Factura electrónica obligatoria: nuevas fechas, nuevos retos y una oportunidad para preparar a las empresas

La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales ya cuenta con un calendario concreto. La publicación de la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, que regula la solución pública de facturación electrónica, supone un paso importante en el desarrollo de un sistema que transformará la forma en que las empresas emiten, reciben y gestionan sus facturas.

La norma entró en vigor el 6 de octubre de 2026, fecha a partir de la cual comienzan a computarse los plazos previstos para la aplicación de las nuevas obligaciones. De acuerdo con el calendario establecido, las empresas y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los ocho millones de euros durante el año natural anterior deberán adaptarse a la factura electrónica obligatoria a partir del 6 de octubre de 2027. Para el resto, el plazo general se extiende hasta el 6 de octubre de 2028.

Este calendario permite a las empresas disponer de un periodo de preparación, pero también exige empezar a trabajar desde ahora en la adaptación de sus sistemas, procedimientos y conocimientos.

¿Por qué se implanta la factura electrónica obligatoria?

La generalización de la factura electrónica entre empresarios y profesionales forma parte del proceso de digitalización de la actividad económica. Su finalidad no consiste únicamente en sustituir documentos en papel o archivos PDF por facturas digitales, sino en establecer un sistema de intercambio de información estructurada que facilite la automatización de los procesos y mejore la trazabilidad de las operaciones comerciales.

La digitalización de la facturación también está relacionada con la lucha contra la morosidad. Disponer de información estructurada sobre las facturas y sus estados puede facilitar el seguimiento de los pagos y contribuir a una mayor transparencia en las relaciones comerciales.

En este contexto, la nueva regulación desarrolla un sistema español de factura electrónica que contempla tanto plataformas privadas de intercambio como una solución pública de facturación electrónica. Las empresas podrán utilizar las vías previstas en la normativa, de acuerdo con sus necesidades y las condiciones aplicables.

Por tanto, la adaptación no debe contemplarse exclusivamente como una cuestión administrativa o tecnológica. También afecta a los procedimientos internos, a la relación con clientes y proveedores y a la organización de los departamentos que intervienen en la facturación y el cobro.

EN 16931 y UBL: los aspectos técnicos que conviene conocer

Uno de los elementos relevantes del nuevo sistema es el uso de estándares que permiten estructurar la información y facilitar el intercambio entre diferentes soluciones tecnológicas.

La Orden HAC/1028/2026 https://www.boe.es/eli/es/o/2026/10/02/hac1028 establece que las facturas emitidas o intercambiadas mediante la solución pública deben ajustarse al modelo semántico europeo EN 16931 y utilizar la sintaxis UBL (Universal Business Language).

EN 16931 define el modelo de datos semántico de la factura electrónica europea, mientras que UBL establece una estructura informática para representar y transmitir la información de las facturas. Esta normalización favorece que los sistemas puedan interpretar los datos de manera automatizada.

No obstante, es importante precisar que UBL no es la única sintaxis contemplada por el Real Decreto 238/2026 para el conjunto del sistema español de factura electrónica. La normativa también admite otros formatos, entre ellos Facturae, EDIFACT y CII, en las condiciones establecidas.

Las plataformas privadas deberán garantizar la interoperabilidad exigida por la regulación. Además, cuando se utilicen determinadas plataformas privadas para emitir facturas en lugar de la solución pública, deberán remitirse a esta las copias correspondientes en formato UBL, conforme a los requisitos legales.

Para muchas empresas, estos cambios harán necesario revisar la compatibilidad de sus programas de facturación, la integración con sus sistemas de gestión y los procedimientos para enviar, recibir y registrar las facturas.

Aplazar una fecha no significa detener la digitalización

La ampliación del plazo para implantar la factura electrónica obligatoria ofrece una oportunidad para organizar la transición con mayor previsión. Sin embargo, sería un error interpretar este margen como una invitación a dejar la adaptación para el último momento.

Las empresas necesitan tiempo para analizar sus procesos actuales, identificar posibles incompatibilidades, seleccionar las soluciones tecnológicas adecuadas, coordinarse con sus proveedores y formar a los profesionales que tendrán que trabajar con los nuevos sistemas.

También conviene revisar cómo se gestionan actualmente las facturas recibidas, las discrepancias comerciales, las incidencias de facturación y el seguimiento de los vencimientos. Una implantación bien planificada puede ayudar a evitar duplicidades, reducir errores y mejorar la disponibilidad de información para tomar decisiones.

Las organizaciones que comiencen a prepararse con antelación tendrán más posibilidades de distribuir los cambios de forma ordenada, resolver dudas y adaptar sus procedimientos sin concentrar todo el esfuerzo en los últimos meses.

La formación, una inversión para afrontar el cambio con garantías

La adaptación normativa y tecnológica requiere algo más que disponer de un programa informático compatible. Es necesario que los responsables de administración, contabilidad, facturación y gestión financiera comprendan las nuevas obligaciones y sepan cómo afectan a su trabajo diario.

La formación permite conocer el marco normativo, diferenciar las obligaciones relacionadas con la factura electrónica y los sistemas informáticos de facturación, identificar los principales cambios operativos y preparar a los equipos para trabajar con los nuevos procedimientos.

También ayuda a que las decisiones tecnológicas se tomen con mayor criterio y a que los profesionales puedan colaborar eficazmente con sus proveedores de software, asesores y responsables de sistemas.

Desde Brachfield Credit & Risk Consultants consideramos que anticiparse es la mejor estrategia. Por eso, la formación especializada en facturación electrónica y Veri*Factu constituye una herramienta útil para que empresarios, profesionales y equipos administrativos afronten los cambios con conocimiento, planificación y seguridad.

Un calendario concreto exige empezar a prepararse

La factura electrónica obligatoria ya no es una transformación indefinida que las empresas puedan dejar para más adelante. La entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026 ha puesto en marcha el cómputo de los plazos y ha permitido concretar las fechas de adaptación.

Las empresas con un volumen de operaciones superior a ocho millones de euros deberán afrontar su fase de aplicación a partir de octubre de 2027, mientras que el calendario general para el resto se sitúa en octubre de 2028. Paralelamente, deberán comprobar sus obligaciones y plazos respecto a los sistemas informáticos de facturación.

Todavía existe margen para prepararse, pero aprovecharlo exige actuar con tiempo.

En Brachfield Credit & Risk Consultants ayudamos a las empresas a comprender los cambios normativos y a preparar a sus profesionales mediante formación especializada, adaptada a sus necesidades. Anticiparse a las nuevas obligaciones es una manera de reducir incertidumbres, facilitar la transición y convertir un cambio normativo en una oportunidad para mejorar los procesos internos.