Prácticas para un buen control de riesgo de crédito

Los pedidos de los clientes a los que el departamento de créditos no les ha asignado una cuenta de crédito, deberán ser siempre procesados como ventas al contado riguroso o –todavía mejor– con previo pago. La corruptela que practican ciertos departamento comerciales de venderles mediante la fórmula "contado comercial" debe ser evitada a toda costa ya que esta modalidad supone otorgar un crédito de casi un mes al comprador.

El contado riguroso supone que el transportista recibirá instrucciones en el momento de recoger la mercancía en el almacén, en el sentido de no servir el pedido si no cobra la factura en efectivo; en algunos casos también se le puede autorizar a que acepte un cheque bancario. El transportista debe tener instrucciones estrictas de no entregar la mercancía si previamente el cliente no le ha pagado, por lo que en estos casos deberá volver a los almacenes del proveedor con toda la carga.

El control de la modificación de datos de clientes

Un punto que genera incidencias y que incluso puede provocar problemas de seguridad jurídica en las operaciones comerciales es la modificación de datos de clientes antiguos. Por consiguiente cuando un cliente solicite un cambio de denominación social, de domicilio fiscal, de forma jurídica o de cualquier tipo de datos legales, comerciales, bancarios o financieros, se debe documentar el cambio en un formulario especial de modificación de datos que deberá ser firmado por el responsable comercial antes de ser enviado al departamento de créditos y posteriormente al servicio de administración de ventas.

En ningún caso el departamento de administración de ventas o el departamento comercial aceptarán cambios comunicados sólo por teléfono ni podrán modificar la ficha del cliente sin que haya existido un control previo y se haya cumplimentado del formulario especial de modificación de datos.

El control de clientes con varias cuentas abiertas

Una práctica habitual en muchas empresas es mantener distintas cuentas abiertas con el mismo cliente –una misma sociedad, persona jurídica o empresario individual– por razones comerciales o porque el cliente tiene varios establecimientos en distintas zonas. Esta situación entraña numerosos peligros desde el punto de vista del control crediticio y debe ser erradicada.

Todas las cuentas abiertas con el mismo NIF deben ser unificadas en una sola cuenta de cliente, y si no es posible hacerlo por motivos comerciales ya que el cliente se opone rotundamente, en el departamento de créditos debe crearse una cuenta global de cliente aunque sólo sea a efectos de control interno del riesgo crediticio.

El control de clientes con varias empresas creadas

Cuando varias empresas clientes con diferentes personalidades jurídicas tengan un mismo propietario, se debe hacer un control adicional del riesgo global que presenta el grupo de empresas, ya que la insolvencia de una de las empresas del grupo afectará la situación del resto de compañías. En estos casos es conveniente establecer un nivel de riesgo global para el conjunto de sociedades y procurar no exceder dicho límite.