Las gestiones para recobrar impagados

La gestión extrajudicial y judicial de recobro de impagados comerciales.

Uno de los puntos clave en la gestión de recobro de impagados es actuar inmediatamente en cuanto se detecta un impago y ser proactivo para anticiparse a los problemas antes de tenerlos encima. En un buen sistema de recobro de impagados, una empresa debe establecer ciertos mecanismos de alarma que le avisarán con antelación en caso de que un cliente empiece a mostrar signos de transformarse en un deudor moroso o que predicen una situación de insolvencia definitiva. De esta forma se podrá recobrar el impagado a tiempo o se podrá evitar que la situación se deteriore más de la inevitable ya que se podrá actuar enseguida tomando aquellas medidas para solucionar el problema.

Cuando reciben la reclamación de los impagados los deudores morosos pocas veces son sinceros y explican a sus acreedores las verdaderas causas de su problema –suelen asegurar que es un problema puntual y pasajero– por lo que al empezar la gestión de recobro de impagados el acreedor deberá ser un buen “investigador” y por medio de las pistas que descubra, podrá averiguar lo que sucede en realidad.

Los morosos en muchos casos adoptan la estrategia del salto hacia delante y continúan comprando a crédito a pesar de haber entrado en una crisis financiera importante sin importarle las consecuencias de sus actos –o sea aumentar la deuda con sus acreedores– u optan por la estrategia del avestruz que es meter la cabeza en el agujero y esperar pasivamente a que la situación se arregle por si sola sin hacer nada para solucionar la crisis.

Al iniciar el recobro de impagados el acreedor debe tener en cuenta que algunos morosos contumaces son especialistas en presentarse como empresarios solventes y buenos pagadores, mostrando a sus proveedores la cara de un probo y virtuoso Doctor Jekyll; pero una vez que han conseguido un crédito del proveedor, se transforman en el pérfido y dañino Mr. Hyde. Estos defraudadores actúan con alevosía, escondiendo su lado oscuro y enseñando su cara de Doctor Jekyll hasta que consiguen enganchar una buena suma de dinero de sus proveedores. Una vez que tienen bien cogido al desprevenido acreedor es cuando adoptan su lado de Mr. Hyde.

A la hora de recobrar estos impagados, la ventaja que tiene el acreedor es que en muy pocos casos las situaciones de morosidad de alto riesgo surgen de un día para el otro, sino que previamente la crisis ha pasado por una fase de gestación que puede ser detectada mediante la recogida y análisis de ciertas informaciones e indicadores. Por lo general el moroso suele emitir una serie de señales que presagian los futuros impagados y es responsabilidad del acreedor detectarlas a tiempo y establecer las oportunas conjeturas.

Una quiebra empresarial o la insolvencia total de un deudor empiezan a revelarse con un retraso en la reposición de unos pagos, con un primer impagado o al ir a recobrar el impagados encontrarse con una solicitud por parte del cliente de aplazar algún pago con vencimiento en el mes de agosto hasta septiembre. Todos estos hechos son aparentemente inofensivos, y en principio al comenzar la gestión de recobro del impagado no despiertan las sospechas del acreedor, sobre todo cuando se trata de clientes antiguos y de confianza que dicho sea de paso son los pueden causar las mayores pérdidas. Por lo tanto, toda incidencia de cobro debe ser revisada y antes de comenzar el recobro del impagado hay que averiguar cuál es el origen real del problema y la situación económica del deudor, ya que con esta medida precautoria se evitarán muchos perjuicios económicos y se tendrá clara la política de recobro de impagados que se implementará.

Una vez detectada la señal de alarma para proceder al recobro del impagado hay que dar los siguientes pasos: primero, averiguar el motivo del impago; segundo, documentar la deuda reuniendo documentos para demostrar la existencia de la misma y su cuantía; tercero, conocer la situación jurídica del deudor; cuarto, averiguar su situación financiera, solvencia, liquidez, moralidad, y arraigo; quinto, tomar medidas de credit management para disminuir el riesgo con el deudor; y sexto, obtener documentos para reforzar la posición jurídica del acreedor y sus garantías de cobro.

Por consiguiente, antes de gestionar el recobro del impagado hay que averiguar el origen del mismo, el motivo real que ha provocado el impagado. Este punto no siempre es fácil de descubrir ya que las informaciones suelen venir deformadas o intoxicadas por el propio deudor o incluso por el vendedor que ha realizado la operación comercial. En la mayoría de las ocasiones los deudores no dicen la verdad y pretenden que el retraso en el pago se debe a motivos fortuitos y ajenos a su voluntad; por ejemplo, un error del banco. Y, generalmente, en el momento de iniciar la gestión de recobro del impagado los deudores aseguran que en muy poco tiempo podrán hacer el pago pendiente ya que están a punto de solucionar el problema que les ha dejado transitoriamente sin liquidez. Otros deudores pretenden que existe un litigio comercial porque el producto suministrado no reunía las condiciones pactadas o los precios no son los acordados en la operación de compraventa y por este motivo han bloqueado el pago de las facturas.

Consecuentemente, antes de recobrar el impagado el proveedor deberá averiguar en primer lugar si el impago está motivado por:

  • Un problema de calidad en el producto o servicio al cliente o por culpa de un error del propio proveedor en la factura, que ha ocasionado una disputa comercial legítima y consiguientemente el bloqueo del pago de la factura.
  • Un problema ocasionado por algún intermediario que ha intervenido en la relación comercial con el cliente y que ha cometido un fallo de servicio que provoca la retención del pago por parte del cliente.
  • El desconocimiento por parte del cliente que existe una factura que pagar
  • La falta de liquidez del cliente que le impide hacer el pago o la intencionalidad del moroso de retrasar durante un cierto tiempo el cumplimiento de su obligación.
  • La mala fe del moroso que no quiere pagar e intenta evadir sus obligaciones.

Por tanto, al recobrar un impagado, una vez descartados las causas internas, o sea que el impago haya sido culpa del propio proveedor, el acreedor deberá de ejercer de investigador y averiguar las causas reales de la morosidad del cliente. Como pista podemos afirmar que acostumbran a pertenecer a una de estas categorías: la primera la de deudores que tienen liquidez pero de momento no tiene intención de pagar ya que tiene otras prioridades o pretende financiarse a costa del proveedor (morosidad intencional); la segunda, de deudores que no tienen actualmente liquidez y tampoco intención de hacer el pago ya que se trata de clientes insolventes en origen que se han infiltrado en la empresa; la tercera, de deudores que no tienen actualmente liquidez para abonar la factura pero tienen voluntad de hacer el pago en cuanto tengan dinero disponible para poder hacerlo; la cuarta, de deudores que compraron con la intención de no abonar la factura o sólo pagarla si se ven obligados por la justicia; y quinta la de deudores que tienen una mala organización interna pero tesorería suficiente para hacer el pago.

El siguiente paso en el recobro de impagados es documentar la existencia del débito para poder posteriormente iniciar la reclamación judicial del impagado. Aunque el acreedor tenga todo el derecho del mundo para cobrar, esto en la práctica no es suficiente ya que deberá demostrar la existencia de este derecho de crédito. Este es uno de los puntos clave para poder tener éxito en la recuperación de la deuda, puesto que una de las estrategias habituales de los morosos profesionales es negar la existencia de la deuda o manifestar su desacuerdo con el importe reclamado. Los morosos más experimentados buscarán pretextos de mayor complejidad como pueden ser que la mercancía suministrada por el proveedor no se ajusta a la que solicitó en su día o que existían defectos de cantidad o calidad que han invalidado la transacción comercial.

Para evitar este tipo de estrategias del moroso para escaquearse de pagar el proveedor deberá tener en su poder la suficiente documentación para poder demostrar la existencia del débito y de su origen, puesto que tanto si va a negociar por la vía amistosa con el moroso para recobrar el impagado, como si decide emprender acciones judiciales, sus mejores armas son los documentos que acreditan la existencia de la deuda y su cuantía.

En el momento de ir a recobrar un impagado, nos podemos dar cuenta que no tenemos los datos mercantiles completos del cliente. Por tanto, es necesario solicitar un informe jurídico completo del deudor, que incluya todos sus datos y nombres de los actuales propietarios, socios y administradores. Si la sociedad deudora pertenece a algún grupo empresarial, como están las otras compañías del holding, y quienes son los demás socios. Siempre que sea posible, es bueno conseguir copia de la situación de la compañía en el Registro Mercantil y pedir una copia de todo lo que en los últimos meses se ha publicado sobre la compañía deudora en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME). Además, es importante comprobar la dirección social actual de la sociedad por si en el futuro hay que presentar una demanda en el juzgado competente.

Un punto importante en el recobro de impagados es solicitar a la agencia de información, un nuevo informe completo del deudor para ver su situación financiera actual y la viabilidad de que pueda mantenerse en el sector. No obstante, en la práctica, para confirmar el tipo de insolvencia del cliente lo mejor es obtener un informe investigado de un detective privado, que ofrezca una información actualizada, fiable, completa y contrastada. Este tipo de informes está destinado a facilitar la toma de decisiones en los casos en que se ha producido un crédito moroso y para el recobro del impagado se está estudiando la posibilidad de acudir a su reclamación por la vía judicial; gracias al informe investigado prejudicial, el acreedor tendrá un mejor conocimiento de los activos del deudor y de los bienes embargables, y determinará si es viable interponer una demanda judicial para recuperar la deuda. El informe prejudicial también es útil cuando el acreedor durante el proceso de recobrar el impagado quiere llegar a un acuerdo amistoso con un moroso y necesita conocer de antemano su situación financiera con el fin de negociar el reembolso de la deuda desde una posición negociadora más sólida.

Gracias al informe prejudicial que recoge la solvencia patrimonial y el endeudamiento de un cliente moroso, el acreedor podrá ejercer un mayor control sobre el proceso de recobro del impagado, puesto que el deudor no podrá pretender que se encuentra en una situación de insolvencia si el acreedor dispone de informes que relacionan todos los bienes del moroso, así como de sus deudas.

Aunque no siempre es posible continuar con el suministro de mercancías al deudor, en muchas ocasiones el bloqueo de los envíos es una buena arma para estimular al deudor a pagar. Cuando exista dependencia por el producto suministrado o el cliente tenga dificultades para encontrar otro proveedor, o si le plazo de entrega de otros suministradores es demasiado largo, el acreedor puede utilizar los pedidos retenidos como moneda de cambio. Un principio básico es no aumentar el riesgo, por lo que los siguientes envíos deberán ser pagados al contado y además el deudor debe ir cumpliendo con los plazos pactados.

Otra posibilidad en el proceso de recobro de impagados es ir cobrando la deuda simultáneamente al cobro de nuevos pedidos hasta dejar liquidada la deuda, y lógicamente el abono deberá hacerse en el momento de la entrega de la mercancía; por ejemplo, el cliente deberá pagar 750 euros al recibir un pedido de 500 euros. Las decisiones respecto para continuar suministrando a un cliente con impagados son siempre delicadas y no existen fórmulas mágicas. En bastantes ocasiones si el proveedor apoya financieramente al cliente, consigue cobrar la deuda. La clave en estas situaciones es evitar que el riesgo vivo con el deudor vaya aumentando con nuevos envíos de mercancía.

Ahora bien, el peligro en estos casos es que, si el deudor se declara insolvente, la cantidad finalmente adeudada sea superior al importe impagado original. Otro aspecto que el proveedor debe tener en cuenta es que, si corta el suministro de golpe, el cliente se puede encontrar sin posibilidades de continuar con su negocio, por falta de materia prima para fabricar sus productos o carencia de mercancías para vender, circunstancias que pueden provocar el cierre prematuro de la empresa deudora.

Consiguientemente, una vez que se ha confirmado el peligro de insolvencia del cliente, en función al riesgo de impago o incluso de crédito incobrable que se haya detectado en la operación, al iniciar el recobro del impagado el departamento de gestión de riesgos debe adoptar las medidas de control de riesgos, comerciales y jurídicas más apropiadas, y que pueden ser entre otras:

  • Visitar al deudor y buscar un acuerdo extrajudicial
  • Reducir significativamente el límite de crédito del deudor
  • Cancelar la línea de crédito
  • Bloquear los pedidos en curso
  • Seguir vendiéndole únicamente al contado rabioso
  • Proponer pagos semanales hasta cancelar la deuda
  • Solicitar al cliente algún tipo de garantía como puede ser un aval bancario
  • Iniciar un procedimiento de reclamación resolutivo a través del equipo de recobros
  • Introducir los datos del deudor en el registro de morosos sectorial o intersectorial.
  • Externalizar la gestión de cobros de la deuda, entregando el expediente a la gestora de cobros o al bufete de abogados.

Como medida precautoria imprescindible ante cualquier impago o prórroga hay que conseguir del moroso un reconocimiento de deuda. El reconocimiento de deuda es un documento que no aparece regulado ni en el orden civil ni en el mercantil, pero está reconocido por la jurisprudencia como un negocio jurídico unilateral por el que su autor reconoce la existencia de una deuda preexistente, manifiesta su voluntad de asumir la obligación, y fija un plazo y forma de pago del débito.

En la renegociación y aplazamiento de una deuda entre proveedor y deudor, el acreedor debe implementar instrumentos para proteger eficazmente su derecho al cobro de la cantidad impagada y reforzar la juridicidad de su crédito. Para recobrar el impagado lo ideal es conseguir un reconocimiento de deuda y unos documentos cambiarios para materializar el acuerdo de pagos alcanzado; es importante conseguir un aval en los títulos cambiarios para reforzar las garantías de cobro. La conveniencia de los documentos cambiarios deriva de su fuerza jurídica, ya que el impago de los títulos posibilita la interposición de acciones cambiarias ante los Tribunales que son la mejor herramienta para el recobro judicial de los impagados.

 

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Autor: Pere Brachfield, abogado colegiado en el ICAB
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