Fuentes de información para conocer al nuevo cliente

Cómo utilizar todas las fuentes de información internas y externas para conocer a los nuevos clientes. 

Muchas veces las empresas no aprovechan toda la información interna que disponen o no la saben canalizar adecuadamente.

Las fuentes internas

Las fuentes internas de información residen en la propia empresa; la primera de ellas la puede facilitar el vendedor y consiste al aspecto físico del futuro cliente, de sus instalaciones, de su personal, de los productos que fabrica o comercializa y de todas las características que se puedan ver en la visita al cliente.
La información que poseen los vendedores y representantes es muy valiosa, lo único que tiene que hacer el proveedor es recogerla de forma sistematizada y analizarla.

Otra fuente de información son los empleados más veteranos, ya que una persona que lleve veinte años en el sector puede conocer detalles del pasado de los clientes que los nuevos empleados desconocen. En los distintos subsectores es difícil que aparezca una nueva empresa sin alguna conexión con empresas ya existentes o con empresarios que hayan tenido otro negocio en el sector. Por este motivo es posible a través del historial de los socios averiguar el perfil de una nueva empresa.

Las fuentes externas

Las fuentes de información más comunes sobre los clientes son:

Informes de otros proveedores: Sin ninguna duda, la obtención de referencias comerciales directas de proveedores que hayan trabajado previamente con esa empresa es la mejor manera de conocer el perfil pagador de un nuevo cliente.
Los informes de los vendedores: Las empresas tienen una excelente fuente de información sobre los futuros compradores y prácticamente gratuita: la información que pueda aportar el vendedor.
El informe del arrendador o administrador de fincas: Un futuro cliente que pague puntualmente los alquileres es un factor positivo que hay que tener en cuenta en la evaluación final.
Información del futuro cliente en Internet: Una simple búsqueda en Google del posible cliente, tanto de la sociedad mercantil (por denominación social o nombre comercial y por NIF) como de los socios y administradores, nos puede proporcionar mucha información tanto positiva como negativa de forma rápida y gratuita. No obstante, debemos tratar esta información con cautela porque competidores o clientes pueden estar detrás de muchos comentarios.

Los informes bancarios

Los bancos y entidades financieras pueden facilitar informes muy valiosos sobre un nuevo cliente, puesto que disponen de todas informaciones sobre su solvencia, nivel de endeudamiento, tesorería, cifra de negocios, incidencias en los pagos y evolución histórica del negocio.
Por ejemplo el mantenimiento permanente de unos saldos en cuenta saneados o la disponibilidad de cuentas de crédito han de ser asumidos como que una empresa tiene una buena capacidad de pagos.
Si la entidad bancaria confirma la inexistencia de devoluciones e incidencias de morosidad, acredita a favor de la empresa analizada una trayectoria positiva en el cumplimiento de las obligaciones de pago.

Además las entidades bancarias tienen acceso al registro CIRBE (Central de Información de Riesgos del Banco de España) al RAI (Registro de Aceptaciones Impagadas), al registro de morosos de ASNEF-EQUIFAX, al de BADEXCUG y a otros “bureau de crédito” que les permiten conocer la situación real de cualquier cliente.

Desafortunadamente los bancos son reacios a facilitar cualquier información sobre sus clientes y en caso de que un proveedor contacte directamente con el banco lo máximo que podrá averiguar es si el informado es efectivamente cliente de la entidad y con mucha suerte la antigüedad de la cuenta.

Los registros de morosos

La informatización ha permitido la sustitución de las antiguos “listados de morosos” por registros informáticos de morosidad. En la actualidad existen en España muchos registros de morosos y de empresas condenadas judicialmente por incumplir sus obligaciones de pago, aunque sólo unas cuantas de estas bases de datos son realmente relevantes.

Algunos de estos registros de morosos pertenecen a empresas de información que pueden facilitar la información de sus ficheros de morosidad a sus clientes.
También existen bases de datos de morosos que sólo pueden ser consultados por las empresas que se han asociado para constituir la base de datos.

El registro de impagados más conocido en España es el célebre RAI Registro de Aceptaciones Impagadas, que en la actualidad recoge los impagos de letras, pagarés, efectos aceptados y cheques por parte de las personas jurídicas. Vale la pena señalar que en el RAI ya no se incluyen datos de personas físicas, aunque sean empresarios o comerciantes.

Otro importante registro de morosos es el registro de ASNEF Equifax recoge los impagados de las entidades financieras) y también de compañías que venden a crédito o proporcionan servicios (operadores de telefonía, editoriales) que tengan más de tres meses de demora. Hace unos años este fichero sólo podía ser consultado por los asociados o por los miembros adheridos.

No obstante ASNEF Equifax ofrece un nuevo servicio de registro de solvencia y mora denominado Equifax Empresas que permite la afiliación de cualquier proveedor industrial o distribuidor para consultar el fichero de mora e incluir en el mismo a los clientes morosos.

Pere Brachfield, presidente de APGRI, Asociación de Profesionales en la Gestión del Riesgo