Consejos del Profesor Brachfield para la gestión de impagados XI

Cómo iniciar la acción de recobro

Lo primero antes de gestionar el impagado es averiguar el origen.

En el mundo de la gestión de cobros, la iniciación efectiva de la acción de recobro es un arte que combina habilidad y estrategia. Para asegurar el flujo financiero y mantener la salud de la  empresa, es esencial abordar esta tarea con un enfoque inteligente y ético.

Antes de dar el primer paso hay que realizar una evaluación exhaustiva de la situación. Comprender los antecedentes financieros del deudor, sus patrones de pago y cualquier cambio en su actuación. Esta información es vital para adaptar la estrategia de recobro de manera efectiva.

En la mayoría de las ocasiones los deudores no dicen la verdad y pretenden que el retraso en el pago se debe a motivos fortuitos y ajenos a su voluntad; por ejemplo un error del banco.

Generalmente los deudores aseguran que en muy poco tiempo podrán hacer el pago pendiente ya que están a punto de solucionar el problema que les ha dejado transitoriamente sin liquidez.

Otros deudores pretenden que existe un litigio comercial porque el producto suministrado no reunía las condiciones pactadas o los precios no son los acordados en la operación de compraventa y por este motivo han bloqueado el pago de las facturas.

Una vez descartadas las causas internas, o sea que el impago haya sido culpa del propio proveedor, el acreedor deberá de ejercer de detective mercantil y averiguar las causas reales de la morosidad del cliente.

Como pista podemos afirmar que acostumbran a pertenecer a una de estas categorías:

  • El deudor tiene liquidez pero de momento no tiene intención de pagar ya que tiene otras prioridades o pretende financiarse a costa del proveedor (morosidad intencional).
  • El deudor no tiene actualmente liquidez y tampoco intención de hacer el pago ya que se trata de un cliente insolvente en origen que se ha colado en la empresa (morosidad en origen).
  • El deudor no tiene actualmente liquidez para abonar la factura pero tiene voluntad de hacer el pago en cuanto tenga disponible para poder hacerlo (morosidad fortuita y transitoria).
  • El deudor compró con la intención de no abonar la factura o sólo pagarla si se ve coaccionado por la justicia (morosidad recalcitrante)
  • El deudor tiene una mala organización interna pero tesorería suficiente para hacer el pago (morosidad por incompetencia)

En el momento que se presenta un problema de cobro, el primer paso ha de ser documentar la existencia del débito para poder iniciar la reclamación del impagado.

Aunque el acreedor tenga todo el derecho del mundo para cobrar, esto en la práctica no es suficiente ya que deberá demostrar la existencia de este derecho de crédito.

Este es uno de los puntos clave para poder tener éxito en la recuperación de la deuda, puesto que una de las estrategias habituales de los morosos profesionales es negar la existencia de la deuda o manifestar su desacuerdo con el importe reclamado. Los morosos más experimentados buscarán pretextos de mayor complejidad como pueden ser que la mercancía suministrada por el proveedor no se ajusta a la que solicitó en su día o que existían defectos de cantidad o calidad que han invalidado la transacción comercial.

Para evitar este tipo de estrategias para escaquearse de pagar el proveedor deberá tener en su poder la suficiente documentación para poder demostrar la existencia del débito y de su origen, puesto que tanto si va a negociar por la vía amistosa con el moroso, como si decide emprender acciones judiciales, sus mejores armas son los documentos que acreditan la existencia de la deuda y su cuantía.

La mejor manera de acreditar la existencia de una deuda comercial es mediante la exhibición de un contrato que vincula al deudor y le obliga a efectuar el pago a cambio de unos productos o servicios que ha recibido. No obstante la dinámica empresarial impide formalizar en un contrato escrito la mayoría de las transacciones comerciales entre empresas.

Generalmente las operaciones comerciales y los acuerdos de servicios se realizan mediante  un acuerdo de palabra entre cliente y proveedor y en muchos casos no existe ni siquiera un pedido firmado por el comprador.

Cada deudor es único, y las soluciones deben reflejar esta diversidad. La personalización puede marcar la diferencia entre una cooperación exitosa y un conflicto prolongado.

La documentación rigurosa no solo sirve como referencia crucial en futuras conversaciones, sino que también proporciona una base sólida en caso de que sea necesario recurrir a acciones legales.

También aprovechar las herramientas tecnológicas disponibles para facilitar el proceso de recobro es importante. Los sistemas de gestión de cobros y las plataformas de seguimiento pueden agilizar las tareas administrativas, permitiendo concentrarse en la resolución de problemas.

Hasta aquí algunas explicaciones informativas para saber cómo iniciar la acción de recobro.



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Por Cristina Vert – estudios sobre la morosidad