El circuito de ventas y cobros en las operativa de las empresas

La empresa debe optimizar su circuito de ventas y cobros para mejorar su rentabilidad

Uno de los circuitos más importantes de la actividad de explotación de la empresa proveedora de bienes o servicios es mixto: el circuito de ventas y cobros. Ambas funciones están estrechamente interrelacionadas y funcionan de forma simbiótica. El circuito de ventas y cobros es el único que permite a las empresas producir beneficios. Por un lado, las ventas son la actividad esencial de cualquier negocio y por el otro el flujo de cobros es el verdadero sistema circulatorio de una empresa puesto que, a semejanza del sistema circulatorio en el cuerpo humano, el flujo de cobros proporciona el elemento vital (el dinero) para que la entidad funcione. Por consiguiente, el proceso de cobros es el principal generador de liquidez para la empresa. El circuito de ventas y cobros en la moderna gestión de empresas debe ser contemplado como un proceso global que abarca varias etapas. Con relación al circuito de ventas y cobros hay que destacar dos conceptos fundamentales: el primero es que la dirección de la empresa debe considerar el factor tiempo como algo esencial y debe intentar reducir los plazos todo lo humanamente posible para acortar el tiempo que tarda en recuperar la inversión en clientes; y el segundo es que la dirección de la empresa sólo debe dar por cerrado el ciclo cuando se disponga plenamente del importe de la venta en la tesorería de la empresa.

En mi opinión, los  factores que influyen directamente en la reducción del Período Medio de Cobro son seis: el primero, las condiciones de crédito y pago que ofrece la empresa a sus clientes; el segundo, el sistema de facturación empleado por la empresa (prefacturación o postfacturación), el soporte de emisión de las facturas (papel, PDF, e factura); el tercero, los medios de cobro; el cuarto, los descuentos por pronto pago ofrecidos a los compradores; el quinto, el tratamiento facturas impagadas; y el sexto, la gestión de las facturas impagadas. De modo que la empresa proveedora de bienes o servicios deberá implementar las tareas necesarias para optimizar estos seis determinantes.

El circuito de ventas y cobros que genera el retorno de los fondos invertidos por la empresa proveedora está formado por las siguientes 5 etapas:

En primer lugar, la venta; en segundo lugar, la entrega de los productos al cliente; en tercer lugar, la facturación; en cuarto lugar, la gestión de cobro; y en quinto lugar el ingreso del dinero en la tesorería.

La duración del ciclo de ventas y cobros es el resultado de la suma de los plazos de estas cinco las etapas. En ocasiones el cuello de botella que retrasa todo el ciclo se encuentra en sólo una de las fases, aunque a veces se puede hallar en varias de las etapas del circuito. Con el propósito de poder minimizar el tiempo que dura el ciclo es conveniente estudiar cada una de las etapas individualmente. De esta forma se puede analizar el tiempo que dura cada fase y detectar las causas de los retrasos. Y además cada etapa se puede dividir a su vez en subetapas, de forma que será más fácil identificar y conocer los puntos del circuito en los que se alarga el proceso de retorno de los fondos, y por lo tanto tomar las medidas adecuadas para corregir la situación.

Las diferentes subetapas son:

  • En la venta: la captación del pedido, la tramitación del pedido y la aceptación del pedido
  • En la entrega. La preparación del pedido, la confección del albarán, la salida de la mercancía de fábrica, el transporte, la llegada de la mercancía al almacén del cliente, y la conformidad del albarán
  • En la facturación: la recepción del albarán validado, la confección de la factura, el envío de la factura al cliente, la llegada de la factura a la administración del cliente
  • En el cobro: el transcurso del plazo de pago, el pago de la factura por el cliente, la recepción del instrumento pago en el proveedor
  • En el ingreso: la tramitación del instrumento de cobro, el ingreso en el banco y el abono en valor del importe cobrado

 

Evidentemente la empresa no puede mejorar sustancialmente ciertas subetapas del circuito de ventas y cobros ya que vienen predeterminadas por las circunstancias del mercado o de los hábitos del sector. Por ejemplo, el plazo de cobro contractual con los clientes es difícil de cambiar, ya debido a las condiciones impuestas por el mercado y por política comercial, las empresas deben aceptar plazos de pago dilatados. No obstante, se puede ganar tiempo en otras subetapas que dependen de la organización de la empresa proveedora. El objetivo es doble, ya que por una parte se obtendrá mayor liquidez y por otra se reducirán los costes financieros. Por lo tanto, existen muchas variables sobre las que se puede actuar con el objetivo de reducir los días transcurridos entre una etapa y la siguiente. Mediante una apropiada identificación y regulación de los retrasos se pueden ganar muchos días en la obtención del disponible, lo que representa una liberación de los activos circulantes y un ahorro en costes financieros.

También mediante una buena gestión integral en todas las fases del circuito de ventas y cobros se consigue disminuir el riesgo de incidencias de cobro. Por una parte, si el proveedor tiene todos los documentos en regla que acreditan la existencia de una operación comercial y demuestran que la entrega de los bienes ha sido efectuada correctamente, el cliente no podrá buscar excusas para no efectuar el pago o para demorarlo. Por otra parte, si el proveedor cuida que durante todo el proceso se hagan las cosas bien, se puede evitar la mayor parte de los litigios comerciales con los clientes. Estos litigios son los que provocan la insatisfacción del cliente que mantiene trabado el pago de la factura hasta que no se le soluciona la incidencia. Las incidencias más habituales que provocan la retención del pago son errores en las entregas de mercancías, pedidos incompletos o con errores, equivocaciones en las facturas, diferencias de precios, y otros fallos habituales en la calidad del servicio por parte del proveedor.

Para reducir el ciclo de ventas y cobros las empresas pueden observar que mejoras se pueden hacer en cada etapa. En la fase de la venta tener en cuenta que la venta comienza en el momento de conseguir el pedido y acaba cuando se procesa internamente dicho pedido. Los problemas surgen ante la lentitud en procesar las ventas que provoca un alargamiento de esta etapa y por consiguiente un retraso de la siguiente fase que es la entrega. En esta etapa es posible reducir días actuando sobre el sistema de captación de pedidos. La rapidez con la que llega el pedido para su tramitación no sólo concierne al departamento comercial, puesto que cuanto antes se pueda procesar, antes se inicia el proceso de cobros. En muchas empresas por fallos elementales en el envío de los pedidos se pierden varios días. una causa frecuente es que los vendedores envían los pedidos por correo o acumulan varias hojas de pedido antes de remitirlas a la empresa. este problema se soluciona fácilmente utilizando las modernas tecnologías de la comunicación como son las terminales de ordenador mediante las cuales los vendedores pueden enviar los pedidos diarios o utilizando la comunicación vía e-mail mediante sus portátiles o a través de sus PDA. Estos sistemas permiten además ganar agilidad ya que los pedidos entran directamente en el sistema informático de la empresa. Asimismo, se evitan los errores de transcripción de las hojas de pedido cumplimentadas a mano o las equivocaciones al interpretar los pedidos enviados por email y que tienen letras o cifras poco legibles. En cualquier caso, la empresa debe incorporar el concepto de calidad en la información que aparece en los pedidos, de manera que figuren todos los datos completos y con la mayor exactitud

Otro punto es que el proveedor debe controlar las condiciones de compra de sus clientes y evitar que las formas de pago estén en manos de los clientes; en particular lo que concierne a los plazos de crédito; las condiciones de pago han de estar fijadas por el departamento de créditos o por el comercial. También hay que mentalizar a los vendedores en los beneficios de reducir aplazamientos de pago y que sepan ofrecer de forma inteligente descuentos por pronto pago. Los descuentos por pronto pago se deben implementar mejor siguiendo las recomendaciones siguientes: en primer lugar, el vendedor debe usar el descuento por pronto pago sólo para adelantar cobros y reducir riesgo operaciones y evitar su uso indiscriminado como una bonificación comercial más que se ofrece a todos los clientes; en segundo lugar, el departamento de credit management debe actualizar los porcentajes de descuentos ofrecidos a las variaciones de los tipos de interés. Hoy no es factible ofrecer el mismo descuento que hace un año con la caída brutal de los tipos de interés del BCE que hemos experimentado; en tercer lugar, hay que anualizar siempre el porcentaje de descuento ofrecido ya que un aparentemente insignificante 2% de descuento para adelantar el cobro tres meses, se convierte en una tasa anualizada del 8%. Por tanto, los tipos de descuento ofrecidos se deben convertir en porcentaje sobre períodos anuales para comparar el valor real del descuento; en cuarto lugar, recordar que para el cliente que acepta el descuento, siempre obtiene mayor rentabilidad en tasa de interés, que el coste en tanto por ciento que le supone al proveedor, siempre en términos anuales.

Por ejemplo, si el proveedor ofrece un descuento por pronto pago del 2% si el cliente paga al contado una factura de 100.000 euros o que pague el importe neto con vencimiento a 90 días. El comprador acepta el descuento. Así las cosas, el proveedor sacrifica 2.000 euros a cambio de adelantar 90 días el cobro de 98.000 euros. Así qué % para el proveedor la tasa anualizada de interés aplicada en el descuento es del 8% (el 8,24% si se aplica el interés compuesto). Mientras que por parte del cliente que paga la suma de 98.000 euros, en realidad gana 2.000 euros en 90 días, y esto supone una rentabilidad en porcentaje de: 2000/98.000 = 0,0204 = 2,04%. Por consiguiente, para el cliente el rendimiento porcentual del descuento en términos anuales es del 8,16% (8,41% si se aplica el interés compuesto)

Asimismo, hay que estar atentos a no ofrecer descuentos por pronto pago aparentemente pequeños, pero que una vez anualizados son elevadísimos. Veamos un ejemplo; el proveedor ofrece un descuento por pronto pago del 2% si el cliente paga contado una factura de 10.000 euros o que pague el importe neto a 20 días. Obviamente el cliente paga los 980 euros. De modo que a cambio de adelantar el cobro sólo 20 días, al proveedor le ha supuesto soportar una tipo anualizada del 36%; o dicho en otras palabras ha pagado indirectamente un interés del 36% para conseguir el dinero; un interés elevadísimo en estos días que los tipos de interés están todavía por los suelos.

 

 

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Autor: Pere Brachfield, abogado colegiado en el Ilustre Colegio de la Abogacía de Barcelona, ICAB.
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