La asignación de un rating a los clientes

El credit manager con el fin de cuantificar mejor el riesgo crediticio de cada cliente, deberá calificar mediante un «rating» a todos los clientes. Dicho rating se puede hacer con unas calificaciones crediticias que por ejemplo vayan de 0 a 50 puntos.

El rating se puede hacer utilizando métodos de «scoring» pero también se pueden utilizar otros sistemas cuantitativos y cualitativos que determinen la solvencia y capacidad de pagos de cada empresa (mediante análisis de estados financieros, informes comerciales) y cuyo resultado se materializa con una puntuación otorgada a cada cliente.

Previamente se deben establecer distintas categorías de riesgo en función de unos parámetros fijos. De esta forma se podrá asignar a cada cliente, en función de la calificación obtenida, el nivel de riesgo que le corresponda.

Para cada uno de los niveles de riesgo se puede asignar una horquilla de puntuaciones. Lo más sencillo y fácil de recordar es establecer las calificaciones en 5 categorías de riesgo según la siguiente clasificación (que va de menor a mayor riesgo):

Rating de Nivel de riesgo

40 a 50 Muy bajo
30 a 40 Bajo
20 a 30 Medio
10 a 20 Alto
0 a 10 Muy alto

El «rating» permite objetivar las decisiones que conciernen al crédito de clientes y permite visualizar de forma rápida el riesgo de cada cliente.

El «rating» también ayuda en el momento de dar el límite de crédito puesto que a los clientes que tienen una calificación entre 40 y 50 se les puede conceder un límite de crédito muy alto pero en cambio a los clientes que han obtenido un «rating» por debajo de 20 no se les concede crédito o se les solicita algún tipo de garantías si quieren comprar con pago aplazado.

Igualmente cuando surge cualquier incidencia respecto a los pagos, el «rating» permitirá al credit manager conocer claramente el nivel de riesgo que supone el cliente y facilitará la toma de decisiones. Por ejemplo una incidencia de cobros con un cliente que tiene un «rating» de 45 deberá ser tratada por el personal de cobros con guantes de seda, mientras que si el cliente tiene una calificación de 21 la actuación podrá ser mucho más resolutiva.

Los clientes que debido a su elevada solvencia y a la necesidad de agilizar al máximo sus pedidos y evitar posibles conflictos comerciales, pueden tener una calificación especial por ejemplo «rating» 100. Estos clientes disfrutarán de algunos privilegios, como el de quedar exentos de la retención de pedidos por exceder el límite de riesgo o por la existencia de incidencias en el cobro o litigios comerciales. Los clientes que entran en esta categoría puede ser por ejemplo y sin ánimo de ser exhaustivo: «El Corte Inglés», «Carrefour», «Eroski», «Mercadona», etc.

Además se puede incorporar al «rating» original unos códigos complementarios de alto riesgo a aquellos clientes que tienen impagados, aquellos que en un momento dado han tenido impagados o aquellos que son sospechosos de estar pasando por problemas de liquidez. Estos clientes serán objeto de una vigilancia especial por parte del credit manager.

Por ejemplo se puede asignar un código «Y» a todos los clientes que tienen impagados o incidencias en sus pagos, de forma que si el cliente tenía un «rating» 30, pasará a tener un código 30Y.

O por ejemplo se puede asignar un código «X» a todos los clientes que han tenido impagados –aunque ya los hayan reembolsado– de forma que si el cliente tenía un «rating» 30, pasará a tener un código 30X.

De la misma forma se puede asignar un código «Z» a aquellos clientes que presenten señales de alerta de una posible situación de insolvencia o que existan indicios de que pasan por problemas de liquidez.

Como norma general de la política de créditos, es conveniente proceder a la revisión anual de los «ratings» de todos los clientes, utilizando para ello el histórico del cliente, el perfil pagador observado a lo largo del último año, los informes comerciales y los demás informes externos.

El fichero maestro de clientes

Un fichero de clientes que cuente con un buen soporte informático es indispensable para el buen funcionamiento de prácticamente todos los departamentos de la empresa. El fichero de clientes incluye datos que son comunes al conjunto de áreas de la empresa y también informaciones específicas para ciertos departamentos.

Un fichero de clientes bien llevado sirve para realizar un eficaz control de las ventas y de los créditos a clientes y debe incluir informaciones completas sobre la identificación del cliente, las condiciones comerciales, las condiciones de crédito y las condiciones de pago. La modificación de datos de este fichero (por ejemplo de los datos bancarios) sólo puede ser realizada por personas autorizadas para evitar problemas de crédito.

Generalmente las fichas de clientes suelen incluir los siguientes datos:

  • Código de cliente
  • Denominación social
  • Dirección completa
  • Números de teléfono, fax y correo electrónico
  • NIF
  • Tipología de cliente
  • Tipo de IVA aplicable
  • Dirección de entrega de mercancías
  • Descuentos comerciales y rappeles
  • Requisitos particulares que deben constar en las facturas

En lo que concierne al departamento de créditos es indispensable que la ficha de clientes incluya además:

  • Límite de crédito concedido
  • Límite de riesgo máximo autorizado
  • Fecha de concesión del límite de crédito
  • Plazo de validez del límite de crédito
  • Posibilidad de exceder el límite de riesgo y hasta que porcentaje
  • Rating
  • Condiciones de pago
  • Tipo de facturación
  • Plazo de pago
  • Forma de pago
  • Descuentos financieros y por pronto pago
  • Garantías, avales y fianzas e importe cubierto
  • Plazo de validez de las garantías
  • Datos bancarios
  • Dirección de envío de facturas
  • Persona de contacto para tema pagos
  • Existencia de un tercero pagador

También es recomendable que aparezcan otras informaciones relevantes como:

  • Admisión de entregas parciales
  • Informaciones sobre solvencia
  • Principales ratios financieros
  • Informaciones sobre ventas realizadas
  • Informaciones sobre saldos no vencidos y vencidos
  • Informaciones sobre entregas de mercancía no facturadas
  • Saldos de clientes por antigüedad del vencimiento
  • Efectos aceptados en cartera
  • Efectos descontados
  • Pedidos en curso
  • Incidencias e impagados
  • Evolución de la facturación
  • Evolución de la situación financiera
  • Historial de pagos del cliente

Pere Brachfield, director de estudios de la PMCM y profesor de EAE Business School