Cómo establecer una política de crédito y cobro

Todas las empresas deberían tener definida una política de créditos en función a los objetivos y de la estrategia de riesgos que hayan establecido. La estrategia de riesgos es la espina dorsal de la gestión del riesgo comercial de una empresa, pero únicamente marca las grandes líneas de actuación en materia de riesgos comerciales.

La política de créditos la constituyen una serie de normas dictadas por la dirección de la empresa, consensuadas por los distintos departamentos que intervienen en el proceso comercial y que especifican lo que se debe hacer en materia de créditos. Este conjunto de normas permite armonizar y homogeneizar las concesiones de crédito a los clientes basándose en unos criterios claros y bien definidos.

La política de créditos puede ser de tipo duro o de tipo tolerante, y cada empresa debe establecer su propia política teniendo en cuenta numerosos determinantes tanto internos como externos. El grado de dureza o tolerancia de la política de créditos influye directamente en el volumen de ventas, costes de gestión, beneficios e impagados que tendrá la empresa. Una política de créditos dura reducirá el volumen de impagados pero también hará de freno a las ventas y limitará la cuota de mercado. Por el contrario una política blanda favorecerá las ventas pero permitirá la existencia de un elevado índice de impagados. Cada empresa deberá decidir que política le conviene en función a sus objetivos y a los condicionantes exógenos y endógenos.

Por consiguiente una política de empresa es un decálogo de normas de actuación en lo relativo al crédito de clientes, así como los objetivos de crédito que se han de alcanzar cuantificados en cifras. Las políticas de créditos sirven para facilitar que los empleados tengan una pauta de trabajo para conseguir los mejores resultados en la gestión del crédito comercial.

Los objetivos de crédito se refieren al volumen de saldos de clientes que la compañía tiene previsto mantener en su balance, los créditos dudosos, los impagados y los incobrables que deben venir expresados en importes pero también en porcentajes y ratios; estos objetivos deben ser fijados para períodos mensuales y anuales.

Las 10 ventajas de tener una política de créditos definida

  • Es la mejor forma de reconocer la presencia del credit management en la empresa y de sentar las bases para una cultura de créditos a clientes.
  • Aporta autoridad y potestad al credit manager para gestionar sus funciones profesionales.
  • Permite clarificar a los comerciales (y a todos los empleados que tengan relación con los clientes) cuales son las normas para el crédito comercial.
  • Minimiza los conflictos entre comercial y finanzas.
  • Es el manual de instrucciones para todo el personal y facilita la formación de los nuevos empleados.
  • En caso de ausencia temporal del credit manager los empleados tienen una normativa a seguir que les ofrece soluciones a las situaciones de crédito.
  • Mitiga las disfunciones que se puedan producir en el caso que el credit manager se marche de la empresa.
  • Evita las actuaciones arbitrarias y las decisiones subjetivas.
  • Elimina las condiciones especiales que se suelen conceder a algunos clientes privilegiados o por amiguismo con el jefe de ventas.
  • Crea un consenso en la forma de tratar las operaciones comerciales.

Los cometidos de las políticas de crédito y cobro

  • Establecer las directrices de la función de créditos
  • Marcar los objetivos mensuales y anuales en relación con el crédito a clientes (PMC, ratios, indicadores, nivel de dudosos, impagados, fallidos, etc.)
  • Definir el organigrama del departamento de créditos y determinar la responsabilidad y autoridad de cada uno de sus empleados.
  • Redactar los procedimientos detallados para la concesión y control de los créditos y la gestión de cobros.
  • Determinar cómo se tratarán los litigios y conflictos comerciales que bloquean el cobro de facturas vencidas y cómo actuará el departamento de créditos para resolver estas disputas con los clientes.
  • Precisar la forma en que se han de medir los resultados cuantitativos y cualitativos y el tipo de “reporting” que se implantará.

Los contenidos de las políticas de crédito y cobro

  • Una declaración de cuál es la misión de la compañía, su estrategia global y de cuáles son sus objetivos, así como una definición de cuál es la política de créditos que va a seguir la empresa.
  • Las condiciones de venta que se van a aplicar a los clientes, diferenciando si es procedente por las distintas categorías de clientes.
  • Los plazos de cobro y condiciones de pago de la empresa por tipología de clientes.
  • Los intereses que se aplicarán en caso de financiaciones especiales o pagos aplazados.
  • Los casos en que es procedente efectuar una reserva de dominio de los bienes vendidos a crédito.
  • Los descuentos por pronto pago para adelantar el cobro.
  • La utilización de algún tipo de cobertura a los riesgos crediticios mediante un seguro de crédito y el tipo de cobertura que se va a utilizar.
  • La utilización del descuento de efectos como forma de financiación de las partidas de clientes.
  • Los criterios de aprobación y apertura de líneas de crédito para los nuevos clientes y el tipo de investigación que se llevará a cabo en función de la tipología de los clientes.
  • La metodología para calificar a los nuevos clientes.
  • La existencia –o no– de un límite de crédito inicial mínimo que se concede de inmediato a todos los nuevos clientes.
  • Los criterios a seguir para determinar los límites de riesgo.
  • Los límites de crédito máximos que se pueden conceder a los nuevos clientes según su categoría (administraciones públicas, gran distribución, mayoristas, distribuidores, minoristas).
  • Las responsabilidades del credit manager a la hora de aprobar líneas de crédito y fijar los límites de riesgo (el nivel de libertad de decisión que tiene).
  • El nivel jerárquico de autoridad al que corresponde la toma de decisiones a la hora de determinar los límites de crédito de los clientes según una escala de niveles monetarios. Incluye quién puede aprobar límites de crédito nuevos, es decir si el credit manager sólo puede autorizar hasta una cierta cifra y a partir de ésta la decisión la toma el director financiero o pasa por el comité de riesgos.
  • Las garantías adicionales y medidas precautorias que se van a tomar y en qué circunstancias.
  • La cobertura jurídica que se va a dar a las operaciones mercantiles y la documentación que se utilizará.
  • Las modalidades y canales de cobro que se van a utilizar.
  • Los sistemas de control del riesgo vivo.
  • Los criterios para bloquear pedidos cuando el riesgo se halle excedido.
  • Los requisitos para desbloquear pedidos retenidos por razones de riesgo.
  • Las actuaciones ante el impago de facturas vencidas por parte de los clientes.
  • La metodología para revisar los límites de crédito.
  • Los procedimientos a seguir para autorizar límites de crédito excedidos y el nivel jerárquico de autoridad al que corresponde la decisión según un baremo de importes determinado.
  • Las comprobaciones periódicas de la solvencia de los clientes.
  • Las medidas a tomar en caso que aparezcan señales de alarma que indiquen cambios en la capacidad de pago de los clientes.
  • Las normas para actuar ante impagos, devoluciones o retrasos.
  • Las normas para negociar moratorias o aplazamientos en el pago de facturas vencidas.
  • Los procedimientos de reclamación de impagados.
  • Los intereses de demora y gastos de recobro que se cargarán a los deudores.
  • Las circunstancias que pueden llevar a la modificación o cancelación de la línea de crédito de un cliente.
  • El ámbito de actuación y las responsabilidades del credit manager.
  • La composición, las responsabilidades y las funciones del comité de créditos.
  • Los criterios para considerar moroso a un deudor.
  • La gestión de incidencias y litigios que bloquean el pago de facturas.
  • La metodología para la revisión de las reclamaciones y deducciones indebidas de los clientes, notas de cargo indebidas, descuentos injustificados, gastos financieros incorrectos, diferencias de precios no aplicables.
  • Los criterios para decidir cuándo se pasa a asesoría jurídica un expediente de moroso.

Pere Brachfield, presidente de APGRI, Asociación de Profesionales en la Gestión del Riesgo

1 comentario en “Cómo establecer una política de crédito y cobro

  1. Me encanto, si me destallara un ejemplo de como comenzar el planteamiento fuera mejor

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