Las empresas disponen de muchas maneras de dar cobertura al riesgo comercial que tienen con sus clientes.
Una forma de conseguir mayores garantías de cobro es el aseguramiento jurídico de las operaciones mercantiles mediante una documentación legal que suponga una protección judicial de los derechos del crédito. La documentación para afianzar las operaciones es muy variada, desde disponer de los albaranes validados, pagarés o letras, hasta los avales bancarios o garantías hipotecarias.
El disponer de una buena documentación es una precaución elemental que permite recurrir a los jueces y tribunales para la reclamación del cumplimiento de las obligaciones del deudor puesto que los morosos pretenden eludir sus responsabilidades y obligaciones de pago negando la existencia de la deuda, afirmando no ser responsables del pago, alegando que no recibieron el producto o servicio facturado, poniendo pegas respecto al precio, calidad, cantidad, servicio o día de la prestación. El acreedor debe estar en posición de poder demostrar la existencia de la deuda, ya que la administración de justicia se basa en algo muy concreto: las pruebas.
El proveedor debe recordar un aforismo que dice: «no basta con tener razón, hay que poder demostrarlo». Por consiguiente la mejor garantía para aminorar el riesgo de impago de las operaciones comerciales es a través de una adecuada documentación, lo que blindará jurídicamente el derecho de crédito del acreedor, evitando riesgos innecesarios, y costes. Ahora bien existe un principio básico en «credit management» que dice: «una mala operación con riesgo elevado no mejora por disponer de una buena documentación».
No fiarse de las apariencias
Por muy buena imagen que tenga un posible comprador, investigar que hay detrás de la fachada de este futuro cliente, a veces con un poco de esfuerzo de investigación se descubre la cara oculta de las empresas. Algunos morosos contumaces son especialistas en presentarse como empresarios solventes y buenos pagadores, mostrando a sus proveedores la máscara de sujeto probo y virtuoso; pero una vez que han conseguido un crédito del proveedor, se quitan la careta y se transforman en un ser pérfido y dañino. Además los expertos en el Timo del Nazareno saben presentar una imagen de solvencia totalmente falsa para engañar a los proveedores incautos.
Extremar las precauciones con las empresas recién constituidas
Las estadísticas nos revelan que la mitad de las empresas creadas en España desaparece en los primeros 4 años de vida. Consecuentemente hay que extremar las precauciones a la hora de conceder crédito a las empresas o negocios con menos de 4 años de funcionamiento real, y sobre todo con las que no han cumplido los 2 años de existencia.
Pedir un informe jurídico sobre el cliente
Una buena medida para aumentar la seguridad de las operaciones es el conocimiento jurídico del cliente. Esto se consigue comprobando todos sus datos, ya que hay morosos que para defraudar a sus acreedores utilizan empresas no constituidas legalmente o que no están inscritas en el registro mercantil. Si es una sociedad mercantil hay que obtener los datos registrales, NIF, domicilios, nombres de los administradores legales, fecha de constitución, objeto social y demás datos relevantes. También averiguar si pertenece a un grupo de sociedades, cual es situación de la empresa madre del cluster empresarial y las vinculaciones existentes entre los distintos negocios.
Buscar información del futuro cliente en Internet
Una simple búsqueda en Google del posible cliente, tanto de la sociedad mercantil como de los socios y administradores, nos puede proporcionar mucha información tanto positiva como negativa de forma rápida y gratuita. En ocasiones se pueden detectar fácilmente a defraudadores o morosos profesionales gracias a la web.
Pedir informes comerciales investigados y actualizados para todo nuevo cliente
Antes de vender a crédito pedir informes de la solvencia, liquidez, arraigo, capacidad de pagos y seriedad mercantil del cliente; gracias a una buena información comercial se pueden evitar muchos morosos. En caso de no estar seguros de la solvencia de un nuevo cliente, es recomendable solicitar un informe investigado y actualizado; es mejor hacer esperar a un cliente un día antes de enviarle la mercancía que regalarla a un moroso. Para que los informes comerciales tengan utilidad práctica es conveniente seleccionar una buena empresa de información que ofrezca informes investigados y que aporten un valor añadido, fruto de una investigación personalizada, actualizada y reciente. Para conocer una empresa estudiar al empresario. Detrás de cada empresa hay un emprendedor, por lo que la información investigada debe analizar quién está detrás de la razón social ya que la empresa será su fiel reflejo del empresario. Es conveniente conocer la trayectoria del empresario, analizar su actuación en otras empresas, sus vinculaciones empresariales y su comportamiento en cargos anteriores. También es conveniente que el informe analice al administrador y a los directivos empresa, sus trayectorias profesionales, vinculaciones y forma de actuar en el pasado en otras industrias en las que prestaron sus servicios profesionales.
Comprobar que la dimensión de la empresa del cliente es adecuada con el nivel de riesgo asumido
O sea que el comprador tenga recursos propios suficientes para endeudarse en una operación con pago aplazado. Por ejemplo un proveedor que vende 30.000 euros a crédito a una microempresa con un capital social de 3.000 euros, asume un riesgo considerable ya que existe una desproporción entre el importe de la transacción comercial y los fondos propios del cliente. En este caso lo más aconsejable es solicitar al comprador un pago a cuenta del 25% (como mínimo) del importe del pedido antes de realizar la entrega de la mercancía.
Establecer una política de créditos y un manual de procedimientos
Hay que redactar una política de créditos y cobros coherente con la situación y un decálogo de procedimientos que contenga las normas de actuación en materia de concesión de créditos y acción de cobro y mentalizar a todos los empleados de ventas y de administración de clientes que las sigan al pie de la letra el manual de procedimientos.
Otorgar a cada cliente un límite de riesgo
Establecer un límite de riesgo para cada cliente; esto es una cantidad máxima de crédito que estamos dispuestos a arriesgar con el cliente y que no vamos a sobrepasar en ningún momento si no es con la autorización de algún directivo responsable. Gracias a los límites de riesgo se evitarán pérdidas elevadas si se produce una situación de morosidad.
Pedir referencias a otros proveedores
El mejor informe sobre los hábitos de pago de un nuevo comprador nos lo pueden dar proveedores que llevan tiempo trabajando con el cliente y que no sean competidores directos.
Evitar los fallos en el momento de la venta; ser irreprochable
Las empresas que venden productos o servicios deben tener como objetivo el tener «cero» fallos en su actuación y ofrecer un servicio de calidad a los clientes. La empresa proveedora debe haber actuado de forma irreprochable y poder demostrarlo en cualquier momento: cumplir con todos los requisitos de cantidad, calidad, plazo de entrega, precio, facturación, etc. Es importante servir los pedidos completos, a su debido tiempo, coincidiendo con la orden de compra y en perfectas condiciones. El proveedor debe atender con diligencia cualquier reclamación del cliente por insignificante que ésta sea y mantener un buen servicio post-venta. De esta forma, evitando los litigios e incidencias comerciales se eluden las posibles acciones del cliente que se niegan a pagar alegando la existencia de una disputa comercial.
La gestión pro-activa en el cobro
La empresa debe establecer mecanismos que permitan una gestión pro-activa de los impagados. La pro-actividad consiste en adelantarse a los acontecimientos y evitar así los problemas mediante una acción adecuada.El departamento de créditos debe comprobar que las facturas –sobre todo a partir de determinados importes– son correctas antes del vencimiento de pago con el objetivo de poder solventar el error a tiempo. Por consiguiente es conveniente contactar telefónicamente con la empresa cliente y hablar con la persona responsable de dar las órdenes de pago, con el propósito de comprobar que la factura sea correcta y que será abonado a su vencimiento. Una buena práctica de gestión pro-activa es que cuando un cliente paga por adeudo directo domiciliado en una cuenta bancaria, entre la fecha de emisión de la factura y la fecha de vencimiento se le debe enviar una carta recordándole que se va a emitir un giro con un importe, vencimiento y domiciliación determinados e indicándole que si hay algún dato incorrecto, que lo comunique a la persona indicada del departamento de administración de clientes.
Otro ejemplo de gestión pro-activa es contactar con los clientes que pagan mediante pagaré, si transcurridos 20 días desde la fecha de emisión de la factura, no han enviado todavía el documento de pago. El primer contacto puede ser con una carta recordando que deben enviar un pagaré por un importe y con un vencimiento determinados. Ahora bien si transcurridos 10 días desde el envío de la carta el cliente no ha remitido el pagaré, es conveniente hacer una llamada telefónica para agilizar el envío del instrumento de cobro. La gestión pro-activa también es eficaz cuando el cliente paga mediante el envío de cheque, ya que es un instrumento de pago que suele llegar a manos del proveedor pasada la fecha de vencimiento, por lo que gracias a la pro-actividad en el cobro, se puede conseguir tener el cheque encima de la mesa antes del día de vencimiento de la factura. En general siempre que un cliente pague por reposición, es recomendable hacer una gestión telefónica antes del vencimiento para prevenir los retrasos en el pago y la morosidad.
El envío mensual a los clientes de extractos de cuenta y resúmenes de las facturas enviadas es otro instrumento muy útil para la pro-actividad en el cobro, puesto que el cliente recibe toda la información de su cuenta y puede contactar con el proveedor en caso de dudas, discrepancias o faltarle una factura. Además permite preparar el terreno si el servicio de cobros de la empresa proveedora va a realizar con posterioridad alguna gestión telefónica.
Establecer un sistema proactivo de cobro
En lugar de dejar que el cliente efectúe los pagos de las facturas al vencimiento por medio de transferencia bancaria o cheque, es mejor domiciliar los cobros en una cuenta bancaria y en cuanto ya esté totalmente operativa en España para operaciones interbancarias, utilizar el adeudo en cuenta mediante la nueva norma bancaria del SDD B2B del cuaderno 19-44.
El control de saldos vencidos
El departamento de créditos debe utilizar para controlar los saldos de clientes unos listados mensuales de saldos vencidos y no vencidos, con el fin de detectar los atrasos y priorizar las acciones de cobro.
El control de efectos y recibos impagados
Con periodicidad semanal el servicio de cobros trabajará con un listado de giros y recibos impagados –efectos que no han sido atendidos por la entidad bancaria del cliente– y realizará las acciones de cobro pertinentes.
Pere Brachfield, director de estudios de la PMCM y profesor de EAE Business School