Correo Certificado. La herramienta ideal para evitar el impago de facturas.

Cómo evitar que nuestros clientes dilaten el pago de facturas alegando no haberlas recibido.

Hoy en día es habitual el uso del correo electrónico u otras plataformas digitales para el envío de facturas. Este tipo de servicios o plataformas nos permiten enviar archivos y documentos de una manera sencilla e inmediata, de ahí su éxito.

Sin embargo, en contra de lo que habitualmente se cree, este tipo de plataformas no siempre nos aportan las garantías legales que necesitamos.

Hay dos aspectos fundamentales que debemos tener en cuenta en lo que refiere al envío de nuestras facturas: poder demostrar la fecha de envío de las mismas y poder evitar que estas puedan ser alteradas o modificadas a conveniencia por nuestros clientes.

Es importante destacar que una factura enviada en formato PDF no ofrece ninguna garantía legal. Esto es así porque un documento PDF es fácilmente manipulable con recursos informáticos al alcance de cualquiera. Además, la fecha que aparece en un correo electrónico tampoco es válida a nivel demostrativo, puesto que suele estar basada en la fecha y hora del dispositivo emisor y ésta también puede ser modificada a conveniencia.

Es por ello que habitualmente encontramos profesionales que recomiendan firmar digitalmente cualquier documento que tenga cierto valor y que enviemos en formato PDF, como puede ser una factura, un presupuesto, un contrato, etc. Sin embargo, el hecho de firmar digitalmente ese documento no garantiza que podamos validar la fecha y hora de creación del mismo ni tampoco la fecha y hora de entrega al destinatario. Para ello se suele utilizar una tecnología llamada Sellado de Tiempo, o Time Stamp en inglés, que permite insertar en un documento digital una fecha y hora validadas por una entidad certificadora ajena al dispositivo emisor.

Desde Brachfield Credit & Risk Consultants entendemos que la mejor solución para poder demostrar legalmente el envío de facturas es optar por una solución de certificación de correo electrónico, ya que esta permite demostrar la fecha de entrega de una factura como adjunta a un correo en una fecha concreta y además permite demostrar el contenido de la factura, por lo que en caso de intentar modificarse podremos demostrar el contenido original de la misma.

Es por ello que hemos llegado a un acuerdo con el proveedor de servicios digitales PUNTO NEUTRO, por el cual cualquier persona que acceda desde este enlace podrá probar de manera gratuita durante 30 días uno de los servicios de certificación de correo electrónico más completos del mercado.

https://www.puntoneutro.net/es/signupaccount?pricePlan=1&code=V5TWH7H5O462

Recordamos la importancia de poder demostrar mediante documentación probatoria los derechos que se tienen sobre una deuda. Para ahondar más en este tema recomendamos leer este artículo que ya publicamos en su momento http://perebrachfield.com/blog/noticias-e-informaciones/actividades-y-formacion/la-documentacion-acreedor-reclamar-una-deuda-impagada/

 

Autor: Pere Brachfield
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