Cómo optimizar los plazos de pago

Existen muchas variables sobre las que se puede actuar con el objetivo de reducir los días transcurridos entre una etapa y la siguiente. El objetivo es doble, ya que por una parte se obtendrá mayor liquidez y por otra se reducirán los costes financieros.

Mediante una apropiada identificación y regulación de los retrasos se pueden ganar muchos días en la obtención del disponible, lo que representa una liberación de los activos circulantes y un ahorro en costes financieros.

La reducción del riesgo de impago mediante una buena gestión

También mediante una buena gestión integral en todas las fases del circuito de ventas y cobros se consigue disminuir el riesgo de incidencias de cobro. Por una parte si el proveedor tiene todos los documentos en regla que acreditan la existencia de una operación comercial y demuestran que la entrega de los bienes ha sido efectuada correctamente, el cliente no podrá buscar excusas para no efectuar el pago o para demorarlo.

Por otra parte si el proveedor cuida que durante todo el proceso se hagan las cosas bien, se puede evitar la mayor parte de los litigios comerciales con los clientes. Estos litigios son los que provocan la insatisfacción del cliente que mantiene trabado el pago de la factura hasta que no se le soluciona la incidencia.

Las incidencias más habituales que provocan la retención del pago son errores en las entregas de mercancías, pedidos incompletos o con errores, equivocaciones en las facturas, diferencias de precios, y otros fallos habituales en la calidad del servicio por parte del proveedor.

Como reducir el ciclo de ventas y cobros

1. En la venta

Características de esta sub-etapa:
La venta comienza en el momento de conseguir el pedido y acaba cuando se procesa internamente dicho pedido. Los problemas surgen ante la lentitud en procesar las ventas que provoca un alargamiento de esta etapa y por consiguiente un retraso de la siguiente fase que es la entrega.

En esta sub-etapa es posible reducir días actuando sobre:

El sistema de captación de pedidos

La rapidez con la que llega el pedido para su tramitación no sólo concierne al departamento comercial, puesto que cuanto antes se pueda procesar, antes se inicia el proceso de cobros. En muchas empresas por fallos elementales en el envío de los pedidos se pierden varios días. una causa frecuente es que los vendedores envían los pedidos por correo o acumulan varias hojas de pedido antes de remitirlas a la empresa. este problema se soluciona fácilmente utilizando las modernas tecnologías de la comunicación como son las terminales de ordenador mediante las cuales los vendedores pueden enviar los pedidos diarios o utilizando la comunicación vía e-mail mediante sus portátiles o a través de sus PDA. Estos sistemas permiten además ganar agilidad ya que los pedidos entran directamente en el sistema informático de la empresa. Asimismo se evitan los errores de transcripción de las hojas de pedido cumplimentadas a mano o las equivocaciones al interpretar los pedidos enviados por fax y que tienen letras o cifras poco legibles. En cualquier caso la empresa debe incorporar el concepto de calidad en la información que aparece en los pedidos, de manera que figuren todos los datos completos y con la mayor exactitud

Vigilar atentamente las condiciones de venta

Evitar que las modalidades de pago estén en manos de los clientes; en particular lo que concierne a los plazos de crédito; las condiciones de pago han de estar fijadas por el departamento de créditos o por el comercial
Mentalizar a los vendedores en los beneficios de reducir aplazamientos de pago
Ofrecer de forma inteligente descuentos por pronto pago

Descuentos por pronto pago

En primer lugar el vendedor debe usar el descuento por pronto pago sólo para adelantar cobros y reducir riesgo operaciones y evitar su uso indiscriminado como una bonificación comercial más que se ofrece a todos los clientes.

En segundo lugar el departamento de credit management debe actualizar los porcentajes de descuentos ofrecidos a las variaciones de los tipos de interés. Hoy no es factible ofrecer el mismo descuento que hace un año con la caída brutal de los tipos de interés del BCE que hemos experimentado.

En tercer lugar hay que anualizar siempre el porcentaje de descuento ofrecido ya que un aparentemente insignificante 2% de descuento para adelantar el cobro tres meses, se convierte en una tasa anualizada del 8%. Por tanto los tipos de descuento ofrecidos se deben convertir en porcentaje sobre períodos anuales para comparar el valor real del descuento.

En cuarto lugar recordar que para el cliente que acepta el descuento, siempre obtiene mayor rentabilidad en tasa de interés, que el coste en tanto por ciento que le supone al proveedor, siempre en términos anuales.

Por ejemplo si el proveedor ofrece un descuento por pronto pago del 2% si el cliente paga como más tarde el día 10 una factura de 100.000 euros o que pague el importe neto con vencimiento a 100 días. El comprador acepta el descuento y por supuesto paga el último día hábil que es el 10.
Así las cosas, el proveedor sacrifica 2.000 euros a cambio de adelantar 90 días el cobro de 98.000 euros .Así que % para el proveedor la tasa anualizada de interés aplicada en el descuento es del 8% (el 8,24% si se aplica el interés compuesto).
El cliente que paga el día 10 la suma de 98.000 euros, en realidad gana 2.000 euros en 90 días, y esto supone una rentabilidad en porcentaje de: 2000/98.000 = 0,0204 = 2,04%. Por consiguiente para el cliente el rendimiento porcentual del descuento en términos anuales es del 8,16% (8,41% si se aplica el interés compuesto).

En quinto lugar estar atentos de no ofrecer descuentos por pronto pago aparentemente pequeños, pero que una vez anualizados son elevadísimos.

Veamos un ejemplo; el proveedor ofrece un descuento por pronto pago del 2% si el cliente paga como más tarde el día 10 una factura de 1.000 euros o que pague el importe neto a 30 días.
Obviamente el cliente paga el día 10 los 980 euros. De modo que a cambio de adelantar el cobro sólo 20 días, al proveedor le ha supuesto soportar una tasa anualizada del 36%; o dicho en otras palabras ha pagado indirectamente un interés del 36% para conseguir el dinero.

Una sencilla fórmula permite hacer el cálculo del interés anualizado y estar seguros del coste real del descuento por pronto pago:

[% descuento / (100 – % descuento)] X [(360 / número de días adelanto del cobro) X 100]

En el caso que hemos visto con el descuento del 2% para adelantar 20 días el cobro, el cálculo de la tasa anualizado se hace de la siguiente forma aplicando la fórmula anterior:

[(0,02 / 100 – 0,02)] X [(360 / 20) x 100]
(0,02 / 99,98) X (18 x 100) = 0,0002 x 1.800= 0,36 = 36%

2. En la entrega de los productos

Características de esta sub-etapa:
la entrega (o suministro) empieza cuando acaba el procesamiento del pedido y dura hasta la entrega física del pedido. Un procedimiento de entrega rápido, sin incidencias ni retrasos facilita el cobro.

Por el contrario cualquier retraso o falta de caldíad en las entregas provoca problemas de cobro. La entrega y su fecha exacta deben quedar perfectamente documentadas por medio del albarán que ha de ser sellado y validado por el comprador. Asimismo la ley de comercio de 1996 en el art. 17-2. obliga a los comerciantes cuando reciben un pedido a documentar en el mismo acto la operación de entrega y recepción de mercancía con mención expresa de la fecha.

La preparación del pedido

Los errores de cantidad o calidad de las mercancías, la falta de eficiencia en el empaquetado y las roturas son causas de devoluciones de género y problemas de cobro. Los envíos deben ser impecables para evitar problemas de cobro por culpa de fallos en el almacén. la mercancía debe estar lista para el envío lo antes posible, dando prioridad a los pedidos de más valor.

La confección del albarán

El albarán es un documento de una importancia vital en las transacciones comerciales ya que demuestra la existencia de una compra-venta acreditando la entrega de la mercancía. Su cumplimentación debe ser lo más perfecta posible ya que en caso de errores el cliente puede rechazar el pedido. asimismo en el momento de redactar la factura se cometerán los mismos errores que figuran en el albarán.

La salida de la mercancía de fábrica

Una vez preparados para el envío los pedidos deben ser entregados al transportista enseguida, evitando demoras de mercancías preparadas en el almacén por deficiencias en el reparto o problemas con las rutas de entrega. La forma de enviar la mercancía y el tiempo que tarda en llegar al cliente son muy importantes para el proceso de cobro. El plazo de pago vendrá dado por la fecha de entrega del producto, puesto que en caso de post-facturación el albarán es imprescindible para la confección de la factura, y en pre-facturación el cliente se negará a aceptar un vencimiento si la fecha de recepción de las mercancías es muy posterior a la fecha de la factura.

El transporte

El sistema de transporte debe ser lo más racional posible y habiendo estudiado a fondo las rutas de entrega para aumentar la rapidez. El transportista debe garantizar la entrega de los envíos a los clientes en los plazos mínimos y evitar que por problemas de rutas existan pedidos que tarden varios días en llegar a su punto de destino. La calidad del servicio debe ser óptima para evitar errores en los repartos, lo que ocasiona problemas de cobro con los clientes.

La llegada de la mercancía al almacén del cliente y conformidad del albarán

El envío debe llegar al domicilio escogido por el cliente para la recepción de mercancías y en el horario solicitado, por lo que deben evitarse errores en la dirección de entrega y respetar los horarios del comprador. Una vez que el envío ha llegado a su destinatario es fundamental que el albarán sea correctamente validado por el receptor de la mercancía. El albarán es muchas veces el único documento que acredita la existencia de una transacción comercial, por lo que debe ser firmado y sellado por el responsable de recepción de mercancías del cliente.

3. en la facturación

Características de esta sub-etapa:

La factura

La factura es un documento emitido por el acreedor que expresa la obligación del pago de una operación de compraventa o de una prestación de servicios. No obstante la factura es un documento –aunque fundamental en las transacciones– que por si solo no demuestra la existencia de un crédito –no tiene valor probatorio– por lo tanto si no existe un albarán que documente la entrega o prestación el deudor siempre se podrá oponer al pago alegando no haber recibido las mercancías o no estar de acuerdo con los importes de la factura. La única solución si no existe albarán es conseguir que el comprador firme la copia de la factura bajo una coletilla que indique conformidad con la cantidad, precio y condiciones de pago. En caso que el destinatario de la factura la firme y también el emisor, hay que tener en cuenta que se convierte en un buen medio probatorio, ya que la factura es un documento privado al cual la ley y la jurisprudencia han otorgado consideración especial al estimar que en aplicación del art 1125 del CC si es aceptada y reconocida por su destinatario, adquiere casi igual fuerza y valor que el de una escritura pública

La optimización del circuito de cobros con un buen uso de la factura

La factura ha de estar bien confeccionada evitando errores que puedan perjudicar el cobro – o que sirvan de excusa al deudor para no abonarla– y ha de ser enviada lo antes posible al cliente para no retrasar el cobro. La factura es un documento de suma importancia y debe ser emitida con la mayor precisión, claridad y exactitud. Cualquier error en la confección de la factura supone un problema de cobro ya que es un documento que si compromete legalmente al emisor. La factura debe incluir todos los datos que obliga la legislación y asimismo los específicos que solicita el cliente. La factura tiene efectos tributarios al tener un IVA devengado. No hay que olvidar que las ineficiencias en el servicio de facturación son uno de los factores que provocan mayores retrasos en el proceso de cobro. La buena calidad de la facturación es clave para evitar problemas de cobro. En muchas empresas los retrasos a la hora de emitir las facturas son problemas internos de eficiencia; incluso hay empresas que sólo facturan una vez a la semana, o todavía peor, una vez al mes, o con lo que alargan inecesariamente el ciclo de cobros.

Un punto muy importante es determinar el vencimiento de la factura, generalmente el plazo de cobro se suele calcular a partir de la fecha de la factura o a veces la fecha de inicio de cómputo puede ser la de entrega de mercancías o incluso la de su embarque. A veces también puede ser la fecha de recepción y validación de mercancías por el cliente o la fecha de recepción de la factura, aunque en estos casos las condiciones son menos favorables para el proveedor ya que escapan a su control y por lo tanto benefician claramente al comprador.

Las empresas deben tener en cuenta que existen muchos aspectos que determinan el vencimiento de las facturas, entre ellos están:

  • el plazo de crédito otorgado al cliente
  • la fecha de cómputo del crédito
  • las agrupaciones de facturación
  • los días fijos de pago que tiene el cliente.

El cómputo de la fecha de vencimiento

Todos estos factores influyen en la fecha de vencimiento de la factura, por lo que el proveedor debe revisar cada uno de ellos e intentar conseguir las condiciones más favorables. Asimismo en el momento de acordar las condiciones de pago es necesario determinar con claridad la fijación del plazo de pago concedido al cliente; es decir la fecha que señala el inicio del período de pago. Consecuentemente el plazo de pago debe quedar bien claro en la factura evitando expresiones confusas, ambiguas o que dejan la determinación del vencimiento en manos del cliente. 

Evitar ambigüedades en la modalidad de pago escrita en la factura

Siempre hay que evitar expresiones ambiguas o indeterminadas, verbigracia «tantos días vista», «contado comercial», «primer día hábil» «fin de mes», «pago por reposición». No hay que aceptar condiciones de clientes que sean cuestionables como la de «día de pago primer viernes de cada mes», puesto que si el primer viernes del mes es festivo el cliente puede retrasar el pago un mes más. Y también hay que eludir condiciones como «pago a 60 días fecha de recepción de factura», o «pago a 60 días fecha de recepción y validación del pedido» que son discrecionales y permiten que el cliente retrase el pago muchos más días. 

Pere Brachfield, director de estudios de la PMCM y profesor de EAE Business School