Optimizar su gestión de clientes con un software de gestión de créditos y recobro

Funcionalidades principales de los software de recobro

En el proceso de transformación digital de las empresas, acelerado en estos tiempos de COVID, un componente fundamental es la automatización. El uso de sistemas de software para crear instrucciones y procesos repetibles con fin de optimizar y mejorar la interacción humana es un vector muy potente de mejora de productividad para todas las empresas.

En el ámbito de la gestión de créditos y cobros, una función con gran potencial de automatización, existe en el mercado español hoy en día una gran oferta de software de créditos y cobros, o de recobro, tanto para PYMES, como para grandes empresas.

 

Modelo de uso

Estos softwares se pueden usar vía:

  • Licencia: inversión clásica que consiste en un desembolso único por el software y una cuota de mantenimiento anual renovable tácitamente.
  • SaaS (Software as a Service): suscripción más el hosting de la aplicación.

En el modo Saas, la aplicación y su base de datos son alojados en el servidor del prestatario, mientras en un modelo de licencia, el cliente debe facilitar las infraestructuras hardware. La plataforma se alimenta de datos originados en los sistemas de información de la empresa cliente con interfaces seguras (SSL, SSH, SSO, etc.). Los usuarios acceden a la plataforma gracias a un simple navegador web (Edge, Chrome, Firefox).

El modelo Saas es más económico (comparado con un coste de licencia) sobre todo en las organizaciones más pequeñas.  Los principales beneficios son las actualizaciones automáticas, la gestión de “backups” y el mantenimiento/adquisición de hardware y software de sistemas.

Cualquier modo de uso/adquisición incluye un coste de consultoría de implantación por incluir en la valorización del proyecto.

 

Funcionalidades principales de los software de recobro

Las funcionalidades principales de los softwares de recobro son:

  • Automatización de las acciones de recobro
  • Creación de escenario a medida (también llamados árboles de decisión) multi-criterios (en función del perfil del cliente, del canal, del importe vencido, etc.)
  • Creación de Workflows a medida que agilizan la comunicación y las acciones y permiten una mayor implicación de todos los departamentos en los procesos de resolución
  • Gestión de campañas de reclamación
  • Preparación y envío automático de expedientes
  • Listados de trabajo/alertas a medida
  • Gestión documental integrada
  • Burofaxes electrónicos certificados
  • Avisos mediante APIs WhatsApp Business, Telegram, SMS…
  • Seguimiento de las incidencias
  • Monitorización de los contratos de factoring /seguro de crédito existentes con conectores a estas empresas
  • Previsiones de cobro basadas en experiencia de pagos y promesas
  • Análisis de datos exhaustivos de gestión y rendimiento

 

Funcionalidades en el ámbito del crédito:

  • Scoring de clientes a medida
  • Visión consolidada del riesgo de clientes (grupos, CIF,..)
  • Scoring y rating personalizado
  • Concesiones de crédito automáticas basadas en reglas
  • Alertas de crédito excedido, % cubierto, vencimientos de seguros/pólizas, excesos de crédito…
  • Declaración de ventas, solicitudes de crédito, impagos, etc., automatizado con las aseguradoras
  • Validación de los límites de crédito y condiciones de pago
  • Cuadros de mando interactivos

 

Factores de diferenciación entre prestatarios

  • Facilidad de implementación, tiempo y número de recursos minimizados
  • Facilidad de integración a la arquitectura I.T existente, especialmente en los procesos de importación de datos (fundamental)
  • Aprendizaje y facilidad de uso
  • Capacidad de elección de funcionalidades para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa
  • Capacidad de personalización de los escenarios de recobro
  • Capacidad de personalización de los documentos (cartas de reclamación)
  • Capacidad de cobertura del ciclo de cobro de la empresa : preventivo, amistoso, contencioso
  • Integración de datos externos (compañía de seguros, empresas de factoring, proveedores de información financiera, etc. via conectores / APIs
  • Plataforma que pueda gestionar varias entidades en varios idiomas y en varias divisas para las empresas multinacionales
  • Gestión de ausencias (reafectación de carteras)
  • Disponibilidad del servicio de ayuda al usuario
  • Compatible con smartphones y tablets

Modelo de retorno a la inversión de los software de recobro

Estas herramientas logran los siguientes objetivos:

  • Reducir drásticamente el tiempo de diseño y uso de hojas de cálculo Excel
  • Acelerar el tiempo de resolución de incidencias
  • mejorar la productividad del equipo de cobros gracias a los workflow (más cuentas por cada gestor) y así maximizar el tiempo de los gestores en tareas de valor añadido
  • Disminuir el DSO, impagados y fallidos
  • Acelerar el ciclo de caja
  • Aumentar el nivel de satisfacción de los clientes

Según los testimonios y las empresas, los resultados pueden alzancar un 80% de las acciones de recobro automatizadas, un 50% de reducción en los vencidos, un 35% de mejora de la productividad. El retorno a la inversión puede llegar a los 3 meses posteriores a la implementación hasta el año.

 

Tarificación:

El precio depende del número de usuarios, número de facturas, de las funcionalidades activadas, varios permiten un uso gratuito o muy barato para un tiempo de prueba.

La competición es muy intensa en estos tiempos de COVID porque muchas empresas han aplazado decisiones de inversión lo que reduce el número de proyectos; también, ciertas plataformas SaaS desarrolladas por Fintechs necesitan vender para estar en línea con los objetivos establecidos para conseguir su financiación, lo que agudiza el contexto competitivo y la posibilidad de negociar los precios.

 

Algunos actores del mercado español:

  • Altisys, solución Altipilote & Eagle Act
  • Covline Iberoamérica, solución ELOFICASH
  • P2B Solutions, myDSOManager
  • CODIX: solución IMX recobro de deudas
  • ICCO: solución Collectplus
  • KINEOX, KX CollectionSuite
  • Prodware, Prodware Collections
  • Treyder Informatica S.L, solución Trey-Deudor

 

Para PYMEs, autónomos:

  • ReInventa, gestión de Cobros
  • Billin, programa de facturación y de cobro de facturas
  • Iabako, Cuenta de Cobro

 

Cabe recordar también que los vendedores de ERPs como SAP o SAGE han desarrollado y/o integrado una oferta de módulos dedicados a la función Créditos Cobros que pueden competir directamente con los software especializados.

 

 

 

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Autor: Equipo de redacción del profesor Brachfield
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