Aplica el credit management en tu contabilidad

Una buena contabilización de las cuentas de clientes desde la emisión de las facturas hasta la cancelación de las mismas es una herramienta muy útil para evitar los problemas de cobro. La contabilidad de clientes debe reflejar con exactitud todos los movimientos, como pueden ser pagos a cuenta, impagados, devoluciones y abonos de forma que en cualquier momento se puede sacar un estado de cuentas perfectamente conciliado.

Consecuentemente el estado de cuentas que sale directamente de la contabilidad de clientes es un documento que recoge todas las informaciones relativas a las operaciones en curso con un cliente y los movimientos en su cuenta.
El estado de cuentas permite conocer lo que el cliente adeuda exactamente en un momento dado a la empresa acreedora y cuales son las facturas pendientes de cobro. De esta manera se puede reclamar el pago de las facturas pendientes sabiendo exactamente el saldo de cada una de ellas y argumentar con absoluta autoridad y precisión el importe del débito pendiente así como las partidas que lo forman.

El control de saldos vencidos

El departamento de créditos debe utilizar para controlar los saldos de clientes unos listados mensuales de saldos vencidos y no vencidos, con el fin de detectar los atrasos y priorizar las acciones de cobro.

El control de efectos y recibos impagados

Con periodicidad semanal el servicio de cobros trabajará con un listado de giros y recibos impagados –efectos que no han sido atendidos por la entidad bancaria del cliente– y realizará las acciones de cobro pertinentes.

El control de clientes bajo vigilancia

Un listado de clientes de alto riesgo se creará con periodicidad mensual y será analizado por el responsable de créditos; asimismo se enviará una copia de cada nuevo listado a dirección comercial. Los clientes que figuren en este listado deberán ser objeto de una vigilancia permanente y las operaciones comerciales supervisadas personalmente por el responsable de créditos. En este listado se incluirán todos aquellos clientes sobre los que existan indicios de estar atravesando problemas financieros o que pueden entrar en una situación de insolvencia.

El control de los saldos de clientes a través el “ageing balance”

El “ageing balance” de saldos de clientes también denominado “aged debt analysis”, es el balance de saldos de clientes por antigüedad del vencimiento. El “ageing balance” es uno de los instrumentos esenciales del credit management. Este documento distribuye en el tiempo las deudas de cada uno de los clientes, teniendo en cuenta los retrasos en el pago según la antigüedad del vencimiento.

El balance de saldos por antigüedad del vencimiento ofrece de forma instantánea una imagen precisa del riesgo de cada uno de los clientes y su estructura, diferenciando el riesgo vencido del riesgo no vencido.
La ventaja de este balance es que se puede comprobar los saldos vencidos y distinguirlos de los no vencidos y además conocer la antigüedad de los saldos vencidos y su relación con la totalidad del riesgo del cliente.
Además el balance de saldos indica el límite de crédito de cada cliente y el crédito disponible, con lo que se puede hacer rápidamente un análisis completo de la situación del riesgo de cada cliente y de la totalidad de la cartera de clientes.
Con un “ageing balance” mensual el responsable de créditos puede ejercer un buen control de los saldos de clientes mes a mes, detectar los atrasos en el abono de las facturas vencidas y priorizar las acciones de cobro.

El control de clientes con excesivos abonos

La devolución de mercancía sin motivo es una de las señales de alerta que avisan de una futura situación de insolvencia. Por este motivo el departamento de créditos elaborará cada mes un listado con los clientes que sobrepasen el porcentaje de devoluciones de mercancía que tenga previsto la empresa en base a los cálculos estadísticos. Cuando el porcentaje de abonos sobrepase el límite fijado por el proveedor, se investigarán las causas de los abonos, se analizará al cliente y si fuera necesario se bloqueará su línea de crédito.

La gestión pro-activa en el cobro

El departamento de créditos y cobros debe establecer mecanismos que permitan una gestión pro-activa de los impagados. La pro-actividad consiste en adelantarse a los acontecimientos y evitar así los problemas mediante una acción adecuada.
El departamento de créditos debe comprobar que las facturas –sobre todo a partir de determinados importes– son correctas antes del vencimiento de pago con el objetivo de poder solventar el error a tiempo. Por consiguiente es conveniente contactar telefónicamente con la empresa cliente y hablar con la persona responsable de dar las órdenes de pago, con el propósito de comprobar que la factura sea correcta y que será abonado a su vencimiento.
Una buena práctica de gestión pro-activa es que cuando un cliente paga por giro directo domiciliado en una cuenta bancaria, entre la fecha de emisión de la factura y la fecha de vencimiento se le debe enviar una carta recordándole que se va a emitir un giro con un importe, vencimiento y domiciliación determinados e indicándole que si hay algún dato incorrecto, que lo comunique a la persona indicada del departamento de administración de clientes.
Otro ejemplo de gestión pro-activa es contactar con los clientes que pagan mediante pagaré, si transcurridos 30 días desde la fecha de emisión de la factura, no han enviado todavía el documento de pago. El primer contacto puede ser con una carta recordando que deben enviar un pagaré por un importe y con un vencimiento determinados. Ahora bien si transcurridos 15 días desde el envío de la carta el cliente no ha remitido el pagaré, es conveniente hacer una llamada telefónica para agilizar el envío del instrumento de cobro.
La gestión pro-activa también es eficaz cuando el cliente paga mediante el envío de cheque, ya que es un instrumento de pago que suele llegar a manos del proveedor pasada la fecha de vencimiento, por lo que gracias a la pro-actividad en el cobro, se puede conseguir tener el cheque encima de la mesa antes del día de vencimiento de la factura.
En general siempre que un cliente pague por reposición, es recomendable hacer una gestión telefónica antes del vencimiento para prevenir los retrasos en el pago y la morosidad.
El envío mensual a los clientes de extractos de cuenta es otro instrumento muy útil para la pro-actividad en el cobro, puesto que el cliente recibe toda la información de su cuenta y puede contactar con el proveedor en caso de dudas o discrepancias. Además permite preparar el terreno si el servicio de cobros de la empresa proveedora va a realizar con posterioridad alguna gestión telefónica.

La gestión de impagados

Hoy en día gracias a los avances tecnológicos se puede realizar por vía telemática un control diario de las incidencias de cobro. Una vez que el servicio de cobros ha tenido noticias de la existencia de un impagado debe iniciar inmediatamente las gestiones de cobro. La clave en la gestión de cobros es actuar lo antes posible y no hay que olvidar que el paso del tiempo es el peor enemigo del cobro.
Las gestiones pueden iniciarse según la tipología del cliente mediante una carta y según las características del impagado se debe hacer también una llamada telefónica de cobro al cliente. En las llamadas telefónicas de cobro es importante que el gestor de cobros averigüe los motivos que han originado el impagado. Los motivos pueden ser un error por parte del proveedor en la emisión de la factura: precios, cantidades, condiciones de pago, vencimiento. Asimismo puede tratarse de un litigio comercial que ha motivado un bloqueo en el pago de la factura. Y también puede ser debido a un problema de liquidez del cliente. En cualquier caso el gestor de cobros no debe limitarse a agilizar el pago, sino que debe obtener el máximo de información sobre el tema, puesto que no es lo mismo un impagado puntual de un cliente solvente que atraviesa un problema transitorio de liquidez, que un futuro moroso que va a impagar hasta la última factura.
En todos los impagados ocasionados por culpa del cliente es recomendable exigir, además del pago del importe del nominal, los gastos de devolución y los intereses moratorios autorizados por la ley.
En caso de que el cliente haya devuelto un documento cambiario, el pago deberá hacerse en efectivo o mediante cheque bancario.
Cuando un cliente no puede cancelar enseguida los impagados por problemas de liquidez es conveniente conseguir la entrega de documentos de pago aceptados con el objetivo de afianzar la posición del acreedor; además se cargarán los intereses legales de financiación. En caso de montos elevados es conveniente conseguir además de los documentos cambiarios un reconocimiento de deuda firmado por un apoderado de la empresa deudora.
Para reforzar las gestiones de cobranza cada 15 días es aconsejable el envío automatizado de cartas a los clientes con saldos atrasados, pero adoptando la precaución de excluir de estos envíos a los clientes con código 100 y a los clientes prominentes.
Asimismo mensualmente se deben enviar a los vendedores los listados de las facturas pendientes en su zona, para que estén informados de las incidencias de sus clientes, colaboren ocasionalmente en el cobro de los saldos vencidos e informen sobre el estado de las facturas impagadas.

Pere Brachfield, director de estudios de la PMCM y profesor de EAE Business School

1 comentario en “Aplica el credit management en tu contabilidad

  1. Enhorabuena por el artículo, creo que responde a la realidad real de las empresas y refleja las mejoras razonables que deben incorporarse en las prácticas de control de cobros.

Los comentarios están cerrados.