La documentación que debe tener el acreedor para reclamar una deuda impagada

Los documentos que acreditan el derecho de crédito en la gestión de impagados

Cuando se inicia la gestión de impagados, la mejor garantía para reclamar un impagado de una operación comercial es a través de una adecuada documentación, lo que blindará jurídicamente el derecho de cobro del acreedor, evitando excusas y pérdidas de tiempo. La documentación necesaria para reclamar una deuda derivada de un impago comercial es la que puede acreditar el encargo realizado por parte del cliente de un bien (o servicio) al proveedor,  que pueda probar su entrega al comprador y el precio a pagar. Por tanto la documentación más adecuada para reclamar extrajudicialmente un impagado es:

• Un documento que acredite el acuerdo de voluntades entre las partes indicando los derechos y obligaciones que ambas han consentido recíprocamente en obligarse
• Otro que acredite la aceptación de la oferta del comprador o en su defecto el encargo realizado por parte del cliente de un bien o servicio al proveedor (conformidad del cliente, orden de compra, pedido, presupuesto firmado)
• Un documento que pruebe la entrega o prestación por parte del proveedor a satisfacción del cliente del producto o servicio solicitados (albarán de entrega, carta de porte, CMR, parte de servicio, certificado de obra)
• Un documento que determine el precio que debe pagar el cliente y el plazo (factura)

De modo que los cuatro documentos mercantiles que demuestran plenamente el derecho de cobro del acreedor son:

• El contrato
• El pedido
• El albarán (carta de porte)
• La factura

Cuando el acreedor se encuentre en posesión de estos cuatro documentos, verá blindado su derecho de cobro, de modo que el moroso no tendrá ninguna escapatoria legal para dejar de pagar la operación comercial. No obstante, si dispone de un pedido, un albarán y una factura, (bien cumplimentados y firmados por el cliente empresa o la carta de porte emitida por la compañía de transporte) el acreedor podrá demostrar perfectamente la existencia de una deuda. De estos documentos el que tiene mayor importancia probatoria es el albarán (o la carta de porte firmada y sellada por el comprador destinatario); si falta este documento el deudor de mala fe puede eludir el pago alegando que no recepcionó la mercancía facturada. Asimismo en las operaciones comerciales existen otros documentos básicos para demostrar la existencia de una relación mercantil y de una deuda, los más habituales son:

• Las condiciones generales de venta
• El presupuesto
• La factura pro-forma
• Los documentos cambiarios de pago

Consecuentemente en las relaciones comerciales se han de utilizar esta serie de documentos que tienen una gran importancia para demostrar la existencia de una operación comercial y por lo tanto de un contrato. Por medio de estos documentos el acreedor podrá exigir el pago y en caso de incumplimiento podrá acudir a los tribunales para reclamar judicialmente el cumplimiento de la obligación. No obstante en muchas empresas estos documentos no son empleados de la manera adecuada o no se les otorga la importancia que realmente tienen, por lo que en caso de reclamación de un impagado el acreedor no podrá acreditar su derecho de cobro por carecer de la suficiente documentación o carecer ésta de defectos que la hacen inadecuada.   Autor: Pere Brachfield Todos los derechos reservados; se prohíbe la reproducción total o parcial de este artículo