El crédito y el cobro dentro del ciclo de explotación

El ciclo de explotación –también denominado ciclo de maduración, ciclo a corto plazo, ciclo del ejercicio o ciclo comercial– está constituido por una serie de procesos a través de los cuales la empresa recupera los recursos financieros que ha invertido en su activo circulante.

El ciclo de explotación es pues el intervalo que transcurre desde que se hace una salida de tesorería para la compra de materias primas destinadas a fabricar el producto objeto del negocio de la empresa, (o la compra de productos terminados si se trata de una empresa comercial) hasta el momento en que se recupera el dinero invertido mediante la venta de los productos fabricados y su posterior cobro a los clientes que han adquirido dichos productos.

El Período Medio de Maduración y el Ciclo de Caja son dos conceptos muy importantes en finanzas operativas. La reducción del Ciclo de Caja es uno de los objetivos estratégicos de la dirección financiera y una buena gestión permite aumentar la liquidez de las empresas y disminuir su endeudamiento con los bancos. Hace años se introdujo en las empresas el concepto de stock cero, es decir minimizar las inversiones en materias primas y componentes para la fabricación.

El credit management sirve para aplicar el principio de rebajar las inversiones en créditos procedentes de las ventas de productos o prestaciones de servicios. Dicha reducción no se ha de conseguir disminuyendo las ventas a crédito sino acelerando el proceso de cobros de los saldos vencidos de clientes, disminuyendo el plazo medio de cobro, y minimizando el riesgo de las operaciones a crédito de forma que el porcentaje de créditos incobrables sea lo más bajo posible.

El PMME Período Medio de Maduración Económico

El PMME puede definirse como el período de tiempo medido en días que por término medio tarda una empresa en llevar a cabo el ciclo operativo de actividad; es decir de la duración media calculada en días de su ciclo de explotación. Por lo tanto el período medio de maduración es el tiempo que en promedio tarda el activo circulante en dar una vuelta. Consiguientemente el período medio de maduración está estrechamente relacionado con el ciclo operativo de actividad de una empresa. Para conocer el período medio de maduración hay que calcular el tiempo que en promedio transcurre entre que el dinero sale de caja para comprar materias primas hasta que vuelve a la empresa al haber cobrado de los clientes.

El período medio de maduración es un dato muy útil para conocer las necesidades de financiación de las empresas y las necesidades de su fondo de maniobra.

Su determinación viene dada por la suma de los períodos medios de las distintas fases de actividad:
Almacenamiento de materias primas
Fabricación de los productos
Almacenamiento y comercialización de productos acabados
Cobro a clientes

Al producirse un alargamiento del período medio de cobro se produce simultáneamente una dilatación del período medio de maduración del negocio.

Un principio básico es que cuanto mayor sea el período medio de maduración menor será la eficiencia de la empresa. Asimismo cuanto más largo sea el período medio de maduración menor será la rentabilidad del negocio. Esto es así puesto que necesitará financiar su actividad operativa durante un mayor período de tiempo y necesitará más tiempo para poder recuperar dicha inversión y realizar los beneficios. Por consiguiente el aumento del período medio de maduración implica siempre una disminución de la eficiencia de una compañía, ya que al completar el ciclo operativo en más tiempo, la empresa recupera más tarde los recursos líquidos invertidos en el proceso y no los puede realizar ni reinvertir en el negocio. Otro aspecto importante es que el aumento también supone unas mayores necesidades de fondos para financiar el activo circulante y consecuentemente implica un importante incremento de costes financieros.

El Período Medio de Maduración Financiero o ciclo de caja

Si las empresas tuvieran que abonar al contado todas sus adquisiciones de materias primas, componentes y otros suministros, bastaría con calcular el período medio de maduración económico para saber el tiempo que, por término medio, tardarían las empresas en recuperar las inversiones realizadas en el ciclo de explotación o cual su período medio de maduración financiero. Pero como la mayoría de las empresas no pagan al contado sus compras a proveedores sino que obtienen un crédito para pagar las facturas, esta circunstancia hace que el tiempo que transcurre desde que la empresa invierte en el ciclo de explotación hasta que recupera la inversión, sea inferior al período de maduración económico, por consiguiente son menos días los que hay que financiar realmente el ciclo de explotación ya que una parte del mismo está financiado por proveedores y acreedores. Consecuentemente es necesario calcular el período medio de maduración financiero para conocer exactamente el plazo en el que la empresa debe financiar realmente su explotación.

El período medio de maduración financiero o ciclo de caja es el resultado de restar del período medio de maduración el número de días que en promedio tarda la empresa en pagar a sus proveedores.

Período Medio de Maduración Financiero = Período Medio de Maduración Económico – Período de Pago Medio de Proveedores

Por consiguiente el PMMF comprende desde el pago de las cuentas de la explotación, es decir materias primas, mano de obra, componentes, hasta el cobro efectivo a los clientes.

El período medio de maduración financiero o ciclo de caja viene a indicar el número de días que la empresa debe financiar su ciclo de explotación con recursos específicos.

Para que es útil calcular el ciclo de caja

Como se ha podido ver –al menos en la mayoría de las empresas– una parte del ciclo de explotación no se puede financiar automáticamente con el crédito otorgado por los proveedores y necesita una aportación de fondos por parte de las empresas para ser financiada; esta parte es la que corresponde al ciclo de caja.
Consiguientemente el ciclo de caja es el intervalo en el cual la empresa debe sufragar las inversiones o hacer los pagos de la explotación y finaliza cuando se consigue el cobro de los clientes.

Los pagos más importantes que debe hacer la empresa son
Compras
Salarios
Gastos de fabricación
Gastos de comercialización

La duración del ciclo de caja tiene una influencia directa sobre las necesidades de fondo de maniobra de la empresa. Y además el ciclo de caja determina el volumen del Activo Circulante Neto que necesita la empresa para poder llevar a cabo la explotación del negocio.

Por este motivo las empresas intentan en todas sus relaciones comerciales conseguir el mayor plazo de financiación posible de sus proveedores, con el objetivo de poder acortar todo lo que puedan el ciclo de caja de sus negocios.
Hay empresas que alargando el plazo de pago a sus proveedores han conseguido reducir a “0” su ciclo de caja, e incluso algunas empresas (generalmente las grandes cadenas de distribución) tienen un ciclo de caja negativo; esto se produce al recibir más financiación de los proveedores que la que realmente necesitan para cubrir las necesidades de financiación de su período medio de maduración. Estas empresas son las que presentan fondos de maniobra negativos, sin que esto signifique que tengan problemas de liquidez o de solvencia a corto plazo. Las empresas que tienen ciclo de caja negativos se encuentran en una posición financiera privilegiada ya que sus tesorerías tienen excedentes de liquidez que pueden emplear en inversiones rentables.

Por otro lado las empresas proveedoras intentan acortar su período medio de maduración acortando la fase del cobro a clientes, con lo que entran en conflicto los intereses contrapuestos de proveedores y clientes; puesto que los primeros procurarán alargar sus plazos de pago todo lo que puedan y los segundos intentarán acortar sus plazos de cobro. En esta lucha por alargar o acortar el período de cobro entran en juego diversos factores, como por ejemplo la fuerza negociadora de cada una de las partes, el mercado, el sector de actividad, la competencia, etcétera. Aquí nos viene a la mente el símil de que ambas partes están tirando de la cuerda, cada una por su lado, y el más fuerte arrastrará al otro a su terreno.

Para todas las empresas un objetivo deseable es la reducción del PMME y del Ciclo de Caja, en orden de recuperar lo antes posible las inversiones en activo circulante: sin embargo la optimización del Ciclo de Caja es la que más interesa conseguir desde el punto de vista financiero. En este sentido la utilización de descuentos por pronto pago y una negociación con los clientes pueden contribuir a un acortamiento del ciclo.

El acortamiento del período de cobro a clientes tiene como consecuencia directa la obtención de mayor liquidez para el proveedor, que puede utilizar esta liquidez para reducir pasivos exigibles a largo o a corto plazo que financiaban las cuentas de clientes. Por otro lado la negociación con proveedores y acreedores para dilatar el plazo de pago son actuaciones típicas de las empresas para reducir el Ciclo de Caja, ya que de este modo consiguen aumentar su financiación espontánea a corto plazo sin coste y de este modo sustituyen exigible a corto con coste por exigible sin coste.

Origen de los recursos que financian el ciclo de caja

Así pues el período medio de maduración financiero o ciclo de caja viene a indicar el número de días que la empresa debe financiar su ciclo de explotación con recursos específicos. Estos recursos financieros provienen de dos grandes clases de pasivo:

Fondo de maniobra
Pasivo circulante

A su vez los recursos provenientes del pasivo circulante son:
Exigible a corto con coste prestado por entidades bancarias
Otros exigibles a corto con coste

Cuando más largo sea el ciclo de caja, mayores serán las necesidades financieras de la empresa y por ende mayor será la necesidad de disponer de un capital circulante (activo circulante financiado con el fondo de maniobra) con enjundia suficiente para mantener la buena marcha del negocio. Por supuesto aquella parte del activo circulante que no corresponda al capital circulante deberá ser sufragada con pasivo circulante con coste.

Pere Brachfield, director de estudios de la PMCM y profesor de EAE Business School