Servicios para garantizar el cobro; factoring, forfaiting, confirming y outsourcing

El factoring es un contrato de cesión de créditos entre una empresa proveedora que mantiene crédito interempresarial con sus clientes y una sociedad financiera especializada en servicios de factoring, la cual anticipa la liquidación de una parte importante de los fondos correspondientes a las facturas cedidas.

Por medio del factoring la empresa vendedora de bienes o servicios cede los derechos de cobro de su facturación a la sociedad de factoring. La sociedad de factoring –también denominada factor– se encarga de hacer la gestión de cobro ante los clientes de la empresa proveedora, así como le ofrece financiación de su circulante. Opcionalmente puede proporcionar al proveedor la cobertura del riesgo de insolvencia o de impago de las facturas, de forma que la empresa proveedora se asegura el cobro de todas las ventas.

La gran ventaja del factoring es que se trata de un producto financiero que permite a las empresas proveedoras de bienes o de servicios disponer anticipadamente de los importes de las transacciones comerciales con sus clientes, es decir mucho antes que se produzca el vencimiento de pago acordado entre vendedor y comprador. Básicamente el factoring es un servicio financiero que consiste en que a través de un contrato de cesión de crédito, la sociedad de factoring –por supuesto a cambio de una comisión y unos intereses– abona una parte importante –entre el 80 y el 90%– de los importes de las facturas emitidas por una determinada empresa proveedora a cargo de sus clientes, y se encarga de su posterior cobro a los deudores.

El factoring permite a las empresas que por condiciones del mercado tienen que conceder plazos de pago dilatados a sus clientes, obtener disponible de forma casi inmediata y además les evitarán tener que recurrir a endeudamientos con entidades bancarias mediante pasivo a corto con coste para poder financiar las cuentas de clientes o acudir al descuento tradicional de efectos. El factoring se diferencia del descuento tradicional de efectos en que ofrece una serie de servicios administrativos, financieros y de cobro a los usuarios del servicio, y en muchos casos asumen el riesgo del buen fin de las operaciones.

Los contratos de factoring se regían por los principios de globalidad y exclusividad (términos similares al seguro de crédito). El principio de globalidad implica que durante la vigencia del contrato la empresa cliente (el proveedor) se obliga a ceder la totalidad de la facturación a la sociedad de factoring, aunque en la actualidad existe mayor flexibilidad en los contratos y pueden pactarse que la facturación se limite a ciertos productos, divisiones dentro de las empresas fabricante, canales de distribución o zonas geográficas. El principio de exclusividad impide que el cliente decida operar de forma unilateral con otras sociedades de factoring, aunque se puede pactar de común acuerdo con todas las sociedades de factoring implicadas, que el proveedor mantenga varios contratos de forma simultánea con diferentes factores.

El factoring engloba una serie de servicios que se encuentran vertebrados sobre la base de la cesión de créditos comerciales. En este conjunto se encuentran los servicios administrativo-financieros, como son la gestión integral de los créditos cedidos.

Dentro de estos servicios se encuentran

• El análisis y clasificación de las solicitudes de crédito de futuros clientes

• La evaluación y clasificación de los niveles de solvencia de los clientes y el establecimiento de los límites de crédito a cada uno de ellos.

• La gestión de cobro de las facturas cedidas, manteniendo las condiciones contractuales con cada cliente.

• La administración de la cartera de clientes de la empresa, estableciendo el seguimiento del comportamiento de pagos de los deudores y vigilando las incidencias de cobro que puedan ocurrir.

• La financiación de las ventas mediante el abono anticipado de los créditos comerciales cedidos por el usuario a la compañía de factoring.

En cuanto a la asunción del riesgo comercial de las operaciones existen básicamente dos modalidades de factoring:

 El factoring sin recurso, que implica que la sociedad de factoring se hace cargo de la cobertura del riesgo asumiéndolo en su totalidad, por lo que en caso de que el deudor no efectúe el pago el día de su vencimiento, la compañía de factoring no podrá reclamar el importe anticipado en su día usuario del servicio.

 El factoring con recurso significa que la sociedad de factoring no asume el riesgo de las transacciones comerciales y en caso de impago de las facturas las cargará en la cuenta del usuario cedente.

En los últimos años se ha producido un aumento espectacular de las operaciones de factoring en España, y en el año 1999 se aprobó una nueva legislación que regula esta actividad financiera.

Las ventajas del factoring son de que mediante este servicio financiero especializado el usuario obtiene liquidez inmediata, optimiza las tesorerías de las pymes, y si es sin recurso asegura el cobro definitivo de las operaciones comerciales y evita pérdidas por fallidos y morosos. El factoring sin recurso permite sacar definitivamente del balance el activo realizable formado por las cuentas de clientes pendientes de cobro, con lo que se obtiene una optimización del activo circulante, una reducción de las necesidades operativas de fondos y una mejora de los ratios. El factoring también mejora la capacidad financiera de la empresa usuaria, puesto que reduce su endeudamiento en pasivo a corto para financiar cuentas de clientes y sirve para clasificar y conocer la cartera de clientes sin coste adicional. El factoring simplifica enormemente las gestiones administrativas de crédito y cobranza, disminuye los gastos de administración de clientes, de personal de cobros y de comunicaciones. Y también minimiza los gastos financieros por retrasos en los pagos y devoluciones de efectos.

El forfaiting

El forfaiting es un sistema a través del cual la empresa proveedora de bienes puede hacer efectivos inmediatamente los créditos interempresariales o las operaciones con pago diferido. El forfaiting consiste básicamente en la compra por parte de la sociedad de forfaiting a la empresa vendedora de los efectos, letras, pagarés, créditos documentarios, garantías bancarias, u otros compromisos de pago representativos de la deuda que se ha originado en una operación comercial y que le han sido entregados al proveedor por parte del comprador. Este sistema permite la disposición inmediata de los fondos con lo que la empresa proveedora gana liquidez y elimina los riesgos de impago. El forfaiting permite al proveedor –siempre que tenga documentado el crédito en letras, pagarés u otro documento de crédito válido– obtener de forma inmediata los importes adeudados por el cliente sin tener que esperar a su vencimiento. De este modo la empresa vendedora no ha de recurrir a sus líneas de descuento comercial o ha solicitar créditos a corto plazo para financiar las operaciones. Asimismo el contrato de forfaiting se acostumbra a hacer con una claúsula de “sin recurso” de modo que el proveedor traspasa el riesgo de insolvencia al forfaiter. De esta forma en caso de impago por parte del comprador de los bienes, es la sociedad de forfaiting la que deberá asumir las pérdidas causadas por los impagados y fallidos.

El forfaiting se acostumbra a usar en operaciones de venta de bienes de equipo con pago diferido a medio plazo (de 24 a 36 meses) y cuyos importes sean elevados (más de 90.000 euros). Tradicionalmente el forfaiting ha sido un instrumento financiero más utilizado en el mercado internacional (exportaciones de maquinaria y bienes de equipo) que en el doméstico, aunque muchas entidades financieras también ofrecen el forfaiting para operaciones en el mercado interior.

El forfaiting tiene la ventaja de su simplicidad en la documentación necesaria que suele ser mínima, y de que permite al proveedor un ahorro importante de gastos administrativos y de gestión en la cobranza de las operaciones a crédito. La tramitación de este tipo de operaciones acostumbra a ser rápida y los tipos de interés que aplican las entidades financieras son competitivos. Este sistema es buena para las pymes que tienen un sistema ágil de obtener financiación ya que si el comprador es solvente las entidades de forfaiting no piden garantías ni comprobaciones de la solvencia del proveedor. El proveedor gracias al forfaiting puede transformar el activo realizable en disponible, con lo que obtiene una mejora importante de sus ratios de liquidez, solvencia y tesorería.

El “confirming”

Al revés de lo que sucede con el seguro de crédito, el factoring y el forfaiting, el confirming es una modalidad de servicio prestado por terceros (entidades financieras) que no puede ser solicitada por iniciativa del proveedor sino que ha de ser promovida por el cliente. En el confirming es el cliente el que escoge este sistema como canal de pago para sus proveedores con el objetivo –en teoría– de que puedan cobrar anticipadamente sus facturas . Por lo tanto el proveedor sólo tiene un rol pasivo ya que puede aceptar o rechazar el ofrecimiento del cliente que le propone este sistema de cobro anticipado a través de una entidad financiera. El denominado confirming también recibe otras denominaciones como son las de factoring al revés, factoring de proveedores, servicio de pagos a proveedores, confirmación de pagos, o gestión de pagos a proveedores, es uno de los más recientes productos financieros que fue introducido en España por el Grupo del Banco de Santander – la entidad registró en su día la marca “confirming” en la oficina de patentes y marcas– y que ha supuesto un cambio radical en los sistemas de pago de las empresas.

En la actualidad prácticamente todas las entidades financieras ofrecen un servicio de pago a proveedores basado en el principio de la confirmación de pagos similar al servicio financiero de confirmación de pagos ofrecido por el Grupo del Banco Santander, aunque muchas de ellas suelen hacerlo bajo otra denominación. El sistema de la confirmación de pagos se basa en que la entidad financiera ejerce como intermediario entre el comprador de unos bienes y sus proveedores, encargándose por cuenta y mandato del primero, del pago de las facturas emitidas por estos últimos.

Por supuesto además de ofrecer ventajas al proveedor, el confirming también tiene muchas ventajas para el comprador que utiliza este sistema. La sociedad financiera ofrece un servicio completo, ya que se convierte en una gestora de pagos de su cliente –que es el comprador de bienes y destinatario de las facturas– le ordena efectuar para abonar sus compras a proveedores, de forma que el cliente se olvida de la cuestión de pagos a suministradores, se ahorra todos los gastos de administración de pagos, los documentos de pago y todo el trabajo administrativo que no suele aportar valor añadido a las empresas. Muchos clientes utilizan el argumento del pago por confirming para obtener mejores precios de sus suministradores, ya que ofrece a sus proveedores una financiación fuera de sus líneas de crédito habituales y que pueden obtener de manera rápida. Además si los montos de los pagos anticipados realizados a proveedores son elevados, el cliente puede obtener algún tipo de bonificación por parte de la entidad financiera.

La entidad financiera ofrece a los proveedores dos posibilidades:

• Aceptar una oferta de cobrar anticipadamente el importe de las facturas que se le hace por el crédito existente con el comprador, de forma que la entidad financiera adelanta los importes a cobrar. Esto permite al proveedor conseguir un disponible inmediato a cambio de una comisión por el servicio. En caso de que el proveedor acepte la oferta de cobrar anticipadamente, además elimina el riesgo de impagados, ya que la entidad asume el buen fin de la operación y se hace cargo del riesgo comercial en caso de insolvencia definitiva del comprador.

• No aceptar el pago anticipado y cobrar las facturas a su vencimiento. En este caso –si no hay ningún contratiempo– la sociedad financiera le remitirá el día del vencimiento el importe de las facturas relacionadas por medio de un cheque o de una transferencia bancaria.

En caso de que el proveedor acepte el pago adelantado de sus facturas las principales ventajas para el proveedor son:

• asegurarse el cobro de las mismas eliminando el riesgo de impagados o fallidos

• conseguir liquidez inmediata

• evitar el endeudamiento a corto para financiar sus ventas a crédito

• reducir su riesgo bancario con sus propias entidades de crédito

• ahorrar en los gastos administrativos de cobro que no aportan valor añadido a la empresa suministradora.

• Ahorrarse los timbres y tributos del la gestión tradicional de cobro de los efectos

• Reducir su activo circulante sin aumentar su pasivo a corto al convertir en disponible los saldos de clientes.

La subcontratación de la gestión de cobros; la utilización del outsourcing

En los últimos años han surgido empresas de outsourcing de facturación y de cobro de créditos, cuya actividad es la gestión integral de las facturas y el cobro de las operaciones comerciales. En un principio estas empresas de outsourcing se dedicaban principalmente al cobro de facturas en el extranjero, pero últimamente la demanda ha propiciado los servicios de cobranza en el mercado interior. Los proveedores que quieran externalizar las actividades de facturación y cobranza pueden acudir a estas compañías especializadas en outsourcing con el fin de subcontratar todas las operaciones de facturación y cobranza. Las empresas de outsourcing se encargan – por cuenta del proveedor y en su nombre– de la emisión de facturas y distribución de las mismas. Una vez enviada la factura al comprador y mucho antes de la fecha de vencimiento de la factura, la empresa de servicios contacta con el cliente para verificar la aceptación del pedido y la conformidad de la factura (esto evita los clásicos problemas de cobro por litigios comerciales). Y unos días antes del vencimiento la empresa especializada envía cartas recordatorias y realiza un seguimiento telefónico para agilizar el cobro de las facturas. En caso de incumplimiento por parte del comprador de la obligación de pago en la fecha prevista, la empresa de outsourcing gestiona el cobro por la vía pre-judicial, contactando periódicamente con el deudor hasta conseguir el abono de la factura pendiente.

Otras tareas que realizan estas empresas de servicios son la conciliación contable informatizada de los cobros que permite reducir el trabajo administrativo de las empresas proveedoras y asimismo la elaboración de informes periódicos según las necesidades del vendedor, lo que le facilita el seguimiento de las operaciones comerciales y le permite seguir la evolución de las ventas. La subcontratación de la gestión de cobros permite a las empresas proveedoras reducir su período medio de cobro entre tres y diez días, reducir las deudas incobrables y mejorar sus beneficios entre un 0,1% y un 1%.

Las empresas suministradoras de bienes o servicios que subcontratan su facturación y cobranza también ven como mejora considerablemente su liquidez y además pueden reducir sus costes laborales. Otra ventaja de la subcontratación de la facturación y de la cobranza es que los directivos de las empresas proveedoras pueden descargarse de la supervisión de una serie de operaciones y procesos rutinarios que no aportan valor añadido a sus compañías y pueden disponer de más tiempo para dedicarse a temas estratégicos. Estas empresas de servicios también se encargan de tramitar el cobro de las facturas atrasadas y de gestionar el recobro de clientes morosos.

Las compañías especializadas en esta clase de servicios suelen cobrar una tarifa por factura que oscila entre los 5 y los 15 euros. La cuantía de la tarifa aplicada varía en función de la ubicación geográfica del cliente.

Pere Brachfield, director de estudios de la PMCM y profesor de EAE Business School

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