Comprueba si aplicas el Credit Management en tu contabilidad

Para evitar problemas de morosidad o problemas de cobro se debe llevar una correcta contabilización de las cuentas de clientes desde la emisión de las facturas hasta su cancelación. La contabilidad de clientes tiene que controlar todos los movimientos –pagos a cuenta, impagados, devoluciones y abonos– para que se puede sacar un estado de cuentas ‘al día’ y conciliado en cualquier momento.

En resumen, el estado de cuentas que se desprende directamente de la contabilidad de clientes es un documento que recoge todas las informaciones relativas a las operaciones en curso con un cliente y los movimientos en su cuenta.

De esta manera, conocemos lo que el cliente adeuda exactamente en un momento dado a la empresa acreedora y qué facturas quedan pendientes de cobro, agilizando su reclamación y aportando argumentos de autoridad para ello.

Listado de saldos vencidos

El departamento de créditos utiliza unos listados mensuales para controlar los saldos de clientes –saldos vencidos y no vencidos–, detectando con premura los atrasos y priorizando las acciones de cobro.

Listado de efectos y recibos impagados

El servicio de cobros trabaja cada semana con un listado de giros y recibos impagados y realiza las acciones de cobro pertinentes.

Listado de clientes bajo vigilancia

Por otro lado, se debe crear cada mes un listado de clientes de alto riesgo que será analizado por el responsable de créditos con copia a dirección comercial. Los clientes que figuren en este listado deberán ser objeto de una vigilancia permanente y las operaciones comerciales serán supervisadas personalmente por el responsable de créditos. En este listado se plasman todos aquellos clientes sobre los que existen indicios de problemas financieros o que pueden entrar en una situación de insolvencia.

Listado de saldos de clientes mediante el “ageing balance”

El “ageing balance” de saldos de clientes también lo conocemos como“aged debt analysis” y hace referencia al balance de saldos de clientes en base a la antigüedad del vencimiento. El “ageing balance” es uno de los instrumentos esenciales del credit management. Este documento distribuye en el tiempo las deudas de cada uno de los clientes, teniendo en cuenta los retrasos en el pago según la antigüedad del vencimiento.

El balance de saldos por antigüedad del vencimiento proporciona una idea precisa y actualizada del riesgo de cada uno de los clientes y su estructura, diferenciando el riesgo vencido del riesgo no vencido.

La gran ventaja de dicho balance es la comprobación de los saldos vencidos y diferenciarlos de los no vencidos, además de conocer cuánto tiempo llevan en curso los saldos vencidos y su relación con la totalidad del riesgo del cliente.
Asimismo, indica el límite de crédito de cada cliente y el crédito disponible, facilitando un análisis completo de la situación del riesgo tanto de cada cliente en particular como de la totalidad de la cartera de clientes.

Listado de clientes con excesivos abonos

La devolución de mercancía sin justificación es una de las señales que hacen saltar la alarma de una futura situación de insolvencia. Por ello, el departamento de créditos elabora mensualmente un listado con los clientes que sobrepasan el porcentaje de devoluciones de mercancía que tiene previsto la empresa en función de sus cálculos estadísticos. Cuando el porcentaje de abonos sobrepasa el límite fijado por el proveedor, se investigan las causas de los abonos, se analiza al cliente y, si procede, se bloquea su línea de crédito.

Gestión proactiva en el cobro

El departamento de créditos y cobros debe establecer mecanismos que permitan una gestión proactiva de los impagados. La proactividad consiste en adelantarse a los acontecimientos y evitar así los problemas mediante una acción adecuada.

El departamento de créditos debe comprobar que las facturas son correctas antes del vencimiento de pago con la misión de solventar el error a tiempo. Por lo tanto, es aconsejable un contacto telefónico con la empresa cliente y con la persona encargada de dar las órdenes de pago, comprobando que la factura es correcta y que será abonada a su vencimiento.

Una buena práctica de gestión proactiva es que cuando un cliente paga por giro directo domiciliado en una cuenta bancaria, entre la fecha de emisión de la factura y la fecha de vencimiento se le debe enviar una carta recordándole que se va a emitir un giro con un importe, vencimiento y domiciliación determinados e indicándole que si hay algún dato incorrecto, que lo comunique al departamento de administración de clientes.

Otra situación de gestión proactiva es mantener un contacto con los clientes que pagan mediante pagaré si transcurridos 30 días desde la fecha de emisión de la factura no han emitido el documento de pago. Se recomienda que el primer contacto sea una carta recordatoria. Ahora bien, si después de 15 días desde el envío de la carta el cliente no ha remitido el pagaré, es conveniente realizar una llamada para agilizar el envío del instrumento de cobro.

La gestión proactiva también es efectiva cuando el cliente paga mediante el envío de cheque, ya que es un instrumento de pago que suele llegar a manos del proveedor pasada la fecha de vencimiento, por lo que gracias a la proactividad en el cobro, se puede lograr tener el cheque encima de la mesa antes del día de vencimiento de la factura.

Como regla estándar, siempre que un cliente pague por reposición es recomendable hacer una gestión telefónica antes del vencimiento para prevenir los retrasos en el pago y la morosidad.

De forma complementaria, el envío mensual a los clientes de extractos de cuenta es otra herramienta muy útil para la proactividad en el cobro, ya que que el cliente recibe toda la información de su cuenta y puede contactar con el proveedor en caso de dudas o discrepancias.

Gestión de impagados

Gracias a los avances tecnológicos se puede realizar por vía telemática un control diario de las incidencias de cobro. Una vez que el servicio de cobros ha tenido noticias de la existencia de un impagado debe iniciar inmediatamente las gestiones de cobro. La clave en la gestión de cobros es recordar que el paso del tiempo es el peor enemigo del cobro.

Las gestiones pueden iniciarse según la tipología del cliente mediante una carta y según las características del impagado se debe hacer también una llamada telefónica de cobro al cliente. En las llamadas es importante que el gestor de cobros averigüe los motivos que han originado el impago:  un error por parte del proveedor en la emisión de la factura –precios, cantidades, condiciones de pago, vencimiento,…–, un litigio comercial que ha motivado un bloqueo en el pago de la factura, o bien un problema de liquidez del cliente.

En todos los impagos por culpa del cliente es importante exigir, además del pago del importe, los gastos de devolución y los intereses moratorios autorizados por la ley.

En caso de que el cliente haya devuelto un documento cambiario, el pago deberá hacerse en efectivo o mediante cheque bancario.

Cuando un cliente no puede cancelar enseguida los impagados por problemas de liquidez es conveniente conseguir la entrega de documentos de pago aceptados con el objetivo de afianzar la posición del acreedor; además se cargarán los intereses legales de financiación. En caso de montos elevados es conveniente conseguir además de los documentos cambiarios un reconocimiento de deuda firmado por un apoderado de la empresa deudora.

Para fortalecer las gestiones de cobranza, cada dos semanas es aconsejable el envío automatizado de cartas a los clientes con saldos atrasados, excluyendo de estos envíos a los clientes con código 100 y a los clientes prominentes.

Asimismo, mensualmente se deben enviar a los comerciales los listados de las facturas pendientes en su zona para que sean conscientes de las incidencias de sus clientes y que puedan colaborar puntualmente en el cobro de los saldos vencidos e informar sobre el estado de las facturas impagadas.

 

Laura Martínez Lang
Periodista