En los últimos años han surgido empresas de outsourcing de facturación y de cobro de créditos, cuya actividad es la gestión integral de las facturas y el cobro de las operaciones comerciales. En un principio estas empresas de outsourcing se dedicaban principalmente al cobro de facturas en el extranjero, pero últimamente la demanda ha propiciado los servicios de cobranza en el mercado interior.
Los proveedores que quieran externalizar las actividades de facturación y cobranza pueden acudir a estas compañías especializadas en outsourcing con el fin de subcontratar todas las operaciones de facturación y cobranza.
Las empresas de outsourcing se encargan – por cuenta del proveedor y en su nombre– de la emisión de facturas y distribución de las mismas. Una vez enviada la factura al comprador y mucho antes de la fecha de vencimiento de la factura, la empresa de servicios contacta con el cliente para verificar la aceptación del pedido y la conformidad de la factura (esto evita los clásicos problemas de cobro por litigios comerciales).
Unos días antes del vencimiento la empresa especializada envía cartas recordatorias y realiza un seguimiento telefónico para agilizar el cobro de las facturas. En caso de incumplimiento por parte del comprador de la obligación de pago en la fecha prevista, la empresa de outsourcing gestiona el cobro por la vía pre-judicial, contactando periódicamente con el deudor hasta conseguir el abono de la factura pendiente.
Otras tareas que realizan estas empresas de servicios son la conciliación contable informatizada de los cobros que permite reducir el trabajo administrativo de las empresas proveedoras y asimismo la elaboración de informes periódicos según las necesidades del vendedor, lo que le facilita el seguimiento de las operaciones comerciales y le permite seguir la evolución de las ventas.
La subcontratación de la gestión de cobros permite a las empresas proveedoras reducir su período medio de cobro entre tres y diez días, reducir las deudas incobrables y mejorar sus beneficios entre un 0,1% y un 1%.
Las empresas suministradoras de bienes o servicios que subcontratan su facturación y cobranza también ven como mejora considerablemente su liquidez y además pueden reducir sus costes laborales. Otra ventaja de la subcontratación de la facturación y de la cobranza es que los directivos de las empresas proveedoras pueden descargarse de la supervisión de una serie de operaciones y procesos rutinarios que no aportan valor añadido a sus compañías y pueden disponer de más tiempo para dedicarse a temas estratégicos.
Estas empresas de servicios también se encargan de tramitar el cobro de las facturas atrasadas y de gestionar el recobro de clientes morosos.
Las compañías especializadas en esta clase de servicios suelen cobrar una tarifa por factura que oscila entre los 5 y los 15 euros. La cuantía de la tarifa aplicada varía en función de la ubicación geográfica del cliente.
Mas información sobre estos servicios en Consultoría de Credit & Collection Management
Pere Brachfield, director de estudios de la PMCM y profesor de EAE Business School