Principales causas de los impagados

Una de las principales causas de los impagados es la intencionalidad del deudor, es decir la falta de voluntad del cliente de pagar puntualmente sus facturas.

En un informe reciente elaborado por la Comisión Europea y publicado en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas y como resultado de una amplia encuesta realizada entre empresas en Europa, se citó como una de las causas principales de todos los pagos morosos en las ventas a la intencionalidad del deudor. En estos casos el cliente retiene el pago de las facturas como medio para conseguir una financiación externa gratuita. El cliente acaba pagando la factura pero lo hace con mucha posterioridad al vencimiento acordado en la operación de compraventa.

El estudio reveló que los pagos morosos intencionales en Europa suponen en promedio un 35% de los casos. Ciertamente existen grandes variaciones según los países, puesto que en algunos Estados de la UE la tasa de pagos morosos intencionales se eleva a casi el 50%.

Muchas veces el acreedor no sabe gestionar los cobros

Y la que seguramente es otra gran causa de los cobros demorados se encuentra en el seno la propia empresa acreedora. Esta causa consiste en la inexistencia de una gestión de riesgos apropiada por parte de la empresa acreedora así como la falta de medios y de personal especializado en la gestión de créditos y cobros. Por lo tanto uno de los motivos por los cuales las empresas no cobran a tiempo de sus clientes es que no existen dentro de la propia empresa unos procedimientos adecuados para el control, seguimiento y cobro de los saldos de clientes.

Partiendo del principio de que los clientes nunca tienen prisa en pagar y que estadísticamente más de la mitad de las facturas son pagadas con retraso, es tarea del proveedor perseguir el cobro e insistir ante el cliente para que haga el pago dentro del plazo acordado. Por desgracia no existe un código ético de comportamiento de pagos entre las empresas, y los deudores intencionales sólo pagan dentro de los plazos convenidos a aquellos acreedores que están reclamando el cobro de forma activa y sistemática. En cambio los acreedores que se muestran pasivos suelen recibir el pago con un importante retraso.

Una buena gestión pro-activa de cobros asegura que los saldos de clientes son ingresados a tiempo en tesorería y evita que los clientes impuntuales, informales o que quieren jugar a ganar intereses financieros a costa de los proveedores abonen puntualmente sus facturas.

La desorganización

La desorganización permite a los malos pagadores demorar el cumplimiento de sus obligaciones indefinidamente, puesto que si la empresa no tiene procedimientos para la reclamación de impagados y de saldos vencidos los clientes no pagarán nunca puntualmente y se beneficiarán de un plazo de crédito extra totalmente gratuito. No hay que olvidar que muchos clientes tienen como política de empresa sólo pagar a los acreedores que reclaman (incluso insistentemente) sus facturas pendientes.

La falta de un sistema pro-activo de cobro

A muchas empresas les cuesta reclamar los pagos a sus deudores, ya que por motivos culturales piensan que no es apropiado insistir en cobrar puntualmente y existe un cierto pudor en exigir el cumplimiento de las obligaciones a los clientes.

Asimismo las empresas que actúen sólo de forma reactiva, es decir las que se limitan a gestionar los impagados cuando se encuentran encima de la mesa del director financiero, tendrán un problema crónico de morosidad. En cambio las empresas que hayan implantado sistemas pro-activos serán capaces de anticiparse y reaccionar ante los incumplimientos y demoras de los clientes.

La implicación emocional del acreedor

Las reacciones emocionales y viscerales son poco efectivas a la hora de negociar con morosos, puesto que está demostrado que para recuperar un crédito es mejor la gestión profesional y fría. En el caso de incumplimientos de pago, los propietarios y el personal de la empresa acreedora, suelen tomarse el asunto muy a pecho, como una cuestión personal, lo que es muy lógico ya que el moroso está jugando con el dinero de la empresa y muchas veces poniendo en peligro la seguridad financiera de la misma. Desdichadamente la emotividad provoca discusiones y enfrentamientos con los morosos que suelen acabar con la ruptura definitiva de las negociaciones, lo que no suele dar buenos resultados desde el punto de vista práctico de la eficacia en el recobro.

La falta de personal especializado

Las empresas no acostumbran a tener personal experto en la gestión de cobros, normalmente los empleados a los que se asigna la ingrata tarea de perseguir a los malos pagadores no suelen ser voluntarios entusiastas de la misión encomendada ni especialistas en la gestión de impagados. Por lo general la dirección de las empresas suele añadir las tareas de recobro al trabajo habitual que realizan sus empleados, por lo que éstos sólo podrán dedicarse unas pocas horas a la semana a la reclamación de impagados. Además de no andar sobrados de tiempo, en la mayoría de los casos estas personas carecen de la formación teórica y práctica para encargarse de las funciones de recobro y negociación con morosos. Por lo tanto en la mayoría de las empresas se dedica muy poca atención a la recuperación de los impagados.

La falta de medios adecuados y programas informáticos de gestión

Pocas empresas disponen de unas buenas herramientas informáticas de gestión de cobros, asimismo las que disponen de un buen sistema informático de origen extranjero se encuentran con que el sistema de cobro no está preparado para las necesidades específicas de su mercado. Un programa de gestión de cobros ha de estar adaptado a las circunstancias y particularidades de cómo funciona el cobro en cada país, en cada región.

El paso del tiempo es el peor enemigo

A pesar de lo que dicen dos conocidos proverbios “el tiempo lo arregla todo” y “el tiempo pone en su lugar muchas cosas”, hay que tener en cuenta que el peor enemigo del cobro siempre es el tiempo.

A medida que transcurre el tiempo el deudor considera que tiene derechos adquiridos para no pagar y se siente ratificado en su conducta de incumplimiento. Si el acreedor tarda muchos meses en reclamar el pago, el deudor piensa que ha consolidado su posición y le contesta que si ha esperado todo este tiempo bien puede esperar unos meses más para cobrar. Con el paso del tiempo también se deteriora su situación económico-financiera y tiene menos capacidad de pago.

Asimismo el acreedor se va olvidando de la existencia de la deuda y deja de gestionar el cobro, lo que en realidad no ha hecho nunca de forma profesional. El moroso juega al viejo refrán de “deuda vieja es deuda muerta”, y a pesar de que un proverbio italiano dice que “los acreedores tienen mejor memoria que los deudores”, el moroso lo que en realidad pretende es conseguir el olvido del acreedor. El deudor moroso sabe por experiencia que si pasa el tiempo suficiente, el acreedor le acabara dejando en paz.

Asimismo si la causa del impagado es un litigio comercial o un crédito discutido entre cliente y proveedor, al pasar demasiado tiempo, el cliente –que ha bloqueado el pago para conseguir una respuesta– se siente perjudicado por la falta de soluciones del proveedor y se niega a pagar la deuda aunque por fin –es demasiado tarde para arreglarlo– se le satisfagan sus peticiones comerciales

Para más información sobre cómo recuperar los impagos en la práctica se puede consultar el siguiente enlace: Manual para optimizar el recobro de los impagos

Pere Brachfield, director de estudios de la PMCM y profesor de EAE Business School