El control de pedidos para evitar impagados

Una buena prevención de los impagados requiere un estricto control de los pedidos a través del sistema informático. En primer lugar es importante establecer mecanismos que impidan que se entregue mercancía a un cliente al que el departamento de créditos no ha concedido todavía una línea de crédito ni asignado un límite de riesgo.

También debe existir un sistema de control que retenga los pedidos cuando el cliente ha superado el límite de riesgo concedido o cuando exista un bloqueo preventivo de los pedidos porque existen impagados o incidencias pendientes. Asimismo el sistema debe bloquear automáticamente cualquier nuevo pedido de un cliente cuando el departamento de créditos ha detectado alguna irregularidad en los pagos o existan indicios de que dicho cliente pueda tener problemas de liquidez. Consecuentemente después de que el vendedor capta un pedido y lo pasa administración de ventas, cuando el personal del departamento se dispone a grabarlo, debe existir un sistema de control que impida cursar el pedido al almacén si se cumple alguno de los supuestos enumerados anteriormente. En estos casos el pedido deberá pasar al departamento de créditos para su estudio y posterior autorización (o retención permanente).

El sistema deberá impedir que se cursen pedidos a nuevos clientes hasta que el departamento de créditos haya completado el proceso de concesión del riesgo, puesto que en muchas ocasiones el vendedor pasa la orden de pedido junto con el formulario de apertura de cliente y solicitud de crédito dado que tiene prisa en consolidar la venta, y pretende que mientras dure el trámite de apertura de la cuenta, ya se pueda servir el primer pedido. Pero la premura en vender puede ser muy arriesgada, ya que se desconoce la solvencia y capacidad de pagos del nuevo cliente.

Por consiguiente la empresa no debe tolerar las aperturas de cuentas provisionales ni conceder límites de crédito transitorios –aunque sean por importes reducidos– ni debe permitir la existencia de otras fórmulas que se practican como solución momentánea para servir pedidos antes de que se produzca la apertura definitiva de la cuenta. Para evitar este tipo de situaciones la política de créditos debe indicar claramente que en ningún caso se efectuarán ventas a crédito a nuevos clientes mientras no exista una cuenta plenamente autorizada; además debe especificar en que momento se considera finalizado el proceso de autorización de una nueva línea de crédito y las personas que deben firmar la aprobación definitiva de la cuenta.

Cuando se trate de clientes antiguos pero que han dejado de comprar durante más de un año, también debe existir un sistema de control para bloquear provisionalmente los nuevos pedidos que pasen estos clientes. El desbloqueo de la cuenta sólo lo podrá realizar el departamento de créditos; el cual solicitará nuevos informes comerciales y revisará la información histórica de dicho cliente. En base al nuevo análisis del cliente, el departamento de créditos tendrá la potestad para hacer una reasignación del límite de riesgo o denegar las operaciones con pago aplazado.

El control en la tramitación de pedidos

En el proceso de introducción de datos es importante que el vendedor que haya captado el pedido de un cliente con cuenta ya existente facilite siempre los siguientes datos:

Datos del cliente y código
Referencia del artículo
Precio unitario
Cantidades de producto
Importe del pedido
Condiciones de pago
Acuerdos promocionales

El servicio de administración de ventas grabará el pedido y si las características del mismo no presentan ningún tipo de condición especial o forma de pago distinta a la habitual, si la situación del cliente es buena y si hay suficiente crédito disponible, la orden de pedido pasará automáticamente al almacén para ser procesada.
Según sean las características del pedido, éste deberá pasar en primera instancia por el responsable de administración de ventas para su formalización y si fuera necesario, pasará en segunda instancia al departamento de créditos para su autorización.

En caso de que el pedido tuviera condiciones fuera de las establecidas en el sistema o el cliente hubiera superado el riesgo concedido, la orden de pedido será enviado al departamento de créditos para su autorización.

No hay que olvidar que para calcular el riesgo concedido se tienen que tener en cuenta las partidas de mercancías entregadas al cliente, pero que no han sido facturadas todavía y que en ocasiones constituyen bolsas ocultas de riesgo. Y además los efectos, documentos mercantiles y giros que han sido presentados al cobro y que aunque hayan sido abonados por el banco “salvo buen fin” hay que tenerlos “en cuarentena” y considerarlos como parte del riesgo cubierto, hasta que se tenga la certeza de que no vendrán impagados.

En función del “rating” del cliente y de su historial de pagos el departamento de créditos puede autorizar la liberación del pedido permitiendo al cliente exceder transitoriamente su límite de riesgo; pero si las condiciones no son adecuadas –el “rating” es bajo, el importe excedido es demasiado elevado, o el comportamiento de pagos no es bueno– el servicio de control de créditos puede mantener provisionalmente la retención.
Asimismo cuando el motivo de la retención del pedido sea que el cliente ha superado el límite de riesgo, se podrá liberar el pedido si:

El responsable de créditos desbloquea el pedido
El cliente paga facturas vencidas y dispone de nuevo de crédito al rebajar el saldo
Se incrementa el límite de riesgo por decisión del responsable de créditos o del comité de riesgos
El cliente aporta garantías adicionales para cubrir el riesgo

Cuando el sistema detecta que el cliente tiene impagados pendientes – cliente con un código “Y”– se retendrá el pedido para que pueda ser analizado por el responsable de créditos. En el caso de incidencias, el pedido también será retenido para un análisis por parte del departamento de créditos.
En cualquiera de estos casos la retención del pedido sólo se podrá levantar si se cumple alguna de las siguientes condiciones:

el cliente paga totalmente los impagados
el cliente aporta garantías suficientes de pago
el cliente paga al contado el nuevo pedido
se solucionan las incidencias que había pendientes
el responsable de créditos desbloquea el pedido
el comité de riesgos libera el pedido

Los pedidos de clientes a los que se ha asignado un código especial de alto riesgo de clase “X” o “Z” serán objeto de un análisis pormenorizado por parte del responsable de créditos y en función a las condiciones puntuales, éste liberará o retendrá de forma definitiva el pedido.
En caso de retención definitiva, el pedido sólo se podrá liberar si el cliente paga al contado riguroso.