Las funciones del Credit Management

El Credit Management debe realizar seis funciones bien diferenciadas dentro de la organización empresarial y que son:

Una función comercial y de relación con los clientes

El departamento de credit management interviene activamente en el aumento de la facturación de la empresa utilizando el crédito comercial como herramienta de ventas, participa en la resolución de las incidencias y disputas comerciales. Y ha de negociar directamente con el cliente en caso de litigio comercial.

El departamento de créditos concede o deniega las ventas con pago diferido, actúa en el bloqueo o la liberación de los pedidos. Asimismo trabaja con el departamento comercial para formar al equipo de ventas en cuestiones relacionadas con el crédito a clientes y contacta directamente con los clientes para negociar condiciones de crédito o evaluar el riesgo crediticio.

Una función financiera

El credit management participa junto a la dirección financiera a definir la estrategia de riesgos de la empresa así como las políticas de crédito y cobranza. También concede las líneas de crédito y marca los límites de riesgo para cada cliente, realizando el seguimiento del riesgo en circulación y determina las condiciones de pago. El credit management es responsable del control y gestión de los saldos de clientes, supervisando los saldos vencidos y cobrándolos de manera que reduce el volumen del activo circulante invertido en cuentas de clientes, mejorando el balance de la empresa e incrementando los flujos financieros. La reducción del realizable en derechos de cobro supone una disminución de las necesidades de financiación y el consiguiente ahorro de costes financieros.
La disminución de las necesidades operativas de fondos proporciona una reducción del endeudamiento a corto con la consiguiente minoración del pasivo exigible a corto plazo. Esto se traduce en una mejor calidad de la estructura financiera de la empresa.
Asimismo el credit management es el guardián de la rentabilidad de las ventas, controlando que se cumplan las condiciones de pago y evitando los retrasos en el cobro de las facturas y los impagados.
La reducción del activo circulante proporciona una mejora en el ratio rendimiento (rentabilidad económica de la empresa o ROA return on assets) de las empresas, ya que se obtiene un mejor resultado con los mismos beneficios gracias a un menor activo total. (Rendimiento = BAII / Activo total)

Una función jurídica

El credit management colabora en la redacción de los contratos de venta o servicios y en las condiciones generales de venta para reforzar la seguridad jurídica de la empresa proveedora. En los casos necesarios solicita garantías reales o personales a los clientes de la empresa para asegurar el cobro de las operaciones y pide fianzas bancarias o avales personales para cubrir el riesgo. También se encarga de documentar las ventas de forma adecuada, y de conseguir los instrumentos de pago que puedan reforzar la posición jurídica del acreedor. En caso de que un deudor moroso no quiera llegar a un acuerdo amistoso, el departamento de credit management se encarga de preparar el dossier y de obtener la documentación necesaria que se entregará a los abogados para la presentación de una demanda judicial y realizará el seguimiento de los expedientes litigiosos hasta su resolución.

Una función administrativa y contable

En muchos casos –y es recomendable que así sea– el departamento de credit management se encarga de la facturación y de la contabilización de las cuentas de clientes. Asimismo se encarga de la aplicación de los pagos, conciliación de los saldos de clientes, control de los cargos enviados por los clientes, confección de los abonos, envío de las remesas a los bancos, puesta en circulación de los efectos y presentación de los instrumentos de cobro. El credit management también es responsable de contabilizar los clientes dudosos y de hacer las dotaciones a las provisiones para insolvencias.

Una función de control de gestión

Al tener la misión de resolver los litigios y disputas comerciales que bloquean los pagos, el credit management ha de realizar un control de la gestión de los demás servicios relacionados con el crédito comercial y el servicio al cliente, como son el departamento comercial, el de administración de ventas, el de logística y el de producción.

Una función de trato con proveedores de servicios

El departamento de credit management se encarga de la relación con los proveedores de servicios como son las empresas de información comercial, las compañías de seguros de crédito, las agencias de recobro de morosos, las empresas de servicios informáticos y los bufetes de abogados. El credit management debe controlar los servicios prestados por estos proveedores y negociar las condiciones económicas de los mismos.

El departamento de créditos: ubicación y composición

La gestión integral del crédito comercial es una función que requiere un departamento especializado de credit management o al menos de un equipo cualificado en el que exista un credit manager.

Muchas empresas tienen dificultades para ubicar en el organigrama el servicio de créditos a clientes, ya que la función sobrepasa el marco comercial pero tampoco encaja dentro del ámbito financiero.

Asimismo la función de créditos a clientes implica la participación del resto de los departamentos y servicios de la empresa; administración, contabilidad, logística, tesorería y producción.

Lo ideal es crear un departamento dedicado exclusivamente a las funciones de crédito y riesgo comercial y que pueda operar de manera autónoma, sin verse mediatizado ni por comercial ni por finanzas. No obstante esta situación óptima no suele darse con excesiva frecuencia, puesto que en la mayoría de los casos el departamento de créditos está ubicado en el área de finanzas y con dependencia jerárquica directa del director financiero.

En cualquier caso es necesario que las empresas dispongan de personal especializado para la gestión y control del crédito de clientes y que puedan desempeñar –aunque sean compartidas con otras funciones– las tareas propias del credit management.

Tal y como se desprende de lo anteriormente expuesto, el credit management no debe ser contemplado como una función estrictamente financiera, ni tampoco comercial, puesto que debe ser equidistante entre finanzas y comercial. El departamento de credit management debe colaborar estrechamente con el departamento comercial y nunca debe perder de vista al cliente que ha de ser siempre el centro de atención de todas las actuaciones.

Por lo tanto el credit management no puede ser considerado ni como una función exclusivamente financiera ni como una actividad puramente comercial, puesto que su naturaleza es híbrida de las dos anteriores.

El credit manager es un miembro del equipo de directivos directamente responsables de la cifra de negocios de las empresas y además es el «tercer hombre» que se encuentra entre el comercial y el financiero. La definición: «el credit manager es el comercial más financiero pero además el financiero más comercial», es la que permite conocer mejor la verdadera identidad mestiza de este profesional.

La introducción del credit management en una empresa supone una revolución cultural que implica que la dirección general delegue plenamente las competencias, la autoridad y la responsabilidad de gestionar el crédito comercial al departamento y valorizándolo como es debido dentro de la organización. La dirección financiera debe aceptar la superación de una dimensión tradicional estrictamente contable y de finanzas que limita el campo de acción del crédito comercial. La dirección comercial debe considerar al departamento de credit management como un «partenaire» en la acción comercial, abandonando los viejos prejuicios y considerando las ventajas que aporta la buena gestión del crédito en las ventas.

Por lo tanto el credit management es la gestión del crédito comercial bajo un prisma de colaboración con el departamento comercial y compartiendo con éste el objetivo de potenciar las ventas.

De esta forma la concesión de créditos a clientes se convierte en un instrumento comercial para aumentar el volumen de ventas y ganar cuota de mercado, sin embargo unos elevados plazos de cobro y un incremento de las partidas de clientes en el activo circulante provocan un incremento de los costos financieros y un mayor riesgo derivado del crédito comercial para la compañía.
Por esta razón el credit management debe saber mantener el equilibrio entre las necesidades e intereses del departamento comercial y los del departamento financiero, por lo que debe controlar constantemente el riesgo derivado de los retrasos en el pago o de la morosidad de los clientes, asegurar el cobro de las ventas, reducir los aplazamientos improductivos de pago, disminuir los costes financieros e incrementar los flujos de caja.

En que consiste la implantación del credit management

Como paso previo a la implantación de una estructura de credit management las empresas definirán su estrategia de riesgos comerciales que vendrá dada en función de la estrategia global de la empresa. Una vez definida la estrategia de riesgos cada empresa determinará las políticas de crédito y cobranza. Estas políticas son las que marcarán las normas de la empresa en materia de créditos y cobros para todos los departamentos implicados en las ventas.

La implantación del credit management en una empresa sólo funcionará si todos los departamentos se implican en la correcta gestión del crédito a clientes y no se cae en el error de considerar la cuestión como un problema exclusivo del área de riesgos.

 Pere Brachfield, director de estudios de la PMCM y profesor de EAE Business School