Cómo diseñar políticas de crédito para el otorgamiento de los aplazamientos de pago a clientes

Tipología, misión y ventajas de las políticas de crédito comercial

La política de créditos de una empresa es la forma como quiere la compañía que se haga las cosas en lo relativo al crédito de clientes, los criterios que se van a utilizar para tomar decisiones, así como los objetivos de crédito que se han de alcanzar cuantificados en cifras. Las políticas de créditos sirven para facilitar que los empleados tengan una pauta de trabajo para conseguir los mejores resultados en la gestión del crédito comercial. La política empresarial puede incluso ser la inexistencia de una política: "la política de la empresa es dejar libertad de actuación a sus empleados". También puede ser una política muy simple que se transmite verbalmente, una política construida a plazos por medio de memorándums, o una política muy completa escrita en un tomo enciclopédico.  Por consiguiente, las políticas de crédito y cobro son una serie de directivas dictadas por la dirección de la empresa; estas normas han sido diseñadas con la colaboración activa del departamento de credit management y generalmente con la implicación del departamento comercial. Estas directrices han de presentarse por escrito y materializarse en un decálogo. Este decálogo debe indicar lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer con relación a la concesión de créditos. Los objetivos de crédito se refieren al volumen de saldos de clientes que la compañía tiene previsto mantener en su balance, los créditos dudosos, los impagados y los incobrables que deben venir expresados en importes, pero también en porcentajes y ratios; estos objetivos deben ser fijados para períodos mensuales y anuales. Las políticas de crédito y cobro tienen como misión controlar el volumen total de saldos de clientes y la calidad de su riesgo. El volumen total de los saldos de clientes viene determinado por dos factores: en primer lugar, por el período medio de cobro (PMC) de la empresa, o lo dicho de otro modo el período medio durante el cual permanecen las cuentas de clientes en el balance pendientes de cobro; y en segundo lugar por el volumen total de ventas a crédito. Las políticas de crédito y cobranza actúan directamente sobre el período medio de cobro ya que regulan los plazos de cobro, controlan el cumplimiento de los mismos por parte de los clientes y gestionan el cobro de las facturas vencidas. La medida del período medio de cobro (PMC) depende de la rigurosidad de las políticas de crédito y cobro, puesto que una política restrictiva disminuye el PMC y una política de crédito flexible lo incrementa. No obstante, las políticas también actúan sobre el volumen total de ventas, puesto que las políticas de crédito inciden directamente en las decisiones de crédito de la empresa. Las políticas reglamentan las condiciones de crédito que va a aplicar la compañía para conceder pagos aplazados a sus clientes, por lo que influyen directamente en el volumen total de las ventas; unas políticas restrictivas disminuyen las ventas y unas liberales las aumentan. Por consiguiente, las políticas de crédito y cobranza inciden sobre ambos factores clave que afectan el volumen de recursos invertidos en cuentas de clientes: el período medio de cobro (PMC) y el volumen de ventas. La calidad del riesgo de clientes viene determinada por la política de créditos de la compañía, puesto que cuanto más rigurosa sea dicha política, más bajo será el riesgo de clientes. Una política de créditos restrictiva eliminará a los clientes de alto riesgo, así como los de riesgo medio-alto, dejando únicamente a los clientes de bajo riesgo, consiguientemente la calidad del riesgo será óptima. Por el contrario, una política flexible permitirá entrar en riesgo con clientes de solvencia dudosa y de elevado riesgo, por lo que la calidad total del riesgo será mala. Las ventajas que supone para una empresa tener una política de créditos definida son muchas y de distinta naturaleza. Primero, es la mejor forma de reconocer la presencia del credit management en la empresa y de sentar las bases para una cultura de créditos a clientes. Segundo, la política da autoridad y potestad al credit manager y le sirve de apoyo en sus funciones profesionales. Tercero, permite clarificar a los comerciales –y a todos los empleados que tengan relación con los clientes– cuáles son las normas para el crédito comercial. Cuarto, evita los conflictos entre comercial y finanzas. Quinto, es el manual de instrucciones para todo el personal y facilita la formación de los nuevos empleados y en caso de ausencia temporal del credit manager los empleados tienen una normativa a seguir que les ofrece soluciones a las situaciones de crédito. Sexto, evita las actuaciones arbitrarias y las decisiones subjetivas de los empleados. Séptimo, elimina las condiciones especiales que se suelen conceder a algunos clientes privilegiados o por amiguismo con los directivos de la empresa. Y octavo, crea un consenso en la forma de tratar las operaciones comerciales. Las características principales de las políticas de crédito son en primer lugar, que ha de ser totalmente coherente con la política comercial y compatible con los recursos financieros que dispone la compañía. En segundo lugar, la política de créditos restrictiva no es compatible con una política comercial que quiere aumentar las ventas a corto plazo, y una política de créditos liberal es incompatible cuando la empresa carece de recursos financieros y su crédito bancario es limitado. En tercer lugar, la política ha de ser fácilmente comprensible por todo el mundo y explicar claramente los términos técnicos para que sean inteligibles para todo el personal. En cuarto lugar, la política de crédito ha de haber sido fruto de un consenso entre todos los departamentos implicados en el crédito comercial. En quinto lugar, ha de ser de obligado cumplimiento para todo el mundo. En sexto lugar, debe ser imperativa pero sin llegar a ser dogmática y ha de dejar un margen suficiente para la interpretación inteligente ya que es imposible que una política de créditos y cobros –por completa que esta sea– regule todas las situaciones en el ámbito del crédito que se puedan dar en una empresa. Y en séptimo lugar, hay que evitar la excesiva burocratización en la aplicación de la política de créditos, puesto que, si las reglas se convierten en un corsé para las actividades comerciales de la empresa, la política de créditos ejercerá un efecto negativo en lugar de aportar beneficios a la empresa.   Autor: Pere Brachfield Todos los derechos reservados; se prohíbe la reproducción total o parcial de este artículo