El departamento de créditos debe utilizar para controlar los saldos de clientes unos listados mensuales de saldos vencidos y no vencidos, con el fin de detectar los atrasos y priorizar las acciones de cobro.
El control de efectos y recibos impagados
Con periodicidad semanal el servicio de cobros trabajará con un listado de giros y recibos impagados –efectos que no han sido atendidos por la entidad bancaria del cliente– y realizará las acciones de cobro pertinentes.
La primera devolución o retraso debe ser analizado por el credit manager. Un cliente que tenga varias devoluciones seguidas debe ser objeto de un control especial.
El ratio de control de impagados de un cliente se calcula dividiendo el número de incidencias de pago por el número de facturas. Cuanto más elevado sea este cociente, mayor riesgo de morosidad presenta el deudor.
El control de clientes bajo vigilancia
Un listado de clientes de alto riesgo se creará con periodicidad mensual y será analizado por el responsable de créditos; asimismo se enviará una copia de cada nuevo listado a dirección comercial.
Los clientes que figuren en este listado deberán ser objeto de una vigilancia permanente y las operaciones comerciales supervisadas personalmente por el responsable de créditos.
En este listado se incluirán todos aquellos clientes sobre los que existan indicios de estar atravesando problemas financieros o que pueden entrar en una situación de insolvencia.
El control permanente del PMC
El departamento de créditos debe controlar de forma permanente el PMC (período medio de cobro). Por consiguiente el período medio de cobro (PMC o DSO en inglés) es un dato muy importante para conocer la evolución de la inversión en clientes y para controlar la gestión del crédito y cobranza.
El PMC de un negocio se puede obtener mediante un sencillo cálculo una vez que se conozca el ratio de rotación de clientes.
PMC = 360 / Ratio rotación de clientes
El ratio de rotación se calcula a partir de la cifra de ventas del período que se quiere analizar y del saldo de clientes al final de dicho período (o el saldo medio). Los montos de saldos de clientes y de las ventas deben de ser sin IVA.
Ratio de rotación = Ventas / Saldos de clientes
Asimismo otra forma simplificada para determinar el PMC de un determinado período N es mediante la siguiente fórmula:
PMC = (Saldos clientes fin N / Cifra de ventas N) x nº días N
Otra opción es utilizar una media de los saldos de clientes del período N para evitar el efecto negativo de una estacionalidad de las ventas a finales de año.
El otro sistema de calcular el PMC es el denominado método del «Countback», que resulta más preciso. Las aplicaciones informáticas de gestión de cobros utilizan este sistema.
El control del PMC como mínimo debe hacerse una vez al mes por la totalidad de las ventas, por divisiones de negocio y por áreas geográficas.
A fin de controlar los plazos de pago de toda la cartera de clientes y detectar enseguida posibles desviaciones, es necesario que la aplicación informática proporcione unos listados mensuales con el PMC de todos los clientes.
Ahora bien del segmento de clientes de mayor exposición al riesgo o de mayor facturación es recomendable que los listados sean semanales.
En el listado también debe aparecer el PMC teórico del cliente, el PMC del año anterior, y la comparativa de los últimos meses para ver la evolución del período de pago.
En cuanto el credit manager detecte alargamientos del PMC de un cliente, deberá analizar el motivo y emprender acciones para corregir el retraso.
El control de clientes con excesivos abonos
La devolución de mercancía sin motivo es una de las señales de alerta que avisan de una futura situación de insolvencia.
Por este motivo el departamento de créditos elaborará cada mes un listado con los clientes que sobrepasen el porcentaje de devoluciones de mercancía que tenga previsto la empresa en base a los cálculos estadísticos.
Cuando el porcentaje de abonos sobrepase el límite fijado por el proveedor, se investigarán las causas de los abonos, se analizará al cliente y si fuera necesario se bloqueará su línea de crédito.
Pere Brachfield, director de estudios de la PMCM y profesor de EAE Business School
¿Qué se entiende por «saldo de clientes»?