repite varias veces, es un síntoma inequívoco de que su estructura financiera está en crisis y que el fondo de maniobra del cliente es insuficiente para el buen funcionamiento de su negocio.
En estos casos puede tratarse de un cliente con un serio problema financiero y que se encuentra en una situación de insolvencia técnica o incluso puede ser el principio de un siniestro empresarial.
Ante este tipo de casos es prudente renovar la información disponible de la empresa deudora, y obtener un informe económico-financiero completo de su situación. Es imprescindible revisar su límite de crédito y si es conveniente cancelarlo provisionalmente.
- Cuando el cliente pide cambios en las condiciones de pago
Cuando el cliente pide un plazo de pago más dilatado del concedido por el proveedor o solicita un cambio en sus condiciones de pago, es importante averiguar si se trata de un problema transitorio o definitivo de disponibilidad de fondos. También hay que indagar si es debido a que sus propios clientes le han alargado a su vez los plazos de pago y lo que el deudor pretende es repercutir directamente el aplazamiento en sus proveedores.
- Las peticiones continuas de renovaciones y aplazamientos
Los deudores que fuera de las circunstancias habituales –vacaciones de agosto, fechas navideñas– solicitan repetidamente renovaciones de efectos o aplazamientos de vencimientos han de ponerse de inmediato en cuarentena, puesto que estas peticiones suelen ser debidas a serios problemas de liquidez y a la falta de financiación bancaria a corto. O sea, muy malos síntomas ya que presagian una futura insolvencia.
- El deudor ofrece renovar la deuda mediante entrega de pagarés o letras con vencimientos muy tardíos
En estos casos el deudor puede estar preparando una suspensión de pagos y pretende ganar tiempo y quitarse de encima la presión de los acreedores hasta la presentación del expediente concursal.
- Un deudor tiene problemas con sus clientes
Cuando un cliente del proveedor pierde a uno de sus principales clientes por motivos comerciales, o bien queda afectado por una suspensión de pagos o una quiebra de un cliente importante, el proveedor debe tomar inmediatamente medidas. Esto se debe a que seguramente se encontrará con que su cliente va a tener serias dificultades financieras que incluso le pueden llevar a una situación concursal como mecanismo de defensa.
En cualquier caso se deben tomar precauciones, ya que el cliente afectado por el problema se verá ante una crisis de liquidez que le impedirá en el futuro atender correctamente los pagos a los proveedores.
- Incremento del endeudamiento del cliente y aparición de cargas crediticias patrimoniales
El cliente que se ve obligado a endeudarse con entidades bancarias y a hipotecar sus inmuebles experimenta una fuerte disminución de solvencia, además de aumentar sus cargas financieras. La necesidad apremiante de liquidez puede ser un síntoma de fracaso empresarial que intenta paliarse con aportaciones de fondos para cubrir provisionalmente las necesidades financieras, pero que a medio plazo puede significar un percance empresarial.
- El deudor admite abiertamente que tiene un problema pero asegura que ya tiene la solución
Otra situación que se puede dar es que el deudor tenga la sangre fría de reconocer ante sus acreedores que está pasando un problema de insolvencia transitoria pero promete pagar en poco tiempo ya que ha encontrado una solución definitiva. La imaginación de los morosos en estos casos es muy fértil, ya que generalmente aseguran que van a realizar una operación comercial muy rentable o que va a entrar un nuevo socio capitalista con una abundante aportación de recursos.
El profesor Pere Brachfield tiene publicados 29 libros. Sus conocimientos son impartidos en escuelas de negocio, universidades así como en empresas de todo el territorio nacional y en otros países.
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Autora: Cristina Vert – estudios sobre la morosidad
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