Los sistemas de cobro en función al retraso que producen en las facturas

La forma de cobro depende en gran medida de la tipología del cliente, de las costumbres del sector, del poder negociador del cliente, o de la fuerza comercial que pueda ejercer el proveedor sobre el comprador. El medio de cobro utilizado es muy importante ya que algunos canales de cobro alargan en varios días el cobro de las facturas.

 

En muchos casos la forma de cobro viene impuesta por el cliente o por el sector y no es negociable. Por ejemplo la gran distribución suele  pagar mediante pagaré o por confirming, las administraciones públicas por medio de transferencia y los pequeños comerciantes piden que pase a cobrar el vendedor.

Los tres grandes sistemas de cobro

Evidentemente existen muchos medios y canales de cobro, y se podrían hacer muchas clasificaciones diferentes. Sin embargo podemos agruparlos siguiendo el criterio de  quien controla y realiza la acción de pagar y en este caso tenemos tres grandes grupos: 

  • los que están controlados por el proveedor. Se realiza del cobro mediante un instrumento emitido por el proveedor por lo que se evita el efecto alargamiento.

  • los que están controlados por el cliente. El pago se hace por reposición de fondos, la iniciativa está en manos del cliente por lo que puede alargar los plazos a voluntad.

  • los que están controlados por una entidad bancaria o parabancaria. Por ejemplo cuando el pago se efectúa mediante confirming y es la entidad financiera la que hace el pago. Se produce el efecto alargamiento ya que en ocasiones el banco utiliza el float a su favor.

La clasificación de los diferentes canales de cobro (en función a quien ejerce el control)

 1) El lanzamiento del cobro está realizado por el proveedor

  • recibos emitidos por proveedor y domiciliados en cuenta bancaria (cuaderno 32 AEB)
  • adeudo directo en cuenta o recibo electrónico
  • letra aceptada

2) El pago lo realiza  el cliente por reposición de fondos enviando un instrumento de pago

  •  cheque de cuenta corriente (denominado coloquialmente talón bancario)
  • cheque bancario
  • pagaré de cuenta corriente
  • pagaré con función de giro
  • efecto aceptado
  • transferencia 

3) El pago está controlado o efectuado por las entidades bancarias

  • factoring
  • confirming
  • forfaiting
  • Pago domiciliado a través de la Norma 68 AEB

Aspectos a considerar de los diferentes medios de cobro

En primer lugar hay que tener en cuenta que ciertos  documentos  pueden ser utilizados por el acreedor para obtener financiación a saber; el pagaré, la letra, y los efectos.

El pagaré a pesar de ser emitido por el deudor (en teoría ya que el proveedor puede emitirlo y enviarlo para su firma al cliente), puede ser utilizado para obtener financiación siempre y cuando llegue con anticipación suficiente a manos del proveedor.

Los documentos que son enviados por el comprador por ejemplo los cheques, las transferencias y los giros postales suelen llegar a manos del proveedor muy pocos días antes del vencimiento (o el mismo día) o incluso varios días después del vencimiento. Por este motivo el proveedor debe tener previsto una flotación a efectos de sus previsiones de tesorería.

¿Quién tiene la inciativa de cobro?

Si se utiliza este medio, determinar a quien le corresponde llevar a cabo la acción para la liquidación de la deuda. Es muy importante saber si es el proveedor el que tiene el lanzamiento del cobro o por el contrario la acción de pagar está totalmente en manos del cliente.

¿Queda la fecha de cobro determinada?

Algunos medios de cobro dejan al proveedor en la más absoluta incertidumbre respecto a la fecha en que pueden disponer del dinero, por ejemplo el envío de un cheque, en cambio otros permiten saber con certeza la fecha en que podrán disponer o al menos ingresar el instrumento de cobro, como es el caso del pagaré.

¿Es un sistema operativo y flexible?

Comprobar que se trata de un sistema práctico y eficaz desde el punto de vista administrativo, y  además que sea económico en gastos de administración. También hay que ver si se puede automatizar mediante procedimientos informáticos y nuevas tecnologías como la banca electrónica. Otro factor importante es la flexibilidad, es decir si el tesorero puede utilizarlo según las necesidades del momento e ingresarlo en la entidad bancaria que más le convenga en el último día.

¿Qué coste tiene?

Para cada medio de cobro es convenienteevaluar cuales son los costes directos en comisiones, timbres, impuestos, gastos de emisión y  gastos bancarios de gestión.

Por ejemplo los pagarés emitidos con cláusula no a la orden no tributan por el impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados.

Hay que verificar si los costes son a cargo del cliente, o a cargo del proveedor como ocurre cuando el cliente hace el pago mediante cheques y el acreedor debe pagar la comisión de cobro a su banco. En el caso de las transferencias bancarias la tendencia introducida por la normativa SEPA es que los gastos sean compartidos entre ordenante y beneficiario.

Igualmente hay que tener en cuenta los costes de gestión que comporta cada instrumento de cobro, es decir el coste del tiempo que han de dedicar los empleados del departamento para preparar los documentos, las remesas de cheques o efectos,  llevarlos al banco, hacer el envío de los documentos por carta y controlar los pagos pendientes.

También el proveedor ha de valorar los otros gastos que tienen los distintos medios de cobro, como son el coste de las llamadas telefónicas para gestionar los cobros, importe de los tributos que devengan los instrumentos de pago, coste de los sellos de correo, de la correspondencia comercial,  coste de los impagados y de las comisiones bancarias.  Y no hay que olvidar  los gastos bancarios por devolución de recibos.

¿Nos permite obtener financiación y liquidez?

Es decirse puede obtener financiación bancaria y liquidez con este medio de cobro.  Hay que ver si se trata de un medio que podemos movilizar fácilmente y transformar en efectivo antes del vencimiento del documento o por el contrario si se trata de un instrumento difícil de movilizar.

Ciertos medios de cobro llevan incorporada la liquidez como cualidad intrínseca, por ejemplo los cobros en metálico.

¿ Qué valoración tiene?

O sea que fecha de abono en valor se obtiene en el banco utilizando este medio de cobro. Algunos medios de pago tienen un float financiero importante, en cambio otros tienen una fecha de abono en valor más inmediata.

Por ejemplo un cheque tiene una valoración media  de 2 días hábiles después de ser ingresado en el banco del proveedor si el banco librado  es distinto pero es de 0 días hábiles si se ingresa en el mismo banco librado.

¿Qué  garantías y seguridad ofrece?

Es conveniente comprobar las garantías adicionales que lleva agregadas el medio de pago,  la seguridad –y también los riesgos– que representa para el proveedor la utilización de este sistema, así como las garantías jurídicas que tiene incorporadas el instrumento de cobro.

Como norma general y con el objetivo de mejorar la seguridad en el cobro, el proveedor ha de hacer todo lo posible para obtener un documento cambiario (cheque, pagaré o letra) que reduzca el riesgo de impago y que además implique un reconocimiento de deuda por parte del cliente.

De esta forma conseguirá un mejor amparo jurídico de los derechos de cobro y una protección en caso de impago ya que puede acudir a los tribunales para reclamar el pago de la deuda por medio de un procedimiento sumamente expeditivo (el acreedor puede ejercer la acción cambiaria  en un juicio cambiario).

Respecto a la seguridad, hay que considerar la posibilidad de que  los documentos  enviados por correo o por servicios de mensajería se pueden extraviar, o puedan ser interceptados y  –previa manipulación del documento– cobrados por defraudadores.

Si los vendedores cobran directamente a los clientes, es bueno comprobar que no existan riesgos de apropiaciones indebidas o malversaciones de fondos.

Otro aspecto a tener en consideración es que ciertos métodos de cobro carecen de seguridad en el sentido de tener la confirmación definitiva de la liquidación. Este es el caso de los recibos electrónicos emitidos por el proveedor y enviados al cobro a la cuenta del cliente ya que en estos casos (dependiendo del circuito de presentación de adeudos) puede venir un recibo impagado al cabo de muchos días.

Por lo tanto hay que tener previsto que con según que tipo de instrumentos de cobro se utilicen para cobrar, al cabo de varias semanas el acreedor puede sufrir sorpresas desagradables en forma de impagos tardíos. Por el contrario con ciertos instrumentos de cobro el acreedor tiene la seguridad absoluta de obtener la liquidación de la deuda, como es el caso de los cheques bancarios.