En el competitivo mundo empresarial, la gestión de cobros y el manejo de impagos son aspectos cruciales para la salud financiera de cualquier empresa. En este artículo, exploraremos a fondo cómo adoptar una mentalidad detectivesca, al estilo del legendario Sherlock Holmes, para desentrañar las complejidades detrás de un impago y tomar decisiones estratégicas que protejan los intereses de los proveedores. Cuando se produce la primera incidencia de cobro es necesario investigar las causas reales del impago. Es importante averiguar si se trata de un impagado provocado por una falta de liquidez transitoria de la tesorería del cliente –que es el motivo que siempre alegan los deudores–, a una mala gestión administrativa o es una situación de crisis de su estructura financiera que empieza a emerger. Ante esta situación es conveniente plantearse la renovación de los informes comerciales sobre el cliente afectado y comprobar el estado de su salud financiera. En todo caso, aunque el cliente haya cancelado el impagado, es imprescindible no perderlo de vista y realizar un seguimiento de su comportamiento de pagos en el futuro. En cualquier caso, la reacción del proveedor ante cualquier incidencia en el cobro de una factura debe ser dinámica y ágil, poniéndose inmediatamente en contacto con el cliente y transmitiéndole una imagen de profesionalidad y eficacia. Esta respuesta rápida servirá para hacer ver al cliente que la empresa proveedora no pasa por alto los impagados y evitará que el comprador se acostumbre a demorar el cumplimiento de sus pagos.
El retraso recurrente en los pagos es un indicador claro de problemas financieros subyacentes. Este patrón de comportamiento puede ser el primer síntoma de una posible insolvencia y debe tomarse muy en serio. Además, las solicitudes de plazos de pago más largos o cambios en las condiciones de pago pueden ser indicios de dificultades financieras más profundas. Es esencial para los proveedores estar atentos a estas señales de alerta temprana y tomar medidas proactivas para proteger sus intereses financieros. Si bien es importante ser firme en la gestión de cobros, también es necesario ser flexible en ciertas circunstancias. Sin embargo, conceder plazos de pago más largos o cambios en las condiciones de pago debe hacerse con precaución. Las concesiones temporales pueden convertirse rápidamente en permanentes, lo que puede afectar negativamente la salud financiera del proveedor. Es crucial establecer límites claros y estar preparado para negociar de manera efectiva para proteger los intereses de la empresa.
Hay ciertos indicadores que indican problemas financieros graves y que no pueden pasarse por alto. Las solicitudes repetidas de aplazamientos, el ofrecimiento de pagarés con vencimientos tardíos o la pérdida de clientes clave son señales claras de que algo está mal. En tales casos, los proveedores deben tomar medidas rápidas y decisivas para proteger sus intereses financieros y evitar ser arrastrados por la espiral del incumplimiento de pago. Ante la posibilidad de impagos, es fundamental que los proveedores implementen estrategias efectivas para mitigar el riesgo. Esto puede incluir la revisión periódica de los límites de crédito, la diversificación de la cartera de clientes y la negociación de garantías adicionales. Además, mantener una comunicación abierta y transparente con los clientes puede ayudar a anticipar problemas potenciales y abordarlos de manera proactiva.
Los deudores pocas veces son sinceros y explican a sus acreedores las verdaderas causas de su problema –suelen asegurar que es un problema puntual y pasajero– por lo que el acreedor deberá ser un buen “detective” y por medio de las pistas que descubra, podrá averiguar lo que sucede en realidad. Los morosos en muchos casos adoptan la estrategia del salto hacia delante y continúan comprando a crédito a pesar de haber entrado en una crisis financiera importante sin importarle las consecuencias de sus actos –o sea aumentar la deuda con sus acreedores– optan por la estrategia del “avestruz” que es meter la cabeza en el agujero y esperar pasivamente a que la situación se arregle por si sola sin hacer nada para solucionar la crisis. Algunos morosos son especialistas en presentarse como empresarios solventes y buenos pagadores, mostrando a sus proveedores la cara de un probo y virtuoso Doctor Jekyll; pero una vez que han conseguido un crédito del proveedor, se transforman en el pérfido y dañino Mr. Hyde. Estos defraudadores actúan con alevosía, escondiendo su lado oscuro y enseñando su cara de Doctor Jekyll hasta que consiguen enganchar una buena suma de dinero de sus proveedores. Una vez que tienen bien cogido al desprevenido acreedor es cuando adoptan su lado de Mr. Hyde.
La ventaja que tiene el acreedor es que en muy pocos casos las situaciones de morosidad de alto riesgo surgen de un día para el otro, sino que previamente la crisis ha pasado por una fase de gestación que puede ser detectada mediante la recogida y análisis de ciertas informaciones e indicadores. Por lo general el moroso suele emitir una serie de señales que presagian los futuros impagados y es responsabilidad del acreedor detectarlas a tiempo y establecer las oportunas conjeturas. Una situación de quiebra empresarial o la insolvencia de un deudor empiezan a revelarse con un retraso en la reposición de unos pagos, con un primer impagado o con una solicitud por parte del cliente de aplazar algún pago con vencimiento en el mes de agosto hasta septiembre. Todos estos hechos son aparentemente inofensivos, y en principio no despiertan las sospechas del acreedor, sobre todo cuando se trata de clientes antiguos y de confianza (que dicho sea de paso son los pueden causar los mayores perjuicios económicos). Por lo tanto toda incidencia de cobro debe ser revisada y averiguar cuál es el origen real del problema y la situación del deudor, ya que con esta medida precautoria se evitarán muchos perjuicios económicos.
Hay que tener en cuenta que sólo los profesionales de la estafa dejan a deber importes millonarios a sus acreedores de forma súbita, imprevisible, sin mostrar previamente algún indicio o manifestar un deterioro progresivo de su capacidad de pago; afortunadamente estas situaciones no son frecuentes. Estos casos no son genuinos problemas de morosidad, sino situaciones de fraude premeditado y acostumbran no tener solución una vez que se han producido (no se recuperan nunca los importes adeudados). La única protección para estos casos es detectar a tiempo la jugada y no conceder crédito comercial a los defraudadores. Esto se consigue mediante políticas y procedimientos de análisis del riesgo, solicitando informes investigados y comprobando la verdadera identidad del comprador. Un indicador que deberá comprobarse son los incrementos en los ratios de impagados, incidencias, saldos vencidos atrasados y antigüedad de deuda que pueda presentar un deudor. También es una señal de alarma haber sobrepasado el límite de riesgo establecido, ya que este límite indica el importe máximo que el acreedor está dispuesto a arriesgar con un deudor.
Las empresas deben estar especialmente alerta ante ciertas señales de alarma que pueden significar una crisis latente del deudor o pronostican un problema grave de morosidad. Una postura vigilante puede ahorrar a una empresa muchos millones y aunque no es intención de este curso sembrar la desconfianza no hay que olvidar aquel sabio refrán que dice “más vale prevenir que curar”. Asimismo un buen detector y analista de las situaciones de riesgo es el empleado que hace las gestiones de cobro. Un gestor de cobros experimentado sólo necesita un par de contactos con el interlocutor para saber a qué tipología de deudor pertenece y cuáles son sus verdaderas intenciones. Por esta razón la opinión de los responsables del cobro es muy valiosa y siempre debe ser recogida en los informes.
En conclusión, ser un detective ante un impago requiere habilidad, paciencia y una mente analítica. Los proveedores deben adoptar una actitud detectivesca y estar preparados para investigar a fondo cada caso de incumplimiento de pago. Al reconocer las señales de alerta temprana y tomar medidas proactivas, los proveedores pueden proteger sus intereses financieros y evitar caer en las trampas del incumplimiento de pago.
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Autor: Pere Brachfield, abogado colegiado en el Ilustre Colegio de la Abogacía de Barcelona, ICAB.
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