18 consejos prácticos para evitar los impagados empresariales

Una serie de consejos para minimizar los impagados en las empresas

De entrada, hay que mentalizarse de que los impagados no son una fatalidad inevitable para los negocios. En muchas ocasiones los impagos son el fruto tóxico de una mala gestión por parte de la empresa acreedora.

Si la empresa proveedora adopta una serie de precauciones básicas antes de conceder créditos a sus clientes, y establece una serie de medidas preventivas aplicando los consejos prácticos para evitar impagados que a continuación expondremos, minimizará considerablemente los impagos y los créditos incobrables.

Estos consejos para evitar los impagados son de aplicación inmediata y facilitarán la gestión del riesgo de crédito tanto al empresario como al directivo o al autónomo ya que la prevención de los impagados es la mejor estrategia contra la morosidad.

Listado de los 18 consejos prácticos para evitar los impagados empresariales

Un principio fundamental: no hay que forzar nunca las ventas. Muchas empresas se quejan de que tienen demasiados impagados, pero no detectan cuál es una de las causas más frecuentes de la morosidad: la política comercial de la propia empresa. Una máxima en las ventas a crédito es: “A mayor presión por vender, habrá más impagos”.

No fiarse de las apariencias. Por muy buena imagen que ofrezca un posible comprador, es aconsejable investigar que hay detrás de la fachada de este futuro cliente, a veces con un poco de esfuerzo de investigación se descubre la cara oculta de las empresas o de los empresarios que han dejado un reguero de impagados y pufos.

Extremar las precauciones con las empresas recién constituidas. Las estadísticas nos revelan que la mitad de las empresas creadas en España desaparece en los primeros cuatro años de vida. Consecuentemente, son las que tienen mayor riesgo de tener impagados.

Pedir un informe jurídico sobre todo nuevo cliente. Una buena medida para aumentar la seguridad de las operaciones es el conocimiento jurídico del cliente. Esto se consigue comprobando todos sus datos, ya que hay morosos que, para defraudar a sus acreedores, utilizan empresas no constituidas legalmente o que no están inscritas en el registro mercantil.

Pedir informes comerciales investigados y actualizados para todo nuevo cliente. Antes de vender a crédito se recomienda pedir informes de la solvencia, liquidez, arraigo, capacidad de pagos y seriedad mercantil del cliente: una buena información financiera puede evitar muchos morosos. En España existen empresas de detectives privados especializados en la investigación económica de futuros clientes que hacen informes a precios muy competitivos. Y un informe investigado no es costoso, teniendo en cuenta el dinero que puede ahorrar en impagados a las empresas no entrando en riesgo con compradores morosos o insolventes.

Comprobar que la dimensión de la empresa del cliente es adecuada al nivel de riesgo asumido. Se comprueba que el comprador tiene recursos propios suficientes para endeudarse en una operación con pago aplazado. Por ejemplo, un proveedor que vende 30.000 euros a crédito a una microempresa con un capital social de 3.000 euros, asume un riesgo considerable ya que existe una desproporción entre el importe de la transacción comercial y los fondos propios del cliente.

Establecer una política de créditos y un manual de procedimientos. Para la prevención de impagados, es recomendable redactar una política de créditos y cobros coherente con la situación y un decálogo de procedimientos que contenga las normas de actuación en materia de concesión de créditos y acción de cobro, y mentalizar a todos los empleados de ventas y de administración de clientes para que sigan al pie de la letra el manual de procedimientos para evitar impagos.

Otorgar a cada cliente un límite de riesgo. Para minimizar impagados, hay que establecer un límite de riesgo para cada cliente, esto es, la cantidad máxima de crédito que estamos dispuestos a arriesgar con el cliente y que no vamos a sobrepasar en ningún momento si no es con la autorización de algún directivo responsable. Gracias a los límites de riesgo se evitarán pérdidas elevadas si se producen impagados.

Pedir referencias a otros proveedores. El mejor informe sobre los hábitos de pago de un nuevo comprador es el que pueden dar proveedores que llevan tiempo trabajando con el cliente y que no sean competidores directos. El comportamiento de pagos pasado de una empresa es la mejor información para predecir su comportamiento de pagos en el futuro.

Hacer firmar a todos los clientes un buen contrato. El contrato es la pieza clave del éxito de las operaciones y para reducir riesgo de impago; si reúne los requisitos legalmente exigidos, el deudor queda obligado a asumir lo pactado, sin posibilidad de eludirlo o dar marcha atrás a los acuerdos asumidos y obligaciones adquiridas. Desde un punto de vista preventivo, el contrato es el documento que permite garantizar y proteger jurídicamente los intereses del acreedor.

Aceptación de las condiciones generales de venta. Una forma de proteger los intereses del proveedor sin necesidad de firmar un contrato con cada cliente es establecer unas condiciones generales de venta y que el comprador las acepte expresamente. Las condiciones generales de venta son normas para todas las cuestiones que surjan en las operaciones comerciales, fijadas por el proveedor y que aplicables a todos los clientes. Estas condiciones también se pueden incluir en el reverso de la propuesta de pedido, del albarán y de la factura.

La necesidad de documentar las operaciones comerciales y aumentar su juridicidad. En la práctica del día a día muchas empresas no hacen firmar contratos a los clientes, suelen admitir pedidos telefónicos de sus compradores, y no exigen la firma y sellado de los albaranes con el fin de no retrasar las operaciones con formalidades administrativas. La documentación necesaria para reclamar una deuda derivada de un impago comercial consiste en cuatro documentos esenciales: un contrato, un pedido, un albarán y una factura. Con la posesión de estos cuatro documentos mercantiles, el acreedor verá reforzado su derecho de cobro y podrá demostrar perfectamente la existencia de su derecho de crédito, de este modo, el moroso no tendrá ninguna escapatoria legal para dejar de pagar la operación comercial.

Evitar los fallos en el momento de la venta; trabajar de forma impecable. Las empresas que venden productos o servicios deben tener como objetivo el tener “cero” fallos en su actuación y ofrecer un servicio de calidad a los clientes. La empresa proveedora debe haber actuado de forma irreprochable y poder demostrarlo en cualquier momento: cumplir con todos los requisitos de cantidad, calidad, plazo de entrega, precio, facturación y atención al cliente. De esta forma, se evitarán los impagos provocados por controversias, disputas o litigios con los compradores.

La gestión proactiva en el cobro para prevenir el riesgo de impago. La empresa debe establecer mecanismos que permitan una gestión proactiva para evitar los impagados. La proactividad consiste en adelantarse a los acontecimientos y evitar así los problemas mediante una acción adecuada. Por ejemplo, una gestión prevencimiento para comprobar si el cliente tiene la factura y esta es correcta, confirmando que se hará el pago a su vencimiento.

Establecer un sistema activo de cobro. En lugar de dejar que el cliente efectúe los pagos de las facturas al vencimiento por medio de transferencia bancaria, es mejor domiciliar los cobros en una cuenta bancaria y utilizar los adeudos directos SEPA CORE o incluso mejor, mediante los adeudos directos B2B que evitan totalmente los impagados.

El control de saldos vencidos. El departamento de créditos debe utilizar unos listados mensuales de saldos vencidos y no vencidos que controlan los saldos de clientes, con el fin de detectar los impagados, detectar el riesgo de impago y priorizar las acciones de cobro.

El control de efectos y recibos impagados. Con periodicidad semanal, el departamento de cobros hará una gestión proactiva de cobro, trabajando con un listado de facturas y adeudos impagados, y realizará las acciones de cobro pertinentes.

Contratar un seguro de crédito. En el mercado existen diversas modalidades de seguros contra los impagados que minimizan el riesgo del crédito de clientes y aseguran el cobro de las operaciones comerciales. De esta forma, la empresa vendedora tendrá una cobertura contra el riesgo de impago.

 

Autor: Pere Brachfield

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