Impagados

Cómo investigar las causas de un impagado antes de iniciar el recobro

El primer paso en gestión de recobro de impagados es averiguar el motivo real del impago

Cuando se produce la primera incidencia de cobro, antes de iniciar la gestión de recobro del impagado, es necesario investigar las causas reales del impago. Antes de reclamar el pago de la deuda, es importante averiguar si se trata de un impagado provocado por una falta de liquidez transitoria de la tesorería del cliente –que es el motivo que siempre alegan los deudores–, a una mala gestión administrativa o es una situación de crisis de su estructura financiera que empieza a emerger. Ante esta situación es conveniente plantearse la renovación de los informes comerciales sobre el cliente afectado y comprobar el estado de su salud financiera. En todo caso, aunque el cliente haya cancelado el impagado, es imprescindible no perderlo de vista y realizar un seguimiento de su comportamiento de pagos en el futuro. En cualquier caso, la reacción del proveedor ante cualquier incidencia en el cobro de una factura debe ser dinámica y ágil, poniéndose inmediatamente en contacto con el cliente y transmitiéndole una imagen de profesionalidad y eficacia y que dispone de unos procedimientos de recobro de impagados bien definidos. Esta respuesta rápida servirá para hacer ver al cliente que la empresa proveedora no pasa por alto los impagados y evitará que el comprador se acostumbre a demorar el cumplimiento de sus pagos ya que el acreedor sabe realizar el recobro de sus impagados.

Si el cliente se retrasa en los pagos de forma recurrente, es un síntoma inequívoco que su estructura financiera está en crisis y que el fondo de maniobra del cliente es insuficiente para el buen funcionamiento de su negocio. En estos casos puede tratarse de un cliente con un serio problema financiero y que se encuentra en una situación de insolvencia técnica o incluso puede ser el principio de un siniestro empresarial. Ante este tipo de casos, además de realizar el recobro del impagado, es prudente renovar la información disponible de la empresa deudora, y obtener un informe económico-financiero completo de su situación, así como averiguar si está impagando a otros acreedores. Es imprescindible revisar su límite de crédito y si es conveniente cancelarlo provisionalmente.

Cuando se inicia la gestión de recobro del impagados y el cliente pide un plazo de pago más dilatado del concedido por el proveedor o solicita un cambio en sus condiciones de pago, es importante averiguar si se trata de un problema transitorio o definitivo de disponibilidad de fondos.  También hay que indagar si es debido a que sus propios clientes le han alargado a su vez los plazos de pago y lo que el deudor pretende es repercutir directamente el aplazamiento en sus proveedores.

En los casos que a la hora de cobrar el impagado, un cliente solicite un mayor aplazamiento de sus plazos de pago de forma provisional, es necesario recordar que este tipo de concesiones temporales suelen convertirse en definitivas. Por lo tanto, no es conveniente otorgar mayores plazos a un cliente con carácter provisional, ya que posteriormente, aunque el cliente solucione sus problemas de liquidez, es muy difícil volver a las condiciones de pago anteriores a la crisis.

Asimismo, el ceder a las peticiones de un cliente en estas cuestiones, es dejar la puerta abierta para una nueva solicitud de mayores plazos de pago en el futuro. Las concesiones de mayores plazos de cobro a los clientes es una política equivocada y representa un peligro para el proveedor, que puede ver con el paso del tiempo desviados sus plazos medios de cobro de forma espectacular.

Los deudores que fuera de las circunstancias habituales –vacaciones de agosto, fechas navideñas– solicitan repetidamente renovaciones de efectos o aplazamientos de vencimientos han de ponerse de inmediato en cuarentena, puesto que estas peticiones suelen ser debidas a serios problemas de liquidez y a la falta de financiación bancaria a corto, muy malos síntomas ya que presagian una futura insolvencia.

En ocasiones, el deudor ofrece renovar la deuda mediante entrega de pagarés o letras con vencimientos muy tardíos. En estos casos el deudor puede estar preparando un concurso de acreedores y pretende ganar tiempo y quitarse de encima la presión de los acreedores hasta la presentación del expediente concursal. En muchos casos incluso tiene la desfachatez de solicitar al acreedor que le siga haciendo suministros a crédito ya que según él ha garantizado la deuda con documentos cambiarios.

Cuando un cliente del proveedor pierde a uno de sus principales clientes por motivos comerciales. En este caso se deben tomar precauciones, ya que el cliente afectado por el problema se verá ante una crisis de liquidez que le impedirá en el futuro atender correctamente los pagos a los proveedores. En estos casos se debe revisar el riesgo disponible del cliente afectado y estudiar la posibilidad de congelar provisionalmente las ventas a crédito, al menos hasta tener mayor información sobre la situación financiera del cliente.

Otro factor negativo es cuando el cliente que se ve obligado a endeudarse con entidades bancarias y a hipotecar sus inmuebles experimenta una fuerte disminución de solvencia, además de aumentar sus cargas financieras. La necesidad apremiante de liquidez puede ser un síntoma de fracaso empresarial que intenta paliarse con aportaciones de fondos para cubrir provisionalmente las necesidades financieras, pero que a medio plazo puede significar un percance empresarial.

Otro punto importante en el que la empresa presenta un mayor riesgo de impago es si cambia su actividad social o incorpora nuevas actividades en el objeto social. Por ejemplo, antes se dedicaba a la venta de inmuebles y ahora ha añadido la distribución de artículos de cosmética. Los cambios de ubicación no son buena señal. Además, hay que valorar si el cambio de ubicación de las instalaciones es para mejorar la capacidad productiva de la empresa o es para reducir los costes fijos. En efecto, una mudanza a unas instalaciones más pequeñas puede debida a graves problemas financieros. El cambio también puede ser provocado por el impago de los alquileres.

Los cambios de propietarios de un negocio deben ser motivo de comprobación con el fin de valorar el riesgo que supone dicho cambio en la actividad de la empresa. Otro punto es verificar que no se haya vendido la empresa, pero sin haber efectuado el cambio de administrador y de socios en el Registro Mercantil; en este caso se puede sospechar un posible fraude.

Cuando la empresa está reduciendo de forma continuada su plantilla o la ha reducido drásticamente en el último año presentan un elevado riesgo de insolvencia. Lo mismo se puede decir cuando hay una disminución importante del volumen de negocio. Un cliente presenta mayor riesgo de impago si hay un descenso brusco de su facturación de un ejercicio a otro. La evolución negativa de la facturación debe ser motivo de alerta a menos que esté justificado por la crisis económica o por motivos de mercado.

Ante cualquier de estas señales de alerta, además de hacer la gestión de recobro del impagado, el acreedor debe hacer un trabajo detectivesco para averiguar la causa real del problema de impago y tomar las medidas urgentes para paliar el quebranto económico antes de que sea demasiado tarde.

 

Autor: Pere Brachfield, director de Brachfield & Morosólogos Asociados, BCN
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