Uno de los circuitos más importantes de la actividad de explotación de la empresa es mixto: el circuito de ventas y cobros. Ambas funciones están estrechamente interrelacionadas y funcionan de forma simbiótica.
El circuito de ventas y cobros es el único que permite a las empresas producir beneficios. Por un lado las ventas son la actividad esencial de cualquier negocio y por el otro el flujo de cobros es el verdadero sistema circulatorio de una empresa puesto que a semejanza del sistema circulatorio en el cuerpo humano, el flujo de cobros proporciona el elemento vital (el dinero) para que la entidad funcione.
Por consiguiente el proceso de cobros es el principal generador de liquidez para la empresa.
El circuito de ventas y cobros en la moderna gestión de empresas debe ser contemplado como un proceso global que abarca varias etapas.
En relación al circuito de ventas y cobros hay que destacar dos conceptos fundamentales:
- la dirección de la empresa debe considerar el factor tiempo como algo esencial y debe intentar reducir los plazos todo lo humanamente posible para acortar el tiempo que tarda en recuperar la inversión en clientes.
- la dirección de la empresa sólo debe dar por cerrado el ciclo cuando se disponga plenamente del importe de la venta en la tesorería de la empresa.
En mi opinión los factores que influyen directamente en la reducción del Período Medio de Cobro son seis:
- Condiciones de venta y de crédito
- Sistemas de facturación (pre o post)
- Medios de cobro
- Descuentos por pronto pago
- Tratamiento facturas impagadas
- Gestión de saldos atrasados
De modo que el departamento de credit management deberá implementar las tareas necesarias para optimizar estos seis determinantes.
Las diferentes etapas del circuito de ventas y cobros
El circuito de ventas y cobros que genera el retorno de los fondos invertidos por la empresa proveedora está formado por las siguientes 5 etapas:
venta | entrega | facturación | cobro | ingreso
La duración del ciclo de ventas y cobros es el resultado de la suma de los plazos de estas cinco las etapas. En ocasiones el cuello de botella que retrasa todo el ciclo se encuentra en sólo una de las fases, aunque a veces se puede hallar en varias de las etapas del circuito.
Con el propósito de poder minimizar el tiempo que dura el ciclo es conveniente estudiar cada una de las etapas individualmente. De esta forma se puede analizar el tiempo que dura cada fase y detectar las causas de los retrasos. Y además cada etapa se puede dividir a su vez en sub-etapas, de forma que será más fácil identificar y conocer los puntos del circuito en los que se alarga el proceso de retorno de los fondos, y por lo tanto tomar las medidas adecuadas para corregir la situación.
Las diferentes sub-etapas son:
- en la venta:captación del pedido | tramitación del pedido | aceptación del pedido
- en la entrega:preparación del pedido | confección del albarán | salida de la mercancía de fábrica | transporte | llegada de la mercancía al almacén del cliente | conformidad del albarán
- en la facturación:recepción del albarán validado | confección de la factura | envío de la factura al cliente | llegada de la factura a la administración del cliente
- en el cobro:transcurso del plazo de pago | pago de la factura por el cliente | recepción del instrumento pago en el proveedor
- en ingreso:tramitación del instrumento de cobro | ingreso en el banco | abono en valor del cobro
"Nuestros clientes tienen todos los derechos, menos el de dejar de pagarnos puntualmente"
Pere Brachfield
Pere Brachfield, director de estudios de la PMCM y profesor de EAE Business School
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