La protección del crédito en operaciones comerciales

En algunos sectores es habitual ofrecer a los clientes campañas promocionales con ofertas atractivas en lo que concierne a los precios y a las condiciones de pago. Algunas campañas comerciales pueden ofrecer plazos de pago de hasta 180 días para potenciar las ventas.

Este tipo de campañas no se pueden dejar al libre albedrío del departamento comercial, y es conveniente que el departamento de créditos intervenga en la aprobación de estas promociones especiales dado que suponen aplazamientos de pago extraordinarios. Cualquier operación especial que suponga un aplazamiento extraordinario en el pago deberá ser aprobada por el departamento de créditos, y el departamento comercial sólo podrá ofrecer este tipo de promociones a los clientes que no tengan impagados y presenten un buen perfil pagador.

Las operaciones en consignación

En algunos sectores se practica el envío de mercancías en consignación; este tipo de operaciones mercantiles es de alto riesgo y consecuentemente cada operación de consignación de bienes merece un análisis pormenorizado e individual del riesgo que representa. La consignación supone el depósito que hace el proveedor (consignador) al consignatario (el destinatario de la mercancía) de determinados productos, para que éste los conserve en sus almacenes por un período de tiempo determinado, durante el cual procurará hacer la venta de las mercancías.

De esta forma una vez finalizado el plazo, el consignatario abona el precio –acordado en su día con el suministrador– por los productos que ha conseguido vender y devuelve el resto de la mercancía no vendida al proveedor. En ningún momento la propiedad de los bienes en consignación es transmitida al destinatario, y por consiguiente no se emite ninguna factura en el momento de la entrega de la mercancía (ni durante el período de la consignación).

La consignación de productos debe hacerse sólo con clientes de solvencia contrastada y de toda confianza, debido a los riesgos inherentes a este tipo de operaciones mercantiles. Estas transacciones comerciales deben ser cuidadosamente estudiadas por el comité de riesgos y han ser autorizadas de forma colegiada por los directores comercial, financiero y de créditos. El plazo máximo de duración de la consignación siempre debe determinarse previamente entre las dos partes por escrito, y no debe exceder los seis meses, aunque una vez transcurridos los 180 días, la consignación se puede prolongar por mutuo acuerdo entre las partes.

El departamento de créditos deberá controlar el plazo de consignación, y estar pendiente de que al finalizar dicho plazo, el consignatario abone la mercancía en depósito que ha vendido y proceda a la inmediata devolución –o abono del precio– del resto de productos que no ha comercializado. En caso de que el consignatario se retrase en la liquidación y devolución de los bienes entregados en consignación es recomendable que el proveedor emita enseguida una factura por la totalidad de los productos consignados.
En caso de insolvencia definitiva o quiebra del consignatario los bienes deben ser devueltos al proveedor ya que no pertenecen a su activo.

Los sistemas de control interno del crédito para eliminar los impagados

La utilización del “rating” como instrumento de control

Una forma sencilla y fácil de recordar, es establecer las calificaciones en 5 categorías de riesgo según la siguiente clasificación (que va de menor a mayor riesgo):

  • Rating de Nivel de riesgo
    40 a 50 Muy bajo
    30 a 40 Bajo
    20 a 30 Medio
    10 a 20 Alto
    0 a 10 Muy alto

El “rating” permite objetivar las decisiones que conciernen al crédito de clientes y permite visualizar de forma rápida el riesgo de cada cliente. El “rating” también ayuda en el momento de dar el límite de crédito puesto que a los clientes que tienen una calificación entre 40 y 50 se les puede conceder un límite de riesgo muy alto y a los que están entre 30 y 40 un riesgo algo, pero en cambio a los clientes que han obtenido un “rating” por debajo de 20 no se les concede crédito o se les solicita algún tipo de garantías si quieren comprar con pago aplazado.

Igualmente cuando surge cualquier incidencia respecto a los pagos, el “rating” permitirá al responsable de créditos conocer claramente el nivel de riesgo que supone el cliente y facilitará la toma de decisiones. Por ejemplo una incidencia de cobros con un cliente que tiene un “rating” de 45 deberá ser tratada por el personal de cobros con guantes de seda, mientras que si el cliente tiene una calificación de 21 la actuación podrá ser mucho más resolutiva.

Los clientes que debido a su elevada solvencia y a la necesidad de agilizar al máximo sus pedidos y evitar posibles conflictos comerciales, pueden tener una calificación especial por ejemplo “rating” 100. Estos clientes disfrutarán de algunos privilegios, como el de quedar exentos de la retención de pedidos por exceder el límite de riesgo o por la existencia de incidencias en el cobro o litigios comerciales. Los clientes que entran en esta categoría puede ser por ejemplo y sin ánimo de ser exhaustivo: “El Corte Inglés”, “Carrefour”, “Eroski”, “Alcampo”, “Mercadona”, etc.

Además se puede incorporar al “rating” original unos códigos complementarios de alto riesgo a aquellos clientes que tienen impagados, aquellos que en un momento dado han tenido impagados o aquellos que son sospechosos de estar pasando por problemas de liquidez. Estos clientes serán objeto de una vigilancia especial por parte del departamento de créditos. Por ejemplo se puede asignar un código “Y” a todos los clientes que tienen impagados o incidencias en sus pagos, de forma que si el cliente tenía un “rating” 30, pasará a tener un código 30Y. O por ejemplo se puede asignar un código “X” a todos los clientes que han tenido impagados –aunque ya los hayan reembolsado– de forma que si el cliente tenía un “rating” 30, pasará a tener un código 30X.
De la misma forma se puede asignar un código “Z” a aquellos clientes que presenten señales de alerta de una posible situación de insolvencia o que existan indicios de que pasan por problemas de liquidez.

Como norma general de la política de créditos, es conveniente proceder a la revisión anual de los “ratings” de todos los clientes, utilizando para ello el histórico del cliente, el perfil pagador observado a lo largo del último años, los informes comerciales y los demás informes externos.

El fichero maestro de clientes

Un fichero de clientes que cuente con un buen soporte informático es indispensable para el buen funcionamiento de prácticamente todos los departamentos de la empresa. El fichero de clientes incluye datos que son comunes al conjunto de áreas de la empresa y también informaciones específicas para ciertos departamentos. Un fichero de clientes bien llevado sirve para realizar un eficaz control de las ventas y de los créditos a clientes y debe incluir informaciones completas sobre la identificación del cliente, las condiciones comerciales, las condiciones de crédito y las condiciones de pago.

Generalmente las fichas de clientes suelen incluir los siguientes datos:
Código de cliente
Denominación social
Dirección completa
Números de teléfono, fax y correo electrónico
NIF
Tipología de cliente
Tipo de IVA aplicable
Dirección de entrega de mercancías
Descuentos comerciales y rappeles
Requisitos particulares que deben constar en las facturas

En lo que concierne al departamento de créditos es indispensable que la ficha de clientes incluya además:
Límite de crédito concedido
Límite de riesgo máximo autorizado
Fecha de concesión del límite de crédito
Plazo de validez del límite de crédito
Posibilidad de exceder el límite de riesgo y hasta que porcentaje
Rating
Condiciones de pago
Tipo de facturación
Plazo de pago
Forma de pago
Descuentos financieros y por pronto pago
Garantías, avales y fianzas e importe cubierto
Plazo de validez de las garantías
Datos bancarios
Dirección de envío de facturas
Persona de contacto para tema pagos
Existencia de un tercero pagador

También es recomendable que aparezcan otras informaciones relevantes como:
Admisión de entregas parciales
Informaciones sobre solvencia
Principales ratios financieros
Informaciones sobre ventas realizadas
Informaciones sobre saldos no vencidos y vencidos
Informaciones sobre entregas de mercancía no facturadas
Saldos de clientes por antigüedad del vencimiento
Efectos aceptados en cartera
Efectos descontados
Pedidos en curso
Incidencias e impagados
Evolución de la facturación
Evolución de la situación financiera
Historial de pagos del cliente

Pere Brachfield, director de estudios de la PMCM y profesor de EAE Business School